電子文件與紙質檔案在保護技術上的差異

【摘要】在時代發展的進程中，我國的檔案事業也發生了翻天覆地的變化，這種變化主要體現在檔案的保存形式正在由紙質檔案向電子化的形勢發展。所以電子文件與紙質檔案在保護技術方面具有一定的差異性，如果能夠明確的區分這其中之間的差異，對于今后檔案管理的進一步發展將會帶來十分積極的影響。本文綜合上述內容進行了分析，希望通過本文的論述能夠提供一定的幫助。

【關鍵詞】電子文件；紙質檔案；技術；差異

在當前的檔案管理中，電子文件的形式已經成為主流趨勢之一，但是其信息載體以及結合的方式具有一定的特殊性，這與傳統紙質檔案在管理上是具有明顯不同的，因此要想將檔案事業發展得更加理想，那么就要采用合適的保護技術，將其與紙質檔案的保護技術進行區分，本文根據二者之間在保護技術上的不同做出了區分，希望能夠起到一定的幫助。

1、載體壽命具有差異性

首先，在保護技術方面，載體壽命具有一定的差異，這種差異主要體現在耐久性的不同。因為紙質檔案是紙張，在紙張中含有大量的纖維素，纖維素一旦在高溫、氧化以及高濕度的環境中進行保存，就極有可能產生氧化以及水解等化學現象，此時要想對紙張具有一定的保護作用，那么就要避免產生化學反應，避免受到上述環境的影響，我國古代文獻書籍也有一部分是采用紙張進行書寫的，這些紙質檔案之所以到現在還保留完好，就是因為有效的規避了影響紙張產生化學反應的條件，所以其壽命可以達到上百年而經久不衰。與紙質檔案不同的是，電子文件的發展是建立在計算機系統基礎之上的，所以其載體主要是磁盤等工具，但是在保存的過程中雖然不會受到溫度、濕度等條件的影響，卻會因為靜電的關系而吸收大量的灰塵，這就會造成磁粉脫離現象的產生，造成不易恢復的狀況，也會對電子文件的載體壽命造成一定程度的損害。對此，要想將電子文件得到有效的保護，就應該解決主要保護材料不穩定的現象，與紙質檔案相比，電子文件在這方面還是具有一定劣勢的，通常情況下最多能保證十五年的使用壽命。

2、環境條件具有差異性

環境條件是影響檔案保存最主要的差異之一。這主要體現在四個方面上。

2.1溫度與濕度的差異。首先是溫度與濕度對檔案管理產生的影響。紙質檔案受到溫度與濕度的影響就會出現氧化的現象，紙張上的字跡就會出現褪色的現象，嚴重的情況下紙張還會發生變質的情況。而電子文件受到溫度與濕度的影響會造成主要材料的膨脹以及收縮，有時光盤還會出現變形的問題，此時數據的讀寫就會產生問題，不能對其進行再次利用。

2.2灰塵對檔案管理產生的差異性影響。灰塵在生活中無處不在，因此也無時無刻不影響著檔案的保存，對于電子文件以及紙質檔案均會產生不同程度的影響。一旦大量的灰塵堆積在紙質檔案上，就會使紙張之間產生磨損的現象，并且長期的堆積也會造成紙張磨損現象嚴重。對于電子文件檔案來說，灰塵對其產生的主要影響在于發生物理、化學以及生物三個方面的影響，從而造成數據丟失，這對檔案管理將會產生無法挽回的損害。對此，必須要對由灰塵引起的檔案損害進行必要的修復。對于紙質檔案而言，主要是預防霉變現象的發生，對于電子文件而言，則主要是防止灰塵進入電子文件的載體上。

2.3外來磁場以及機械震動對檔案產生的影響。這方面對于紙質檔案而言并不會產生較大的影響，相反電磁干擾對電子文件的影響較大，因為電子文件的主要載體為磁盤，磁盤表面的涂層極容易產生消磁的現象，造成信號消失等狀況，電子文件中的信息就會在這一影響下而消失，針對上述的問題，需要將磁盤放置在距離磁場距離較遠的位置上，以防止機械震動帶來的損害。這樣就能夠有效的避免類似情況產生的問題。

2.4光線與有害氣體造成的影響。在長期放置的過程中，紙張的質地會發生松脆的狀況，其內部的水分會受到陽光直射的影響而逐漸蒸發，在這種情況下，都會不可避免的影響紙張的使用壽命以及耐用性。而對電子文件來說，有害氣體和光線的破壞力要更勝一籌，在一定環境和條件下，二氧化碳等氣體會促進載體所焊材料的變質，以及光盤磁帶等的消磁，導致電子文件丟是。光線能夠促進電子文件載體材料老化，降低使用壽命。同時，紫外線嚴重的影響磁性記錄，導致信號弱磁性信息讀寫效果下降。

3、技術壽命的差異

紙質文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內部諸因素和保護環境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業性的原因，使由單個廠家生產或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產或改變產品生產而很難找到配套產品。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統的互連標準，使不同系統和不同軟件的數據可以進行互換。這種方法不失為解決技術過時的新途徑。

4、信息保護的差異

保護紙張壽命的最大化延長是紙質檔案保護的主要目標，紙張作為紙質檔案的載體，它與其記錄的信息是融合為一體的，保護紙張的完整性，文字記錄的信息就得以保存和有效利用。對于電子文件來說，因為信息與載體可分離，從而文件面臨著被修改和竊取的危險。同時，電腦病毒作為潛伏在暗處的隱形匕首，極大程度的危害著電子文件的信息保護。它能夠悄無聲息的篡改系統程序，并能夠通過拷貝實現病毒的傳輸。因此，保護電子文件不受損壞是我們面臨的一項長期而重要的任務。

5、結語

隨著社會的發展和信息技術的進步，無論紙質檔案還是電子文件都對我們的生產和社會生有有著至關重要的影響，面對電子文件與紙質檔案保護技術上存在的差異，我們要注重提防一切可能損壞信息資料的環境和條件，及時有效的對紙質檔案與電子文件進行保護。

參考文獻

[1]郭未艾.淺析高校檔案管理的創新思維[J].科教文匯（下旬刊），2015（09）.