提高檔案信息質量，強化檔案開發利用

【摘要】隨著時代的發展，檔案管理工作越來越重要，很多單位都已經認識到檔案管理工作的重要性。文章對于提高檔案信息質量，強化檔案信息開發利用的相關問題進行了分析，對于提高檔案信息管理質量具有重要的意義。

【關鍵詞】檔案信息；質量；開發利用

檔案信息是單位發展過程中對各項具有一定價值的資料進行的收集和整理，通過對檔案信息資料的開發利用，能夠最大限度的發掘出檔案信息的價值。檔案信息資料具有較高的價值含量，但是開發利用的前提條件是具有較高的質量，無論是內容的全面性和真實性，還是檔案信息的管理方式，都是對其進行開發利用的重要基礎。所以要切實保證檔案信息的質量，為檔案信息開發利用奠定堅實的基礎。

一、提高檔案信息質量的措施

（一）提高檔案信息意識，加強檔案宣傳 首先，提高單位管理者以及檔案管理工作人員的檔案質量意識。檔案信息質量的高低與檔案管理人員有很大的關系，作為直接從事檔案信息收集與管理的檔案工作人員，一定要具有檔案信息質量管理意識，在源頭上規范檔案信息的質量，保證檔案內容的真實、全面。其次，要加強對檔案信息質量管理工作的宣傳力度，讓人們明白檔案信息質量的重要性，提高檔案管理人員的檔案信息質量優化意識，因此要積極組織檔案管理人員參加各種檔案管理工作交流會與培訓會，提高他們的思想意識。

（二）規范檔案信息的收集工作 檔案信息質量的高低取決于檔案信息收集階段的質量，檔案信息收集得比較全面而且準確就會提高檔案信息的質量，因此對于納入到歸檔的信息一定要進行甄別。一是要健全檔案鑒定制度，檔案管理人員要對檔案信息進行仔細地鑒定，對于不符合事實的信息要堅決地給予去除；二是建立檔案審核制度，對于收集的信息要經過多部門多環節的審核之后，才能納入到檔案中，通過嚴格的審核制度保證檔案信息質量的真實。

（三）創新檔案信息管理技術 在信息化時代背景下，強化檔案信息質量，就必須要借助現代計算機技術，實現檔案資源信息的數字化、網絡化，通過現代計算機技術可以實現檔案信息在形成的過程中的準確性，還可以提高檔案信息資源的利用率。通過網絡技術實現檔案信息資源的共享，為人們使用檔案信息提供了便捷的途徑，當前的檔案信息管理技術主要有：一是信息安全技術。信息安全技術就是通過對檔案共享平臺的安全管理，保證共享平臺不被外界病毒等侵犯，保證檔案信息共享平臺的安全運行；二是數據遷移與數據仿真技術。該技術是實現高校檔案信息資源公共平臺的重要支撐，通過該技術可以保證檔案信息需求者之間通過該平臺了解檔案信息，而不再受地點、時間的限制。

二、強化檔案信息開發利用的措施

（一）建立完善的檔案管理機制 為切實發揮檔案信息開發利用的價值，需要建立完善的檔案管理機制，制定合理的檔案管理工作流程，明確各個崗位的職責，分工明確，從而保證檔案管理工作的順利開展。制定一套切實可行的檔案管理制度，從檔案信息的收集整理到后期的開發利用都需要做出明確的規劃，為檔案管理人員提供有利的依據。單位領導要高度重視檔案管理工作，并且將其納入單位的工作計劃中，確保各個部門的積極配合，為檔案信息開發利用提供便利的條件。

（二）確保檔案信息的時效性 對于檔案信息資源的開發利用，還應該體現在時效性方面，因為有些檔案信息的收集在某一特定的時間段內會具有較高的利用價值，一旦超出時間范疇，利用價值將會大大折扣，甚至會失去利用的價值。尤其是具有科研性質的檔案信息資料，一定要注重開發利用的時效性。所以在檔案信息收集整理階段，對于具有時效性的檔案資料，要特別標注與分類，并且要及時獲取第一手檔案信息資料。現階段，檔案信息的滯后性嚴重影響到檔案信息的開發利用，所以在這方面要注重時效性，充分發揮檔案信息資料的價值。

（三）做好檔案信息的整理 檔案信息整理工作是開發利用檔案信息資源的基礎，檔案工作的最終目的是為了提供利用，充分發揮檔案信息的經濟效益和社會效益。而檔案信息是否經過整理，以及整理得是否科學，將直接影響檔案效用的發揮。通過對檔案信息進行科學的劃分，對案卷進行分類編號及庫藏整序，實現檔案信息的有序性、系統性，不僅有利于編制各種檢索工具和進行編研工作，而且能夠準確、迅速地提供利用服務。檔案信息的整理工作為充分發揮檔案作用，實現檔案信息資源的服務利用，提供了堅實的條件保障。

（四）要建設科學的檔案檢索體系 所謂對檔案信息的開發利用，就是為檔案信息使用者提供便利的條件，使其能夠方便而快捷的獲取所需的檔案信息，并且通過對檔案信息的分析研究，能夠為其他工作的開展提供有利用價值的信息，從而最大限度的發揮檔案信息的內在價值。檔案信息利用者在查閱相關檔案時，需要根據檔案管理部門的檢索來獲取所需的信息，而檔案檢索的建設質量是查閱檔案信息方便與快捷與否的重要條件。為了滿足不同信息利用者的需求，應該不斷的完善檔案檢索體系，實現信息檢索的多樣化，通過不同的檢索方式，都能夠及時的查閱到相關的檔案信息，為檔案信息的開發利用創造有利的條件。

（五）運用信息化手段進行管理 創建檔案管理信息化平臺，在全單位范圍內實行聯網機制，便于檔案管理部門與其他各部門之間的聯系，實現檔案信息資源的高速傳輸。此外，還應該創建檔案信息公開化平臺，讓檔案信息利用者能夠方便快捷的獲取檔案信息，以此提高檔案信息開發利用的效率。

三、結束語

檔案信息的開發利用是對檔案信息價值的真正體現，在單位發展的過程中，形成了眾多的檔案信息資料，通過對檔案信息的開發利用，能夠更好的促進單位發展。為了加強檔案信息開發利用，提高檔案信息質量是基礎保障，只有高質量的檔案信息，才具有開發利用的價值。隨著時代的發展，檔案管理工作也要不斷的創新與發展，為檔案信息的開發利用創造有利的條件。

參考文獻

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