新形勢下高校畢業學生檔案管理工作存在的問題及對策

邵 婧

西北大學，陜西 西安 710069

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新形勢下高校畢業學生檔案管理工作存在的問題及對策

邵 婧*

西北大學，陜西 西安 710069

在社會經濟發展的新常態下，高校畢業學生的就業形勢日益嚴峻，畢業學生檔案管理工作面臨一系列亟待改進的問題。為了加強高校畢業學生的檔案管理工作，本文試圖通過比較分析法，以西蒙的有限理性模型為指導，根據高校畢業學生檔案管理工作的現狀，分析高校畢業學生檔案管理工作存在的問題，探討改進高校畢業學生檔案管理工作的對策。

畢業學生檔案；人事檔案；轉遞

一、引言

高校畢業學生檔案是高等學校畢業學生個人信息和學歷信息的真實記錄，是畢業學生在校期間的道德誠信情況、個人學業情況、學術研究情況、社會活動情況、身心素質情況等方面的佐證材料，是我國人事檔案的重要組成部分。目前，在社會經濟發展的新常態下，高校畢業學生人數逐年增多，就業形勢日趨嚴峻，做好畢業學生的檔案管理工作，真實再現畢業學生的綜合素質，促進畢業學生提升就業核心競爭能力，推動就業工作的良性循環是新形勢下亟待解決的一個問題。

(一)高校畢業學生檔案與人事檔案的含義

1.高校畢業學生檔案。高校畢業學生檔案是指高等學校畢業學生的學籍檔案。它真實記錄并詳盡反映了高校學生在校期間的政治面貌、德能勤績、個人經歷等方面的情況，是高校畢業學生在校期間的履歷證明，是用人單位選拔人才和考察員工的重要依據，是國家檔案事業的重要組成部分。[1]高校畢業學生檔案對于學生本人、就業單位、政府部門具有十分重要的意義。

2.人事檔案。人事檔案是中國人事管理制度的重要特色文件，[2]是國家機關、社會組織、企事業單位在人事管理活動中形成的紀實性個人資料。它是個人身份、知識水平、工作履歷等方面的客觀證據，與個人的工資待遇、勞動保障、社會福利、組織關系等密切相關，具有法律效用。人事檔案是記載人生軌跡的重要材料。[3]

3.高校畢業學生檔案與人事檔案的聯系。高校畢業學生檔案是高校學生在校期間的學習、生活及各種社會實踐的真實記錄，是高校畢業學生就業及其以后工作單位選拔、任用、培養、考核工作的重要依據。在畢業學生簽訂就業協議，并在學生工作部門領取報到證以后，學校把報到證白聯等一系列相關材料放入畢業學生的學籍檔案之中，并把檔案材料轉遞給畢業學生就業單位的人事部門或者委托的人才交流中心。從學生持報到證去單位報到的那一刻起，畢業學生檔案就轉化為人事檔案。

人事檔案是人事管理活動的產物，是個人在不同時期履歷的真實記錄。[4]人事檔案主要記錄個人在求學期間和工作以后的相關經歷以及德才表現，特別是包含了工作以后的工資待遇、勞動保障、社會福利等情況，它具有真實性和隱秘性，與個人的社會權益密切相關。

高校畢業學生檔案是高校學生求學期間的人生軌跡。人事檔案是人事管理活動的產物。他們都是以個人為單位，是個人在不同時期履歷的真實記錄。人事檔案可以包含學籍檔案，學籍檔案是國家人事檔案的組成部分，在國家機關和企事業單位，人事檔案具有相當重要的作用。

(二)比較分析法

比較分析法是指觀察兩種或者兩種以上的同類事物，認識他們的特點，尋找其本質特征的研究方法。我們運用比較分析法中的歸納對比法，以畢業學生檔案內涵為索引，分析比較學生檔案和人事檔案的聯系，探討完善畢業學生檔案即“學籍檔案”的管理方法，不斷提升經濟發展新常態下高校畢業學生檔案管理的工作水平。

(三)有限理性模型

有限理性模型就是決策尋求滿意解模型。建立在“經濟人”假說之上的完全理性決策理論是一種理想模式，不可能成為指導實際工作的依據。西蒙(Herbent Simon)提出了滿意標準和有限理性標準(Bounded Rationality Model)，用“社會人”取代“經濟人”，大大拓展了決策理論的研究領域。[5]有限理性模型又稱西蒙模型或者西蒙最滿意模型(Simmon's Bounded Rationality Model)，這是一個比較現實的模型，它認為人的理性是處于完全理性和完全非理性之間的一種有限理性。這種理論對于指導高校畢業學生檔案管理工作具有重要的意義。

