如何做好高職院校檔案管理工作

殷志偉

（天津中德應用技術大學，天津 300350）

如何做好高職院校檔案管理工作

殷志偉

（天津中德應用技術大學，天津 300350）

高職院校的辦學思想、教學模式與普通高校不盡相同，其檔案也別具特色。目前高職院校的檔案管理工作缺乏相應的規范，存在諸多問題。應基于高職院校特點，從加強對檔案管理的重視、完善檔案管理機制、強化高職院校檔案管理的信息化水平、提升檔案管理工作者的素質四方面改進提高檔案管理水平。

高職院校；檔案管理

高職院校檔案工作是學院建設過程的記錄，是學院發展的基石，涉及到學院黨政管理、教學組織和學生服務等多項工作，其資料的收集、整理和利用關乎學院的生存與發展，有著存史鑒政的重要作用。高職院校因其特殊的教學方式和教學目標，其檔案與其他高校相比別具特色，對其管理也應當符合其特點。

一、檔案管理工作概述

（一）檔案管理的含義

檔案管理是針對某種組織或者形式的檔案資料和信息的采集、收編、整理和開發利用。檔案管理立足于檔案資料、信息，將檔案資料和信息根據某種特定的要求進行統一收集、統計和系統化管理，為其單位、組織和社會發展所服務。檔案管理按照其工作內容和工作方法主要分為兩個部分。一是對檔案的實體管理，這一部分包括資料、信息的收集、統計和整理，是初步管理。二是對檔案的匯集、編寫、編制，是對檔案的加工，是檔案開發利用的重要部分。隨著時代的發展，對檔案的需求越來越高，對檔案管理工作的專業性和服務性也提出了要求。信息社會中數字化、網絡化成為了檔案管理的新重點。

檔案工作有嚴密性、安全性和服務性三大原則。嚴密性是指檔案管理工作的組織、管理方式要嚴密，嚴密是對檔案有效性的保證，更是檔案管理工作的核心內容；安全性是指檔案管理工作應當充分保證資料文獻的安全，保證真實和權威，因為檔案是歷史的憑證，安全是檔案管理的保障；服務性是指檔案管理對單位組織和社會的價值，檔案管理的目的就是為社會提供服務，檔案管理的意義也體現在滿足單位和社會的需求上。檔案管理必須建立在科學化、合理化基礎之上，堅持統一管理，統一部署，才能實現檔案管理的價值。

二、高職院校檔案管理的現狀

（一）高職院校檔案管理的特點

高職院校是是我國高等教育的中堅力量，是教育部實施職業教育的重要場所，是我國高等技術應用型人才的培養基地。高職院校的檔案是指對學生招收、教學方式、科研發展和校園管理過程中形成的各類有價值的文字、圖片、影像等多種類型資料的保存和記錄，是高職院校特定時間內教育水平、科研實力、技術特點的歷史證明，也是是高職院校黨政決策、發展建設、人才培養等各項工作的成果反映。

高職院校的檔案管理工作是指檔案管理部門秉持檔案管理的原則和科學的方法，對其本校檔案進行收集、統計、收錄、編纂和開發等活動。雖然高職院校檔案管理工作與其他高校檔案管理工作程序相同，但在檔案內容、管理方式和工作環境方面有其獨有的特點。

1.檔案管理與高職院校的教學模式關系緊密

高職院校主要教學目標是培養社會所需要的技術型人才，是實用型教學的體現。目前高職院校的人才培養有產學研結合模式、校企合作模式、訂單式培養模式等，不同的人才培養模式其檔案管理工作也不相同。在校企合作模式中，高職院校的檔案管理模式在教學設計、教學大綱的設定和學生資料方面有所區別。產學研模式和訂單模式下的檔案管理相對復雜，其檔案更多涉及到企業、研究所、實訓基地等，學生需要到企業、研究所、基地進行學習，參與到其他單位的組織活動中，學校在此階段需要幫助學生提供資料，管理企業、基地、研究所的資料，管理學生在外學習期間的資料，還要結合學生畢業之后的動向，對于繼續求學的學生繼續保留資料，對于參加工作的學生記錄其工作情況。

2.檔案管理任務比較繁重

高職院校由于與企業、實訓基地、研究所等單位簽訂合作培養協議，教學計劃、教學活動、行政建設等都要與企業、基地、研究所等單位相聯，產生了大量的資料，與普通高校相比，其檔案的數量更多，檔案管理的工作也更繁重。無論是師資隊伍建設、教學管理方法，都有著大量的文獻資料需要處理。

必要性:若m ≥2,由于Sylow q-子群的個數nq≥q+1,若不等號嚴格成立,用上述方法可以得到勢至少為t+2q+1的點獨立集,矛盾,即nq=q+1.若m=1,由CP(Q)=1可知Q在P上的作用是無不動點的,此時G為Frobenius群,相應的Frobenius分劃為 〉取點獨立集D={x1,···,xt,y,yg2,···,yg|P|},若要使等號成立必須有 t+|P|≤ t+q+1,又 q+1||P|,故得|P|=q+1,若p是奇素數,顯然q=2,|P|=3,此時G為非交換的6階群,即G～=S3.若p=2,則有q=2n-1為素數,此時G為2n(2n-1)階Frobenius群.

