醫(yī)院文書檔案管理對信息化技術的應用

王柳

哈勵遜國際和平醫(yī)院，河北衡水053000

醫(yī)院文書檔案管理對信息化技術的應用

王柳

哈勵遜國際和平醫(yī)院，河北衡水053000

由于網(wǎng)絡技術水平的提高，加上計算機應用越來越廣泛，所以在醫(yī)院的文書檔案管理中應用信息化技術也是大勢所趨。.通過信息化技術的應用，一方面可以防止紙質管理容易丟失的弊端；另一方面還可以防止因為時間太長，文書檔案的字跡會變得模糊等問題，有利于提高醫(yī)院文書檔案管理的工作效率。文章通過分析信息化技術在醫(yī)院的文書檔案管理的應用，進一步針對其中的問題有針對性地提出解決措施。

醫(yī)院;文書檔案;信息化技術

對于一個醫(yī)院來說，醫(yī)院的文書檔案會影響醫(yī)院做出正確的判斷和決定。換句話說，其文書檔案管理水平影響著醫(yī)院的檔案管理總體水平，不僅如此，還影響著醫(yī)院的綜合實力，影響著未來的發(fā)展。由于社會發(fā)展水平不斷提高，對于傳統(tǒng)的紙質檔案管理來說，不僅管理不便，在查找和分析等方面也存在很多不足，很難和社會發(fā)展相適應，這不僅會導致工作人員的工作強度加大，同時檔案很容易丟失，不容易進行保存，進行醫(yī)院的文書檔案的信息化管理，才可以提高醫(yī)院的工作效率，進一步提高醫(yī)院的檔案管理總體水平。文章首先探究了在目前的醫(yī)院信息化文書檔案管理中存在的缺陷，從總體的角度出發(fā)探索信息化在醫(yī)院文檔管理中的意義，明確信息化技術在醫(yī)院文書檔案管理中的應用。

1 醫(yī)院的信息化文書檔案管理面臨的問題

在醫(yī)院的文書檔案管理工作中，雖然信息化管理具有一定的優(yōu)勢，但是其中還有很多問題亟待解決，具體來看，主要有以下幾個問題。

1.1 缺乏高素質的文書檔案管理人員

習慣使用傳統(tǒng)的方式來管理醫(yī)院文書和檔案的工作人員對信息化技術缺乏了解，能夠靈活運用信息化技術的人對醫(yī)院的狀況缺乏了解，或者對醫(yī)院的文書檔案管理工作缺乏了解，在這種情況下，醫(yī)院只有使員工學習計算機技術，同時還要組織員工了解醫(yī)院的文書檔案管理工作，才能克服這一問題，從本質上來看，醫(yī)院的素質低下的文書檔案管理人員阻礙了醫(yī)院檔案管理水平的提高。

1.2 醫(yī)院文書檔案管理信息化缺乏安全性

對于電腦來說，它和紙張具有很大的區(qū)別。把信息寫在紙張上，只要不是發(fā)生火災、洪澇等破壞性災害，那么醫(yī)院的文書檔案材料就不會遭到破壞，然而應用了計算機技術以后，它可能會產(chǎn)生病毒，如果病毒侵入電腦，那么醫(yī)院的文書檔案信息會丟失，導致嚴重的后果。因此，在利用信息化技術進行醫(yī)院的檔案管理時，不僅僅要做好信息的備份工作，同時還要控制聯(lián)網(wǎng)，提高計算機進行醫(yī)院文書檔案管理的安全性。

1.3 醫(yī)院的管理者對文書檔案信息化管理缺乏重視力度

從現(xiàn)在來看，雖然很多醫(yī)院已經(jīng)在文書檔案管理上應用了信息化技術，但是很多醫(yī)院的管理者對于信息化管理缺乏重視力度，加強傳統(tǒng)的觀念影響，所以很多管理者認為醫(yī)院的文書檔案管理工作并不會有很大作用，而且認為文書檔案信息化工作難度較高，沒有必要，這些落后的思想導致醫(yī)院文書檔案管理信息化水平不高，導致文書檔案信息化管理缺乏足夠的動力，缺乏足夠的執(zhí)行力，很多醫(yī)院的文書檔案資源利用率不高，不利于提高醫(yī)院的文書檔案管理水平。