二、高校畢業學生檔案管理工作存在的問題

黨的“十八”大以來，檔案工作引起了人們的重視，檔案責任得到了有效地落實，檔案管理取得了長足的進展。但是，在現實生活中，檔案工作仍然存在一些不盡如人意的地方，其主要表現為：一些地區和部門不夠重視檔案工作，檔案事業發展的保障條件需要進一步改善，檔案收集模式、管理手段、服務機制需要進一步創新，檔案干部隊伍素質需要進一步提高。[6]高校畢業學生檔案管理工作同樣存在一些亟待改進的問題。

(一)學校不夠重視畢業學生檔案管理工作

學校不夠重視畢業學生檔案管理工作，既缺乏相應的制度規范，又缺乏行之有效的實施細則。學校普遍重視學生的就業率和就業質量，輕視學生的檔案管理工作，忽視學生的檔案意識教育。致使學生對學籍檔案的重要性認識不足，不夠熟悉檔案歸檔流程和檔案查閱流程。嚴重制約了高校畢業學生的檔案管理工作。

(二)畢業學生檔案歸檔標準不夠統一，歸檔材料不夠完整

畢業學生檔案歸檔內容不夠規范，歸檔材料不夠完整，用人單位人事檔案部門要求的畢業學生檔案材料各不相同。有人在干部人事檔案審核中發現自己的學籍檔案材料不全，查補檔案材料困難。造成這一現象的原因主要有：畢業學生檔案和人事檔案歸檔標準不夠明晰，轉遞、接收、銜接過程不夠流暢，導致檔案歸檔材料不夠完整。有些畢業學生檔案在轉遞時，檔案材料就不完整，時隔多年才被發現；有些單位在收到畢業學生檔案時，沒有及時歸檔，導致檔案材料丟失或者不能完全歸檔；有些單位在檔案管理工作中造成紕漏。如此等等，造成畢業學生檔案材料不夠完整。

(三)檔案轉遞不夠規范，造成畢業學生檔案出現誤投或者錯投現象

2014年度以前，高校畢業學生檔案的轉遞方式延續計劃經濟時代的規定，采用機要轉遞。在計劃經濟時代，統招統分大、中專學生畢業以后，具備干部身份，涉及安排工作、供應糧油等問題，檔案信息屬于機密內容。所以，畢業學生檔案通過機要渠道轉遞，或者通過專人專車接送轉遞。這種轉遞方式的優點是能夠保證檔案材料不致丟失。但是，如果學生提供的就業單位機要地址不夠準確，就可能造成檔案誤投或者錯投。而且，畢業學生檔案以機要方式轉遞，郵寄時間長，工作效率低，浪費公共資源。

2015年度國家改革畢業學生檔案的轉遞方式，采用郵政快遞渠道轉遞畢業學生檔案。采用這種轉遞方式的優點是郵寄時間短，工作效率高。但是，郵寄費用大，可能還會出現延誤、丟件現象。由于國家以前禁止采用普通方式轉遞畢業學生檔案，今年不少二、三線城市沒有接到采用郵政快遞方式轉遞畢業學生檔案的通知，導致2015屆不少畢業學生的學籍檔案被拒，無法順利落戶。

此外，有些學校為了工作方便，直接把學籍檔案交給畢業學生，或者由畢業學生自行轉遞，造成了大量“口袋檔案”現象的出現。

(四)在畢業學生檔案管理工作中，存在人檔分離、戶檔分離、人檔戶分離、檔案滯留等情況

人檔分離是指有些學生本人和戶籍關系在一地域，學籍檔案在另一地域的情況。例如：張三工作單位在青海省西寧市，戶籍關系也在青海省西寧市，檔案關系掛靠在西安市人才交流中心。

戶檔分離是指有些學生本人和學籍檔案在一地域，戶籍關系在另一地域的情況。例如：李四工作單位和檔案關系在上海市，戶籍關系在青海省西寧市。

人檔戶分離是指有些學生本人、戶籍關系、學籍檔案都不在同一地域。例如，王五本人在上海市打工，戶籍關系在青海省西寧市，檔案關系寄存在西安市上學時的高校。

檔案滯留是指在畢業學生檔案管理過程中，有關主體違反相關規定，或者由于不同地域的檔案管理規定相互矛盾，造成事實上的“死檔”或者“口袋檔案”的現象。例如：人檔戶分離的王五的學籍檔案存放在學校的時間超過兩年，就會變成“死檔”或者“口袋檔案”，造成檔案滯留。因為陜西省教育行政管理部門規定：只為沒有工作單位，并且畢業時間在兩年以內的學生辦理改派手續；或者只為有工作單位，并且畢業時間在一年以內的學生辦理改派手續。超過期限，則不予辦理改派手續。

