基于提升計(jì)生檔案服務(wù)和管理能力的探究

都本芹

雙遼市茂林鎮(zhèn)計(jì)生辦，吉林　雙遼　136400

?

基于提升計(jì)生檔案服務(wù)和管理能力的探究

都本芹

雙遼市茂林鎮(zhèn)計(jì)生辦，吉林雙遼136400

隨著社會(huì)的發(fā)展，如今我國對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理提出了更高的要求。計(jì)生檔案作為各項(xiàng)檔案的重要組成部分，對(duì)其的管理應(yīng)當(dāng)具有先進(jìn)性、規(guī)范性、科學(xué)性等。但在實(shí)際管理中，傳統(tǒng)管理觀念、經(jīng)費(fèi)等因素嚴(yán)重制約了計(jì)生管理能力的提升，致使無法合理開發(fā)和應(yīng)用計(jì)生檔案資源。本文主要分析了計(jì)生檔案管理服務(wù)原則，并針對(duì)加強(qiáng)計(jì)生檔案管理的措施進(jìn)行了研究和探討。

計(jì)生檔案；管理能力；服務(wù)措施

隨著檔案管理理念的進(jìn)步，傳統(tǒng)計(jì)生檔案管理方法受到了人們的詬病。如今我國人口和計(jì)劃生育工作向著法制化和制度化方向發(fā)展，傳統(tǒng)計(jì)生檔案管理步伐滿足人口和計(jì)劃生育工作的需求，因此計(jì)生檔案管理部門需要提升計(jì)生檔案管理能力，合理開發(fā)應(yīng)用計(jì)生檔案管理資源，促進(jìn)我國人口和計(jì)劃生育工作的發(fā)展。

一、計(jì)生檔案管理服務(wù)原則

計(jì)劃生育工作是促進(jìn)我國進(jìn)步的重要措施，而計(jì)生檔案作為計(jì)劃生育工作所產(chǎn)生的資料，其對(duì)于推動(dòng)我國計(jì)劃生育工作法制化發(fā)展起到重要的作用，因此檔案管理部門需要結(jié)合檔案管理服務(wù)原則加強(qiáng)計(jì)生檔案管理。

(一)計(jì)生檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)原則

傳統(tǒng)檔案管理方式下，工作人員主要是作為計(jì)生檔案實(shí)體的保管人員，沒有合理利用檔案資源。而隨著管理觀念的變換，如今檔案管理工作更加注重合理利用，因此需要采用先進(jìn)的管理措施進(jìn)行計(jì)生檔案的管理，如采用網(wǎng)絡(luò)化管理方式，即計(jì)生檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組作為領(lǐng)導(dǎo)核心，計(jì)生局各科室落實(shí)工作任務(wù)，并收集相關(guān)信息資料，鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村各業(yè)務(wù)部門組成工作小組，采用責(zé)任落實(shí)制度，確保所有工作人員都需要承擔(dān)一定的責(zé)任。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村各業(yè)務(wù)部門既相互獨(dú)立，又相互監(jiān)督和制約。

(二)計(jì)生檔案管理職責(zé)分明原則

計(jì)生檔案管理工作人員的主要責(zé)任是保障計(jì)生檔案的完整性，即檔案不可丟失、不可損壞、不可散亂等，工作人員需要時(shí)刻保持警惕，嚴(yán)格按照檔案管理制度明確自身職責(zé)，完成檔案保管工作。

(三)計(jì)生檔案管理工作制度原則

工作制度作為工作人員遵守規(guī)章制度的依據(jù)，計(jì)生檔案管理部門需要制定科學(xué)合理的計(jì)生檔案管理工作制度，如采用月、季度、年終考核制度等考察工作人員的工作態(tài)度，并以計(jì)生檔案收集、上報(bào)、整理和存檔作為考核內(nèi)容，確保工作人員嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。計(jì)生檔案部門還應(yīng)當(dāng)注重計(jì)劃生育項(xiàng)目檢查治療登記制度，統(tǒng)計(jì)各計(jì)生服務(wù)站相關(guān)資料。