1.4 醫(yī)院的文書檔案管理工作質量較低

從現(xiàn)在的發(fā)展可以得知，醫(yī)院的文書檔案管理工作水平不高，目前還是處于過去的檔案保存和管理階段，和國外先進的、高端的醫(yī)院文書檔案信息化管理相比，存在的差距較大，總體上醫(yī)院的文書檔案管理質量并不高，也沒有完全實現(xiàn)對文書檔案的精細化管理，對醫(yī)院文書檔案的分類不科學，事件時間軸橫縱向對接不恰當，檔案資源的共享率不高，在交流和交換信息等多個角度存在很多不足。具體來看，它不僅是因為基礎設施建設影響了其水平的提高，還有人才的缺陷的影響。另外，由于醫(yī)院管理者缺乏足夠的重視力度，所以很難在根本上提高醫(yī)院檔案管理信息化工作的質量和水平。

2 信息化在醫(yī)院文檔管理中的意義

由于現(xiàn)代網(wǎng)絡技術水平的提高，對于計算機的應用范圍越來越廣泛，相應的，計算機的安全性能也比較高，因此很多醫(yī)院都通過信息化技術管理醫(yī)院的文書檔案。這些重要的檔案一方面記載了病人的具體信息，同時也記載了很多經(jīng)驗，這對于醫(yī)院來說不僅是重要的材料，更是一筆財富，對整個社會醫(yī)療事業(yè)都有重要的意義。

2.1 有利于提高醫(yī)院的文檔的管理水平和質量

如果醫(yī)院的文書檔案管理比較合理，那么醫(yī)院的文書檔案管理質量和水平可以大大提高。在過去，文書檔案管理是通過專業(yè)人員記載進行的，通過進一步的整理，對文書檔案材料進行分類，然后進行檔案材料的保存，這樣的文書檔案材料管理方式比較復雜，在尋找檔案時也有一定的不便利性，一方面會浪費大量的人力資源，同時也會浪費時間，導致管理效率和管理水平不高。通過合理的信息化技術，一方面可以大大提高醫(yī)院的文書檔案管理水平；另一方面還可以提高醫(yī)院文書檔案的質量，具有重要意義。

2.2 有利于推動醫(yī)院整體行業(yè)檔案管理的發(fā)展

一個醫(yī)院如果合理應用信息化管理技術，一方面可以提高文書檔案管理效率；另一方面還可以推動醫(yī)院整體的文書檔案管理水平的提高。如果醫(yī)院的信息化管理取得了較好的效果，必然會對其他醫(yī)院的文書檔案管理產(chǎn)生影響，進一步影響醫(yī)院行業(yè)的文書檔案管理水平的發(fā)展，這樣一來可以實現(xiàn)良性循環(huán)，提高整個行業(yè)的醫(yī)院文書檔案管理信息化水平。

2.3 有利于進一步提高醫(yī)院文書檔案信息化管理水平

在醫(yī)院的文書檔案管理發(fā)展過程里，信息化技術的應用必然會面臨很多問題，大部分工作人員在開始應用時會面臨很多技術難題，因此需要在解決問題的過程中提高自身專業(yè)能力，可以快速提高自身素質，提高醫(yī)院行業(yè)檔案信息化管理的效果。

2.4 信息化管理有利更好地和病人家屬溝通交流

在過去，病人的有關檔案只是在書面上記載，而應用計算機以后，可以隨時對檔案信息的錯誤部分進行修改，通過這樣的操作，一方面可以提高對文書和檔案修改的便利性；另一方面還可以使家屬更明確地了解家人的身體狀況，有利于實現(xiàn)醫(yī)生和病人的良好溝通，防止出現(xiàn)醫(yī)患關系緊張的局面。

3 信息化技術在醫(yī)院文書檔案管理中的應用

在醫(yī)院的文書檔案管理工作里，信息化管理具有重大的作用，文章主要從數(shù)據(jù)管理和信息檢索，工作方式和安全管理等多個角度的信息化加以研究，為相關人員提供參考和借鑒。

3.1 檔案數(shù)據(jù)管理信息化

要想實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的信息化管理，必須要具有硬件設施條件，醫(yī)院必須有滿足條件的計算機設施，除此之外，醫(yī)院的網(wǎng)絡質量要好。利用計算機的局域網(wǎng)，可以實現(xiàn)對醫(yī)院的文書和檔案的管理，可以及時檢查文書和檔案，改正其中錯誤的部分。通過聯(lián)網(wǎng)操作，一方面可以管理好文書和檔案；另一方面還可以實現(xiàn)病人信息的集中，有利于提高工作人員的工作效率，提高醫(yī)院的文書檔案管理工作的效率，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理信息化，進一步推動醫(yī)院的文書檔案管理信息化技術的發(fā)展。

