基于Excel的畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)

吳麗彬

基于Excel的畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)

吳麗彬

畢業(yè)證書發(fā)放與查詢是學(xué)校日常管理工作的重要內(nèi)容，要想知道某位學(xué)生是哪一年畢業(yè)的，以及是否符合學(xué)校畢業(yè)證書發(fā)放條件，傳統(tǒng)的查詢方法是采用逐個工作簿查找的方式，工作量大且查詢效率低，給教務(wù)管理人員的工作帶來極大的不便。

經(jīng)過研究發(fā)現(xiàn)，學(xué)生的畢業(yè)信息以及技能鑒定情況均采用Excel表格的形式存放，而Excel提供了強(qiáng)大的編程功能，筆者深入研究了Excel的功能，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，開發(fā)出了畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)，使教務(wù)管理人員從機(jī)械的、重復(fù)的查詢工作中解脫出來，提高了工作效率。本文詳細(xì)介紹基于Excel的畢業(yè)證書信息查詢系統(tǒng)的設(shè)計與制作方法。

一、畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)的總體設(shè)計

本系統(tǒng)基于Excel2007技術(shù)設(shè)計開發(fā)。查詢系統(tǒng)由原有的多個畢業(yè)生信息工作簿、多個技能鑒定情況工作簿和一個畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)工作簿構(gòu)成，分別是查詢系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源和查詢頁。

（一）畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)查詢頁構(gòu)成

查詢頁控件由六個ActiveX控件組成，分別是兩個圖片控件（對界面適當(dāng)裝飾）、兩個標(biāo)簽控件（對系統(tǒng)適當(dāng)說明）、一個文本框控件（用于輸入學(xué)生姓名）以及一個命令按鈕控件（調(diào)用查找程序）組成。

（二）畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)工作流程

在文本框控件中輸入學(xué)生姓名，點(diǎn)擊“查詢”按鈕，程序?qū)摹爱厴I(yè)生信息”文件夾中，依次將各個Excel工作簿打開，依次在各個工作表中查找此學(xué)生，如果查到了此學(xué)生，則程序會自動將此學(xué)生的信息復(fù)制到“畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)”中，直至“畢業(yè)生信息”文件夾下的所有工作簿查找完畢。如圖1所示。

二、畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)的制作與實(shí)現(xiàn)方法

（一）程序設(shè)計語句準(zhǔn)備

Option Explicit：該語句在模塊級別中使用，強(qiáng)制顯式聲明模塊中的所有變量。Option Explicit語句必須寫在模塊的所有過程之前。使用Option Explicit可以避免鍵入已有變量時拼錯。

For Each……Next：針對一個數(shù)組或集合中的每個元素，重復(fù)執(zhí)行一組語句。例如：For Each sht In Sheets……Next，目的是依次對工作簿中的各個工作表執(zhí)行一組語句。

With語句：該語句可以對某個對象執(zhí)行一系列的語句，而不用重復(fù)指出對象的名稱。例如，要改變一個對象的多個屬性，可以在With控制結(jié)構(gòu)中加上屬性的賦值語句，這時候只是引用對象一次而不是在每個屬性賦值時都要引用它。

On Error Resume Next：當(dāng)加上該語句后，如果后面的程序出現(xiàn)“運(yùn)行時錯誤”時，會繼續(xù)運(yùn)行，不中斷，并且Err對象保存了“錯誤信息”，當(dāng)Err對象等于0，表示未出錯，如果不為0，則表示出錯。

Do While條件語句……Loop：當(dāng)條件語句為真時，執(zhí)行一組語句，直至條件語句為假。

（二）數(shù)據(jù)源準(zhǔn)備

新建一個文件夾，重命名為“畢業(yè)生信息”，將學(xué)校各屆畢業(yè)生信息以及技能鑒定成績的Excel文件復(fù)制到此文件夾中作為數(shù)據(jù)源。