三、高校畢業學生檔案管理工作的對策

現行高校畢業學生檔案管理工作體系不夠健全，檔案管理工作制度不夠規范，需要探討一種有效的改進方案。西蒙的有限理性模型有助于我們研究改進此類工作。西蒙認為人是“社會人”，人的理性是處于完全理性和完全非理性之間的一種有限理性，決策只要尋求“滿意”即可達到目的。[7]為了解決高校畢業學生檔案管理工作中存在的問題，筆者通過比較分析法中的歸納對比法，以西蒙有限理性模型為指導，結合高校畢業學生檔案管理工作的現狀，提出下列改進措施。

(一)國家層面加強高校畢業學生檔案管理工作，完善相關法律法規，制訂實施細則，抓好落實工作

1.完善高校畢業學生檔案管理工作的法律、法規、規章、條例及其相應實施細則，制訂高校畢業學生檔案管理工作的統一標準，理順學籍檔案與人事檔案的銜接流程，提高社會建檔、立檔、歸檔意識。

2.規范高校畢業學生檔案管理工作，消除地方性法規的矛盾與沖突，取消不合理的規章條例，提高檔案立法工作水平。

3.加強社會資源管理，從社會人力資源管理角度逐步解決人檔分離、戶檔分離、人檔戶分離、檔案滯留等問題，最大限度的發揮社會人力資源管理效能。

(二)學校層面規范高校畢業學生檔案管理工作體系，提升高校畢業學生檔案管理干部的業務水平，按規立檔、科學歸檔、及時轉檔，加強學生檔案教育工作，培養學生檔案意識

1.根據國家法律法規，嚴格立檔，科學歸檔，制定高校畢業學生檔案工作的相關規定，完善高校畢業學生的檔案工作流程，做好畢業學生的檔案轉遞工作。

2.培訓學生檔案管理工作人員，提升學生檔案管理工作水平，增強學生檔案管理干部的業務能力。

3.加強學生檔案教育工作，培養學生檔案意識。在新生入學教育和就業指導課程中加入檔案知識專題講座，促使學生了解檔案歸檔流程和檔案轉遞方式，強化學生的檔案意識。

(三)社會層面在高校畢業學生檔案轉遞過程中引入市場競爭機制，人力資源管理部門可以組織快遞公司競標，提高畢業學生檔案轉遞工作效率，降低畢業學生檔案轉遞工作成本

1.人力資源管理部門在組織快遞公司競標活動中，可以嘗試收取一定比例的快遞保證金，如果快遞公司全年沒有出現延誤、丟件現象，快遞保證金予以返還；如果快遞公司出現延誤、丟件現象，則用以補償延誤、丟件學生的損失，并且依照不同延誤、丟件情況對快遞公司進行處罰。快遞公司的畢業學生檔案轉遞情況應該記錄在案，作為競標活動的參考。

2.人力資源管理部門在畢業學生檔案轉遞競標文件中應當增加相應條款，要求快遞公司設立專用通道、使用專業信封、選派專門人員、做好學生檔案轉遞工作，保證每位畢業學生的檔案材料都能夠及時轉遞到相關單位。

(四)工作層面引入信息技術，在條件成熟的情況下，為高校畢業學生建立電子檔案，加快高校畢業學生檔案管理的信息化、網絡化步伐

高等學校要與人力資源管理部門、教育行政管理部門、人才交流中心等機構建立聯系，積極搭建畢業學生檔案管理工作平臺，促使用人單位充分了解畢業學生的基本情況，增強畢業學生的就業核心競爭能力。高校要努力提高檔案管理的專業化水平和信息化水準，引入安全監管機制，以適應經濟發展新常態和高校畢業學生就業服務工作的需要，實現高校畢業學生檔案管理的信息化和網絡化。同時，要注意保護高校畢業學生的檔案信息和個人隱私，防止泄密。通過信息技術提高畢業學生檔案管理工作的現代化水平。

[1]李玲.論高校畢業生人事檔案管理存在的問題及解決對策[D].安徽：安徽大學，2012.5.

[2]莫克.人事檔案[EB/OL].http：//baike.so.com/doc/2738356-2890279.html.

[3]莫克.人事檔案[EB/OL].http：//baike.so.com/doc/2738356-2890279.html.

[4]李玲.論高校畢業生人事檔案管理存在的問題及解決對策[D].安徽：安徽大學，2012.5.

[5]謝明.公共政策概論[M].北京：中國人民大學出版社，2014：121-122.

[6]趙長明.交往行動理念下的學校管理問題研究[J].中國管理信息化，2012(20).

[7]趙長明，唐學亮.高職院校大學生三生教育路徑研究[J].才智，2012(23).

邵婧(1983-)，女，陜西西安人，西北大學公共管理學院。

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