(四)計(jì)生檔案管理科學(xué)化原則

為了提高計(jì)生檔案管理和要利用效率，工作人員需要采用檔案分類管理的方式，即針對(duì)計(jì)生檔案內(nèi)容設(shè)置合理的類目體系，并根據(jù)類目體系實(shí)施歸檔制度。另外工作人員要依據(jù)計(jì)生檔案工作檢查制度完善檔案檢查工作，做好年度檔案收集和整理，提高檔案開發(fā)利用的效率和質(zhì)量

二、加強(qiáng)計(jì)生檔案管理的措施

(一)規(guī)范計(jì)生檔案管理程序

計(jì)生檔案管理工作主要分為收集、整理、檢定、保存和錄入等不同的階段，工作人員需要確保各階段工作的有序性。由于計(jì)生檔案存放時(shí)間較久，很多檔案存在重復(fù)或失去考察價(jià)值等問題，工作人員需要做好普查工作，將沒有利用價(jià)值的檔案及時(shí)進(jìn)行處理。另外工作人員還需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，快速調(diào)取和清理檔案，提高工作效率。同時(shí)工作人員還需要進(jìn)行檔案重組，盡量將關(guān)聯(lián)較大的檔案組合在一起，提高查詢工作效率。

(二)加快計(jì)生檔案信息化進(jìn)程

建立計(jì)生電子檔案勢在必行，檔案管理部門需要依據(jù)不同檔案的重要程度、價(jià)值大小、是否開放等進(jìn)行加工整理，對(duì)于開放的核心檔案優(yōu)先整理。另外在進(jìn)行檔案內(nèi)容錄入時(shí)，需要將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行輸入，即參考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)錄入，對(duì)于內(nèi)容相同且排在一起的檔案進(jìn)行合級(jí)錄入，對(duì)于價(jià)值高、比較重要的檔案進(jìn)行文件級(jí)錄入，以期提高錄入效率，加快信息化進(jìn)程。

(三)優(yōu)化計(jì)生檔案管理隊(duì)伍

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在計(jì)生檔案管理中的應(yīng)用及檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，如今檔案管理人員不僅需要做好檔案保管工作，還需要熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、保存和整理等，即工作人員必須具備一定的信息技術(shù)和較強(qiáng)的檔案管理知識(shí)。檔案管理部門需要加強(qiáng)對(duì)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的教育，采用多元化、立體型教學(xué)模式進(jìn)行培訓(xùn)，確保工作人員了解當(dāng)前檔案工作的發(fā)展趨勢，熟練運(yùn)用科學(xué)的檔案管理方法，有效提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

三、結(jié)束語

綜上所述，為了充分發(fā)揮計(jì)生檔案的作用，使其推動(dòng)我國人口和計(jì)劃生育工作進(jìn)一步發(fā)展，需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)生檔案的管理。檔案管理部門需要融合先進(jìn)的管理理念，采用合理的管理措施，并加強(qiáng)對(duì)管理隊(duì)伍的教育和培訓(xùn)，提高計(jì)生檔案管理能力，為計(jì)劃生育工作做出貢獻(xiàn)。

[1]葛平愛.創(chuàng)新“兩分法+網(wǎng)格化”計(jì)生檔案管理模式服務(wù)人口和計(jì)劃生育工作[J].山東檔案，2014，02：51-54.

[2]孫惠香.加強(qiáng)計(jì)生檔案管理 服務(wù)計(jì)劃生育事業(yè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2013，02：44.

[3]李月嬌.淺談如何發(fā)揮計(jì)生業(yè)務(wù)檔案管理的服務(wù)職能[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，01：89-90.

[4]孫琳.以提升計(jì)生檔案管理水平為抓手 推進(jìn)計(jì)劃生育管理信息化建設(shè)進(jìn)程[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，02：45-46.

C924.21；G271

A

1006-0049-(2016)18-0175-01