3.2 信息檢索信息化

通常情況下，醫(yī)生會對檔案信息進行檢索，這是檔案的使用途徑之一。在過去，醫(yī)生對檔案信息的收集需要人工完成，一方面導致人力資源的浪費，同時也會因為資料的繁多和復雜導致資料查找浪費大量時間，導致工作效率降低，不利于提高工作質量。而信息化技術的應用可以很好地避開這些缺陷，通過信息檢索的信息化，是實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理信息化技術應用的關鍵環(huán)節(jié)。

3.3 工作方式信息化

在過去，醫(yī)院進行文書檔案管理工作主要依靠的是人工的力量，而人工整理查找相關檔案材料不僅效率低下，同時錯誤率比較高，在查找和使用時都有一定的難度。通過對工作方式信息化的應用，有利于集成醫(yī)院內部的檔案信息，實現(xiàn)對文書檔案的合理分類，在檢索時可以提高效率，有利于完善文書檔案的歸檔保存工作。所以在未來的一段時間里，必須不斷完善工作方式，這樣可以大大提高醫(yī)院工作人員的效率，通過長期的堅持可以大大提高醫(yī)院文書檔案管理水平，實現(xiàn)工作方式的信息化可以提高工作效率，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理水平的提高。

3.4 安全管理信息化

從現(xiàn)在的發(fā)展來看，安全管理信息化是醫(yī)院的文書檔案管理中最重要的環(huán)節(jié)。要想實現(xiàn)醫(yī)院文本檔案的利用，首先要保障檔案不丟失，同時還要保障其不被不相關的人偷看或篡改材料，防止黑客攻擊計算機，提高檔案材料信息的安全性。具體來看，要想提高文本檔案信息的安全性，第一，提高檔案管理人員的安全意識，通過工作人員主觀上提高安全意識可以進一步降低安全隱患，有利于管理人員按照嚴格的程序管理文本檔案信息；第二，不斷完善系統(tǒng)，工作人員要按照醫(yī)院的實際狀況，進一步完善實際狀況，提高系統(tǒng)的安全性，從上述兩個方面出發(fā)，可以進一步提高安全管理信息化水平。

3.5 人才管理信息化

醫(yī)院的文書檔案管理工作中，人才扮演著重要的角色，所以人才管理信息化對于醫(yī)院文書檔案管理發(fā)展具有重要意義。對于醫(yī)院的文書檔案管理工作來說，只有管理人員提高自身技術水平，才可以做好醫(yī)院的文書檔案管理工作。從醫(yī)院的文書檔案管理的方面來看，只有提高文書檔案管理人才素質，才可以保障文書檔案的信息化管理，如果人才管理水平不高，那么醫(yī)院的文書檔案管理工作質量也會不高。所以，必須保障人才管理信息化水平的提高，從傳統(tǒng)的管理模式過渡到新的檔案管理信息化模式，實現(xiàn)醫(yī)院整個行業(yè)的發(fā)展。

4 結論

總而言之，醫(yī)院要想實現(xiàn)自身發(fā)展，必須加強對文書檔案管理的重視力度，通過信息化技術的應用，和新的歷史發(fā)展階段相適應。對于醫(yī)院來說，實現(xiàn)文書檔案信息化管理有利于提高醫(yī)院工作的標準化程度，提高其規(guī)范化。要想達到這一目標，必須得到醫(yī)院領導的重視，除此之外還要有一定的經(jīng)濟實力，結合工作人員的配合才可以實現(xiàn)良好的發(fā)展。通過思想上的統(tǒng)一，加大創(chuàng)新力度，實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的信息化管理，推動醫(yī)院整個行業(yè)的檔案信息化管理水平的提高。

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Application of Informational Technology in the Hospital Document and File Management

WANG Liu
Harrison International Heping Hospital,Hengshui,Hebei Province,053000 China

The application of informational technology in the hospital document and file management is an trend due to the improvement of network technical level and wider and wider use of computer,the application of information technology can prevent the of loss of papers and also prevents the unclear writing of documents and files,and the information technology can prevent the issue,which is conducive to improving the working efficiency of hospital document and file management, the paper pointedly puts forwards the countermeasures by analyzing the application of information technology in the hospital document and file management.

Hospital;Document and file;Information technology

R197

A

1672-5654（2016）11（c）-0135-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.33.135

2016-08-23）

王柳（1981.5-），女，河北衡水人，本科，檔案館員，主要從事檔案管理工作。