3.檔案管理信息化趨勢明顯

高職院校的辦學目標是為社會輸送實用的技術型人才。在社會的進步和技術的革新中，網絡化和信息化逐漸成為了主流的管理模式，高職院校的檔案管理工作面臨著信息化、網絡化的發展趨勢，因此，檔案管理信息化對人才的需求進一步凸顯。

（二）高職院校檔案管理存在的問題

1.領導層的檔案管理意識較弱

目前許多高職院校對檔案管理工作的重要性認識不足，不熟悉、不了解，沒有意識到檔案管理關乎院校的生存發展。有些院校的領導不僅意識不到檔案管理的重要性，還認為檔案管理與教育發展沒有關系，導致檔案管理工作處于停滯狀態。

2.檔案管理的機制不完善

由于社會的快速發展，技術人才缺口增大，社會對人才的需求愈加急迫，短時間內大量高職院校建立和合并，造成了檔案工作難以實現統一管理。高職院校內部專業差異較大，學生在學校、企業、實訓基地的活動較為頻繁，造成了檔案工作的難度增加，原來的檔案管理機制明顯不適應要求，從學生招收工作到學校各項工作的資料保管都缺少科學而統一的制度來規范。

3.檔案管理的信息化水平低

隨著社會的進步和技術的革新，網絡化和信息化成為了各行各業發展的潮流，信息化的工作方式逐漸淘汰了傳統低效率的工作，然而在高職院校中檔案的管理工作并未實現全部的信息化，檔案的查找和整理需要花費大量的人力和物力。管理方式和管理理念的落后對檔案管理流程的簡化造成了阻礙。

4.檔案管理工作者的素質有待提高

高職院校的檔案管理工作者普遍業務能力不強，對于文獻資料的收集、整理和編纂流程不熟悉，檔案管理知識匱乏，對于現代化的檔案管理系統不能熟練運用。檔案管理工作者由于在學院的工作中并不被重視，其業務知識的學習、培訓機會少，工作水平難以提升。

三、高職院校檔案管理工作的改進措施

（一）加強對檔案管理的重視

高職院校的領導層應當本著對學校歷史負責、對未來負責和對學生發展負責的態度，緊抓學院檔案管理工作，加大對學院檔案管理的人力、物力支持，重視檔案管理對學院教育事業的促進作用，認識檔案管理的價值，鼓勵檔案管理工作的創新，加大對檔案管理重要性的宣傳，積極為學院檔案管理工作者爭取進修、培養的機會。

（二）完善檔案管理機制

只有統一化、科學化的管理機制才能保證高職院校檔案管理工作的順利進行，才能實現檔案管理工作的標準化和規范化。高職院校應當根據學院自身的實際情況制定出符合學院二色的檔案管理制度、具體的實施計劃和工作細則，明確學院檔案管理工作的具體內容和工作辦法。根據國家檔案管理的原則和指導思想，對高職院校的檔案管理在收集、鑒定、統計、整理、編制、開發利用等步驟上進行商討和制定，保證高職院校檔案管理機制的順利實施。遵守檔案管理工作的原則性，提升高職院校檔案管理工作的效率。

（三）強化高職院校檔案管理的信息化水平

多數高職院校的檔案管理仍然停留在紙質化階段。在信息時代的大背景下，高職院校應當積極推行檔案管理信息化系統，使檔案的收集、整理、檢索、開發高效進行。完善高職院校辦公自動化的建設，將文獻資料進行數字化處理，豐富檔案資源拓展檔案服務范圍。另外應在高職院校的網站開設檔案管理的專題頁面，利用互聯網技術實現檔案管理的網絡化發展，方便更多的學生、教師使用檔案資料，為師生提供檔案服務。推廣高職院校的檔案管理軟件使用，開發檔案管理的微信平臺，利用網絡和信息技術普及檔案管理知識。

（四）提升檔案管理工作者的素質

檔案管理者的素質是實現高職院校檔案管理價值，促進檔案管理水平提升的重要因素。信息時代的到來為檔案管理工作開啟了新的大門，只有掌握更先進的信息管理技術才能更好地為師生、為學校、為社會服務。檔案管理工作者必須在原有業務能力的基礎上不斷地提升，接受培訓和學習，掌握更為先進的檔案管理技術。不僅僅滿足于對檔案初步的收集和錄入，更應當掌握檔案的利用和開發技術，這就需要檔案管理者積極關注社會時事，關注經濟發展動向，關注各行各業發展動態，經常參與檔案管理知識交流會議，熟練運用現代化的辦公軟件，運用互聯網技術拓展自己的能力。從高職院校的角度，應當積極引進檔案管理人才，加強對檔案管理工作的重視，為檔案管理人才提供晉升的條件，激發檔案管理工作者的上進心，為高職院校檔案管理工作的長遠發展奠定人才基礎。

［1］郭林峰.新形勢下高校檔案工作服務方式的創新［J］.廣西教育，2010（33）：62-63.

［2］畢強梅.綜述學校檔案管理工作中存在的問題與計策［J］.科技傳播，2010（22）:34-35.

［3］譚捷.高職院校檔案與校園文化建設的研究與實踐［J］.經營管理者，2013（20）：262.

［4］郭琦.加強學校檔案管理工作之淺見［J］.中小企業管理與科技（下旬刊），2009（2）：44.

How to Conduct Archives Management in Higher Vocational Colleges

YIN Zhi-wei
（Tianjin Sino-German University of Applied Sciences，Tianjin 300350，China）

There are many differences in the archives managementbetween higher vocational colleges and universities in terms of educational ideology and teaching mode.The article showcases the archives management in higher vocational colleges lacks of relevant regulation，and hasalot of difficulties.It's urgent to attach the importance to the management， perfect the mechanism，informationize the management and improve the qualities of the staff in order to better the management.

Higher vocational colleges；Archive management；Work characteristics

G647

A

2095-8528（2016）05-073-03

編輯 朱榮華

2016-01-29

殷志偉（1971），男，館員，研究方向為高校檔案管理。

此文為天津中德職業技術學院（原）校級課題“初探建立高職院校特色檔案管理的探索與研究”（zdkt2005-022）的研究成果。