（三）查詢界面制作

在“畢業(yè)生信息”文件夾旁，新建一個啟用宏的Excel工作簿，命名為畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)，打開此工作簿，將“sheet1”工作表重命名為“查詢頁”，如圖2所示單擊“開發(fā)工具”選項卡，單擊“插入”，依次在ActiveX控件中選擇兩個圖片控件、兩個標(biāo)簽控件、一個文本框控件以及一個命令按鈕控件，添加到“查詢頁”工作表中，依次右擊兩個標(biāo)簽控件，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“標(biāo)簽對象”→“編輯”，將兩個標(biāo)簽顯示的文字分別更改為“畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)”、“姓名：”，依次點(diǎn)擊兩個標(biāo)簽控件，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“屬性”，如圖3所示，將兩個標(biāo)簽顯示的字體更改為“楷體”，字號更改為“一號”，顏色更改為“紅色”。右擊命令按鈕控件，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“命令按鈕對象”→“編輯”，將按鈕顯示的文字更改為“查找”。單擊文本框控件，在名稱框中，將文本框控件重命名為“TextBox_姓名”，單擊命令按鈕控件，在名稱框中，將命令按鈕控件重命名為“Command-Button_查找”，接下來，將六個控件的布局適當(dāng)調(diào)整，如圖4所示。

圖2

圖3

圖4

（四）程序代碼

如圖5，右擊“查詢頁”工作表，在出現(xiàn)的快捷菜單中單擊“查看代碼”，出現(xiàn)了Visual Basic編輯器，在編輯器代碼框中，輸入以下代碼：

‘此代碼是單擊“查找”命令按鈕的執(zhí)行程序

‘將文本框中的內(nèi)容賦值給“姓名”變量

‘姓名不為空，才能調(diào)用“查找程序”

‘否則，如果姓名為空，則提示“請輸入學(xué)生姓名”

'強(qiáng)制進(jìn)行變量聲明，養(yǎng)成編程好習(xí)慣

要查找的文件夾名稱="畢業(yè)生信息"

'刪除原有的查詢數(shù)據(jù)，

'行號用于控制著復(fù)制得到的學(xué)生信息在《畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)》中粘貼信息的位置

行號=11

'定義用于存入文件夾的路徑變量名稱

'定義用于存放文件夾下excel文件的變量名稱

圖5

'循環(huán)語句，打開每一個文件夾下的每一個excel文件

'打開excel文件

'定義用于存放工作表表名的變量名稱

'循環(huán)語句，對一個工作簿中的每一個工作表進(jìn)行查找。

'查找學(xué)生

'如果工作表中找不到該學(xué)生，則跳過復(fù)制操作

'如果能查找到學(xué)生信息，則復(fù)制信息

'如果能查找到學(xué)生信息，則在《畢業(yè)證查詢系統(tǒng)》工作簿中粘貼信息

'激活畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)工作簿

'將查詢到的工作簿名稱和工作表名稱粘貼到《畢業(yè)證查詢系統(tǒng)》工作簿中

'將查詢到的學(xué)生信息粘貼到《畢業(yè)證查詢系統(tǒng)》工作簿中

'清除剪貼板內(nèi)容

'關(guān)閉已經(jīng)打開工作簿，并且不保存，

三、程序測試

如圖6，單擊“開發(fā)工具”選項卡，單擊“宏安全性”，在信任中心的宏設(shè)置中，單擊“啟用所有宏”、“確定”。

關(guān)閉“畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)”工作簿后，再打開。

在文本框控件中輸入學(xué)生姓名“張三”，點(diǎn)擊“查詢”按鈕，程序?qū)选爱厴I(yè)生信息”文件夾中的所有工作簿的所有工作表的有關(guān)“張三”的信息全部復(fù)制出來，查詢速度快、效率高。

四、畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)的幾點(diǎn)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)

1.輸入的姓名以及數(shù)據(jù)源中的姓名不允許有空格，否則將無法查找到該學(xué)生。

2.因?yàn)樵摮绦蛑粫檎遗c學(xué)生姓名一致的一條信息，所以如果同一個工作表中有出現(xiàn)同名的情況下，則需要對查尋到的結(jié)果進(jìn)行仔細(xì)甄別。

3.如果數(shù)據(jù)源里有身份證號碼，那么在文本框中輸入身份證號碼，則該程序會執(zhí)行更準(zhǔn)確。

4.查詢系統(tǒng)下載地址：http://pan.baidu.com/s/1i52NeL3。

五、結(jié)束語

該畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)基于Excel技術(shù)開發(fā)，合理利用了畢業(yè)生信息的Excel表格，不需要專門的程序設(shè)計軟件，只要熟悉Excel軟件操作，就能快速制作查詢頁面和程序錄入。制作簡單，維護(hù)方便，查詢快捷，是一個經(jīng)濟(jì)實(shí)用的畢業(yè)證書查詢系統(tǒng)。

（作者單位：福建技師學(xué)院）

[1]Excel Home編.別怕，Excel VBA其實(shí)很簡單[M].人民郵電出版社，2012.