補(bǔ)齊鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作“短板”的實(shí)踐分析

張 弘/浙江省檔案局

如何補(bǔ)齊鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作薄弱的“短板”，一直以來都是各級(jí)檔案行政管理部門關(guān)注的重點(diǎn)問題。近年來，德清縣檔案局在加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設(shè)上做了許多有益的探索和實(shí)踐，摸索出一套行之有效的工作方法。

1 落實(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的基礎(chǔ)保障

縣檔案局積極爭取各級(jí)黨委政府的重視和支持，明確組織構(gòu)架，統(tǒng)一鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理體制，加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員隊(duì)伍建設(shè)和檔案專用設(shè)施建設(shè)，落實(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的基礎(chǔ)保障。一是抓住鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)改革這一時(shí)機(jī)，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)歸屬問題予以明確，明確鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)，歸口黨政辦，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員隸屬黨政辦公室；鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館館長由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，黨政辦公室主任具體負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館（室）相關(guān)工作。二是每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案干部名額缺編的情況下，通過協(xié)調(diào)溝通配備專職檔案員，所有行政村配備專（兼）職檔案員，形成檔案隊(duì)伍組織網(wǎng)絡(luò)化格局，做到“鎮(zhèn)鎮(zhèn)有人管檔案，村村有人理檔案”。三是每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室全部安裝檔案密集架，全面提升檔案庫房硬件設(shè)施，大力提升檔案庫房容積量，實(shí)現(xiàn)檔案的安全保管；每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)配置檔案核心數(shù)據(jù)專用計(jì)算機(jī)，實(shí)行檔案數(shù)據(jù)分級(jí)管理和基層民生檔案數(shù)據(jù)安全備份。四是明確保障措施，統(tǒng)一鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館監(jiān)督機(jī)制。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館庫房建設(shè)、館藏檔案數(shù)字化所需資金由縣檔案局分別補(bǔ)助50%和40%，在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)按要求完成建設(shè)后補(bǔ)助到位。同時(shí)，縣檔案局完善局機(jī)關(guān)干部聯(lián)系鄉(xiāng)鎮(zhèn)制度，要求每個(gè)機(jī)關(guān)干部都掌握鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，有能力到鄉(xiāng)鎮(zhèn)指導(dǎo)處理一般業(yè)務(wù)問題。

2 加強(qiáng)行政村檔案規(guī)范化管理

縣檔案局制定《行政村年度檔案歸檔立卷類目表》并統(tǒng)一下發(fā)到各村，要求村檔案員以類目表為基準(zhǔn)進(jìn)行日常檔案收集與整理。此表?xiàng)l目細(xì)化清晰、操作簡便，有較強(qiáng)的工作針對(duì)性和指導(dǎo)性。如，“年度各類創(chuàng)建活動(dòng)的文件材料”包括“無違建村”創(chuàng)建、生態(tài)村創(chuàng)建、信息化示范村創(chuàng)建、文明村創(chuàng)建、和美家園創(chuàng)建、黨風(fēng)廉政建設(shè)、五星級(jí)行政村、村級(jí)財(cái)務(wù)管理規(guī)范化村創(chuàng)建等，同時(shí)要求此類創(chuàng)建活動(dòng)申報(bào)材料及相關(guān)臺(tái)賬歸入文書檔案。根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作需要制定《行政村年度檔案歸檔立卷類目表》，確保村檔案資源的有效收集、規(guī)范整理和及時(shí)歸檔，提高村級(jí)檔案員業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)行政村檔案的規(guī)范化管理。

3 組織年度行政村檔案工作巡查

根據(jù)工作需要，縣檔案局出臺(tái)《年度行政村檔案工作巡查細(xì)則》，并成立巡查工作組開展檔案工作巡查。巡查工作采用申報(bào)制，首先由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)完成對(duì)本轄區(qū)內(nèi)各村年度歸檔工作的督導(dǎo)，再向縣檔案局提出巡查申請(qǐng)，由縣檔案局組織巡查工作組對(duì)行政村進(jìn)行逐個(gè)巡查，巡查內(nèi)容依據(jù)《行政村年度檔案歸檔立卷類目表》，主要對(duì)檔案收集、整理、信息化建設(shè)、保管、利用等方面進(jìn)行檢查。如，針對(duì)“信息化建設(shè)”要求電子目錄著錄完整、規(guī)范，并與檔案實(shí)體相符，準(zhǔn)確率達(dá)98%以上；行政村年度文書文件級(jí)電子目錄不少于500條；檔案管理系統(tǒng)維護(hù)良好；檔案數(shù)據(jù)庫上交鎮(zhèn)檔案室并完成登記備份工作。按照要求，整體巡查工作須在當(dāng)年8月底之前完成。

4 做好年度鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作監(jiān)督檢查

縣檔案局每年都出臺(tái)并下發(fā)《德清縣年度鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作督查標(biāo)準(zhǔn)》，標(biāo)準(zhǔn)分為九個(gè)，分別為檔案管理體制、收集、整理、信息化建設(shè)、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用、監(jiān)督指導(dǎo)及推動(dòng)發(fā)展項(xiàng)目，細(xì)化了監(jiān)督內(nèi)容、檢查標(biāo)準(zhǔn)、分值和測評(píng)方式，具有較強(qiáng)的操作性。如，“推動(dòng)發(fā)展項(xiàng)目”（50分）又細(xì)分為完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館建設(shè)工作（6分）、積極提高檔案理論素養(yǎng)（5分）、先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)交流推廣（4分）、檔案工作信息報(bào)道（5分）、指導(dǎo)企業(yè)建檔工作有力（10分）、開展家庭檔案建設(shè)工作（10分）、檔案征集開展有力（10分）。具體督查工作分為單位自評(píng)、實(shí)地檢查、綜合評(píng)議，督查結(jié)果納入縣委、縣政府新農(nóng)村建設(shè)工作考核中，同時(shí)將督查結(jié)果折算成分值計(jì)入鄉(xiāng)鎮(zhèn)年度考核。

截至2015年底，全縣12個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作全部通過省一級(jí)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定，12個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室榮獲“浙江省示范數(shù)字檔案室”稱號(hào)，180個(gè)行政村檔案室管理工作達(dá)到市級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)，其中30個(gè)村檔案室被評(píng)為“浙江省行政村示范檔案室”。實(shí)踐表明，德清縣檔案局圍繞加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作所進(jìn)行的一系列探索實(shí)踐，業(yè)已取得明顯成效， 發(fā)展“短板”逐漸被補(bǔ)齊，被動(dòng)工作局面得以有效扭轉(zhuǎn)。