企業采購業務中的問題與對策

王怡　杜丹

[提要] 采購在許多方面能夠反映出企業的戰略能力、市場創新能力和企業運營能力，是企業各部門開展工作的重要環節。如果缺乏行之有效的內部控制，很容易使采購成本高、貪污腐敗等問題加重，在采購環節中存在的問題，會對企業的健康發展產生巨大危害。費用報銷看似對企業日常管理不重要，但是員工日常推廣及活動產生的費用支出同樣在企業主要運營成本中占有很大比例。由于企業的特殊性，費用報銷程序不規范也很容易導致出現商業賄賂行為，所以強化企業在費用報銷過程當中的內部控制有非常重要的意義。

關鍵詞：內部控制；采購；費用報銷

中圖分類號：F27 文獻標識碼：A

原標題：淺析企業會計內部控制中采購業務存在的問題及對策

收錄日期：2015年10月20日

現如今，商業行賄已經嚴重破壞了市場經濟秩序，違背了市場公平競爭的原則，對國民經濟健康運行有不利影響。企業的成長對國民經濟的發展起著至關重要的作用，但企業管理體系的不健全，會使內部控制在實踐過程中產生許多的問題，從而不利于企業的發展，給國民經濟帶來不利影響。本文從企業推廣活動中的采購及員工報銷付款環節的風險管理出發，探討出有關改善我國企業內部管理控制的辦法和途徑，從而增強我國企業未來在市場中的競爭力。采購作為企業各部門開展工作的重要環節，在許多方面反映出企業的戰略能力、市場創新能力和企業的運營能力。而我國企業在采購環節中，由于缺少有效的內部控制監督體系，從而造成采購成本高、腐敗問題嚴重，對企業的健康發展帶來巨大危害。費用報銷在企業經營管理中看似不重要，但是除生產原材料成本外，員工日常推廣及活動產生的費用如差旅過程中的費用、業務招待費用、推廣活動費用等支出同樣在企業主要運營成本中占很大比例。

一、企業采購業務基本流程

采購是指企業購買一些物資（或接受某些勞務）并且支付貨款等的行為。一般而言，采購業務主要是指企業購買商品和支付價格的行為。按照業務處理流程，采購與付款業務涉及的主要活動有：1、采購商品和勞務；2、編制訂購單；3、驗收商品；4、儲存已驗收的商品；5、編制付款憑單；6、確定與記錄負債；7、付款；8、記錄現金、銀行存款支出。

二、企業采購業務問題分析

（一）企業采購管理系統設置不完善。在我國，很多企業采購管理系統設置不完善，沒有采購金額和范圍的限制，也沒有規定可選擇的供應商范圍。員工在申請采購項目時沒有統一的規范和要求，造成采購管理混亂，不利于采購控制與規范化管理。由于采購系統不完善，導致很多報告無法形成，不僅使相關工作人員的工作量加大，還嚴重影響了工作效率。有些企業僅通過一些制度加以規范并不能解決問題，同時還要結合電子采購系統對采購行為進行控制。采購業務缺乏內部相互牽制制度。銷售計劃隨著市場的變化時常做調整，由于企業的采購計劃都是依據銷售部門年初設定的計劃編制而成的，采購部門與銷售部門及其他部門之間的溝通不及時，導致企業不能滿足企業生產經營的實際需求，很容易造成采購過剩或短缺，從而對企業的正常運行帶來影響。

（二）財務報銷不真實。財務報銷不真實的情況是我國企業采購成本中存在的第二大問題。而今，企業的管理模式是所有權與經營權的高度統一，企業的投資者同時亦是經營者，企業領導層集權情況明顯，漠視法制觀念，忽視了會計制度的嚴肅性和強制性。會計人員在企業領導下工作，不能對會計人員自身進行監督，很多企業會計人員為了個人利益或領導，不反映企業經營活動的真實情況，成為部分不法經營者徇私舞弊、掩蓋真相的幫手，造成企業會計工作混亂不堪、財務監督失效，賬目混亂不堪、賬外設賬，造成虛盈實虧或虛虧實盈的假象，掩蓋企業實際的財務狀況。這種現象會導致會計信息統計的不準確性和不完整性。

