淺談流動人員人事檔案管理的問題與對策

李靜丹

新鄉縣勞動就業局，河南　新鄉　453731

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淺談流動人員人事檔案管理的問題與對策

李靜丹*

新鄉縣勞動就業局，河南新鄉453731

流動人員人事檔案管理為現代社會人力資源的管理提供了與人事相關的數據及信息支持，是為促進人才合理流動及資源優化配置的重要社會活動，可以說，流動人員人事檔案管理在一定程度上影響了社會及經濟的發展。文章分析了當前流動人員人事檔案管理所存在的問題，并針對問題提出了相應的對策。

流動人員；人事檔案；問題

流動人員人事檔案，即流動人員在不斷移動空間位置的過程當中所形成的與社會團體和組織相關的，用于記錄及反映個人經歷、才能、表現等方面以個人為單位的集中保存起來的各類信息材料的集合[1]。雖然近些年來我國流動人員人事檔案管理取得了一定成績，但同時我們也應正確面對其所存在的部分問題，并及時采取相應的措施以不斷提高管理水平。

一、流動人員人事檔案管理存在的問題

近些年來，在政府的高度重視下，我國流動人員人事檔案管理的體制逐步健全，管理機構及管理范圍的設置也越來越合理，但是不可否認的是，由于流動人員的規模巨大且形式多樣，我國流動人員人事檔案管理仍存在亟待解決的問題，其主要體現在以下方面：

第一，信息收集困難。因流動人員規模巨大，流動的頻繁性，導致人事檔案信息難以收集。另因部分企業未履行其為相關人事檔案管理機構提供員工在職期間的新材料，導致流動人員的人事檔案難以及時更新，致使流動人員人事檔案內容出現較多疏漏。此外，還有些流動人員的檔案管理意識相對淡薄，認為檔案管理毫無用處，也不愿自行補齊相關檔案信息，甚至有些流動人員已與相應人才服務機構脫離，對自身人事檔案“不聞不問”，使得人事檔案成為“棄檔”、“死檔”，導致流動人員人事檔案缺失。

第二，檔案管理人員數量不足、水平較低。據相關調查研究表明，多數縣級流動人員人事管理檔案的管理人員為兼職人員，只有少部分縣市設置了專職的檔案管理人員；省級檔案管理機構通常會安排3-5個專職管理人員[2]。由此可以看出，我國流動人員人事檔案管理存在嚴重人數不足情況。此外，我國流動人員人事檔案管理人員還存在水平較低，專業技能較差且素質不高。

第三，檔案管理的信息化程度較低。大部分流動人員人事檔案管理機構仍采取傳統的管理方式，有些即使用到部分現代化管理手段，但因設備不齊，導致檔案管理的信息化程度較低。此外，多數檔案管理部門未對所收集的檔案信息進行分類整理，只是將其裝在袋中、鎖入柜中，導致檔案的利用率不高，無法發揮檔案管理的信息支持作用。

二、流動人員人事檔案管理對策

流動人員人事檔案是對流動人員進行才能考察、品格評價的重要依據，為此必須高度重視流動人員的人事檔案管理工作。針對當前流動人員人事檔案管理所存在的問題，可采取以下措施加以解決：

第一，加強人事檔案信息收集，建立科學有效的流動人員人事檔案收集機制。首先，為使流動人員人事檔案能夠完整，相關人才服務機構應制定相應的檔案管理制度，以明確歸檔的時間、范圍、要求及程序等，實現歸檔的制度化。其次，利用轉正定級、檔案工資、職稱評定等活動及時向單位或是個人征集相關信息，如未歸檔信息、檔案中缺失信息等，以不斷完善人事檔案。再次，在與單位或是個人簽訂代管人事檔案合同時，要在合同當中明確單位及人個的向人事檔案代理管理機構提供相關檔案信息的義務，如在合同中明確規定由代理單位負責本單位流動人員人事檔案信息的收集、審核及形成工作，并應及時向代理機構提供歸檔材料。

第二，提高檔案管理人員專業技能及素質。管理人員的專業技能及素質直接影響了人事檔案管理的水平和效率，為此，從主觀方面，應有意識地提高檔案管理人員的技能及素質。首先，要求管理人員需具備較高的政治素質，因檔案管理工作具很強的政策性，若不能及時了解并掌握國家相關人才、人事政策法律、法規，流動人員人事檔案管理工作也就失去了方向和意義。其次，要求管理人員具備較強的專業技能和素質，熟練掌握流動人員人事檔案管理的基本方法，包括整理方法、分類方法、鑒別方法、檢索方法等。再次，要求管理人員具備一定的現代化管理技術，如利用光盤、數據庫等存儲人事檔案信息，以推動檔案管理的信息化發展。

第三，創新服務，加強檔案管理的信息化建設。隨著科學技術的不斷發展，現各類信息化軟件已廣泛應用于各領域、各行業，流動人員人事檔案管理也需不斷引進先進科學技術，利用計算機實現信息存儲及檢索等功能，創新服務，以加強檔案管理的信息化建設。首先，實現檔案信息的電子化。利用掃描儀或是人工手動，將流動人員檔案信息存儲至計算機當中，同時采取相關處理技術，將文字、圖片、聲音、圖像、視頻等信息轉變為數據信息，使實現檔案資料的數學化和信息化，同時也有利于日常查閱及統計。其次，實現現代化的檔案庫管理。針對當前流動人員人事檔案的“看堆守攤”的管理方式，為能適應檔案管理信息的相關要求，就必須實現檔案庫管理的現代化。可建立專門的人事檔案信息數據庫，并得瞬移網絡鏈接建立一個開放式的數據庫群。再次，實現網絡化的檔案服務。通過建立局域網，同時充分利用互聯網和黨政網等網絡信息平臺，以實現人事檔案的信息共享，從而為社會及企業提供更多優質人才檔案信息服務。

三、結語

因流動人員規模巨大，且流動形式多樣，再加上管理人員有主觀影響因素，我國流動人員人事檔案管理工作面臨著巨大的挑戰。在此背景下，為能提高我國流動人員人事檔案管理水平，一方面要不斷完善檔案信息，同時采取科學合理的管理方式，以提高檔案管理水平，另一方面要有意識地提高管理人員素質，并采取現代化的管理手段，以提高檔案管理效率。

[1]韓玲.淺談流動人員人事檔案管理中存在的問題[J].電子制作，2014(20)：273.

[2]王興娟.流動人員人事檔案管理的問題分析及完善對策[J].經營管理者，2015(34)：348.

李靜丹(1985-)，女，漢族，河南新鄉人，本科，新鄉縣勞動就業局，助理檔案管理員，研究方向：檔案管理。

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