（三）企業內部控制制度不健全。企業內部控制制度不健全是我國企業采購成本中存在的第三大問題。在執行上，很多企業并沒有完全按照公司規定的內部控制程序來操作，而只是將企業制定的內部控制制度用以應付相關部門的檢查和審計，否定了內部控制所存在的意義；其次，會計人員配置不合理，財會人員的崗位責任制未落實到個人，缺乏行之有效的內部管理制度和會計監督制度，會計機構形同虛設，無法真正發揮會計人員的作用。會計人員僅完成自己職責范圍內的記賬、算賬和報賬的工作，與其他部門很少進行交流配合，忽視了會計監督和會計分析的重要性。提供的數據僅包括產量、成本、銷售額、利潤等方面，而對如何使資金有效利用、如何降低相關成本的費用、如何提高企業的盈利能力等企業深層管理問題研究得很少，進而導致出現采購方面的一系列問題。

三、完善企業采購業務相關對策

（一）完善采購付款流程。一是建立授權審批責任制度。企業應建立完善的授權審批責任制度，采購人員對于各種不同物資的采購申請做出采購計劃。對于任何特殊的采購申請必須由公司計劃部、營銷部等相關部門共同審批決定，必要時還必須取得高層領導的同意。企業內審部門還應對采購流程進行定期審核，對沒有按照流程操作的行為及時提出審核意見，使每個人的職責發揮作用，做到誰擁有權利誰承擔責任；二是對供應商進行定期考核。采購部門應定期對供應商進行考核，對供應商的資信情況做評估，對于資信較差的供應商，采購部門應拒絕與其長期合作。企業應該系統化各項指標，將相關業務部門提供的反饋作為主要參考依據，根據供應商的得分，合理選擇供應商；三是建立招標流程的監督制度。企業在招標過程中，應當采取公平、公正的原則，不得限制有競爭力的供應商參加投標。董事會或股東會應當派相關人員對招標過程進行監督，避免出現非正常情況，確保招標能夠順利的進行；四是建立完善的采購商品驗收制度。采購商品驗收工作應由獨立于采購和會計部門的人員擔任。驗收部門應根據采購訂單對商品的規格、質量等要求進行驗收，并將驗收準備入庫，填寫反饋信息。同時，驗收人員還應將相關的驗收單送交會計部門；五是對不相容職責明確責任；六是建立對采購合同的審核制度。采購會計應將合同信息與采購部門采購信息核對一致后錄入會計信息系統，并負責保管原始合同。

（二）進行采購和報銷方面的培訓。財務人員及采購人員應該對自己負責的區域人員做費用報銷相關知識的培訓，并將培訓內容作為對財務及采購人員的績效考核目標。財務及采購人員通過工作中對員工費用申請過程中經常遇到的問題進行匯總，定期通過座談會、電話會議或者其他形式組織相關部門進行財務、采購等相關知識的培訓，優化職員費用申請的進度，促進各部門之間的配合，不斷地提高工作效率。財務及采購人員根據員工日常費用申請及報銷中常遇到的問題，如如何使用電子審批系統、報銷時不同類型的活動提供哪些支持文件、報銷單據提交的時效性如何規定、報銷單據如何裝訂等問題進行匯總并做成培訓手冊供員工參考。這樣做也是對員工日常付款申請行為有了統一的規范，提高了報銷流程的效率。為了及時有效地解答員工費用申請等問題，提高工作效率，公司設立了財務熱線。員工可以通過撥打財務熱線聯系到相應的財務人員，使自己的問題可以在第一時間得到解答。同時，財務熱線還會設置錄音功能，以便日后查詢方便，也使雙方的利益得到保障。負責付款的財務人員每個月應對付款明細賬齡進行分析，以確保應付款項能夠及時付出。由于銀行賬號有誤或者其他原因導致應付款項暫時不能支付，同時又已過了付款期限的，財務人員需要及時聯系相關人員進行跟進，以確保應付款項能夠及時付出。

（三）健全企業內部控制制度，加強會計人員法制教育。企業應明確職責和權限、明確目標、明確職責，確保會計人員在工作中以法律為基礎，增強會計人員的責任感；加強企業的內部控制，并結合本單位內部管理的具體要求，逐步實現會計工作的制度化、規范化。必須從公司領導做起，不斷提高全體人員法律意識，強化法制觀念，加強自覺性。對于企業管理層違反國家法規，違反本公司規章制度的行為，會計人員有權拒絕執行。這樣才能有效解決產生的問題，改變企業管理現狀，增強企業的綜合競爭實力。

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