探討人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施

李在江

(河北省承德市灤平縣人力資源和社會保障局，河北 灤平 068250)

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探討人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施

李在江

(河北省承德市灤平縣人力資源和社會保障局，河北 灤平 068250)

摘要：作為人力資源和社會保障局的檔案管理工作者，平日里工作職責會涉及到公務員基本信息、人事關系調動、薪資審批、醫療保險，甚至還會涉及到職業培訓信息、資格證書、技師信息等方面的檔案管理，檔案管理工作看似簡單，實際難度較大，在一些人力資源和社會保障局的個人檔案管理工作中，目前就存在著很多不足之處，對此本文將與大家共同探討人力資源和社會保障局個人檔案管理的措施，希望對從事相關工作的同事及有關單位有所幫助。

關鍵詞：人力資源；社會保障；檔案管理；措施；數字化；提升

無論是醫院、水利局、林業局等事業單位，還是民營企業的檔案管理都是一項系統而復雜的工作，尤其是作為縣級人力資源和社會保障局這樣的部門而言，日常所涉及到的檔案會更繁雜，作為一名檔案管理者，要想要做好檔案管理工作，首先要端正態度，平時工作中要認真思考，不斷發掘更為合理、適用的管理方法，這樣才能確保個人檔案管理工作有條不紊的進行下去。然而就目前來講，人力資源和社會保障局的個人檔案管理工作還存在一些不足之處，這些問題如果不能及時解決，不僅會給檔案管理工作帶來很大影響，同時也會影響到人力資源和社會保障局的其他方面的工作，由此可見，很有必要認真探討人力資源和社會保障局個人檔案管理該采取哪些措施。

1人力資源和社會保障局個人檔案管理現狀

1.1 計算機技術在檔案管理中沒有發揮出應有的作用

隨著科學技術的不斷進步，計算機技術早已廣泛應用于工作、休閑、娛樂等各個領域，在諸多的企事業單位中，無論是檔案管理、財務管理，還是人力資源管理等工作中，都普遍采用了計算機技術，就目前而言，很多事業單位、大中小企業、圖書館，甚至是個體經營者都已經把電子計算機技術應用到個人檔案管理工作中，在很大程度上提高了工作效率和工作水平，然而在現實中，又不得不承認在目前的一些人力資源和社會保障局中，個人檔案管理的方法還是比較落后，人工操作所占的比重仍然很高，還經常會采用手繪表格、紙質辦公等老方法。沒有充分實現數字化辦公，這是制約個人檔案管理工作的重要因素之一。

1.2有些工作人員的業務水平及業務素質在日常檔案管理的工作中有待于提高

凡是在基層從事檔案管理工作的人都知道檔案管理工作是一項系統性很強的工作，工作難度是顯而易見的，作為人力資源和社會保障局的個人檔案管理工作者，其工作亦是十分瑣碎的，如果僅僅是為了應付差事，凡事做個大概，差不多，那么一個初中畢業生，甚至一個小學生都可以完成個人檔案管理工作，但是想要將檔案管理工作“做精、做細、做實”，就需要工作人員具備良好的業務水平和業務素質，然而目前在一些人力資源和社會保障局中，個別工作人員在日常的檔案管理水平及素質方面還存在很多不足，致使個人檔案管理工作的效率受到了很大影響。

1.3沒能做到集中統一管理

很多基層人力資源和社會保障局的分支部門比較多，各部門之間的工作職責又不相同，致使個人檔案管理工作無法做到集中統一管理，嚴重存在著各自為政的現象，意思是各個部門都是自行管理個人檔案，必定會導致個人檔案管理工作缺乏統一性，科學性。這也是制約基層人力資源和社會保障局個人檔案管理工作效率的另一主要因素。

2加強人力資源和社會保障局個人檔案管理的有效措施

2.1提高有關領導對個人檔案管理的重視是前提

很多人力資源和社會保障局的個人檔案可以說是黨和國家的歷史財富，是屬于社會和人民的，甚至于是屬于民族的。想要加強人力資源和社會保障局的個人檔案管理工作，首先相關領導和工作人員在實際工作中必須要高度重視，樹立檔案管理意識。要大力支持個人檔案管理工作。只要領導重視了，就會很快見成效。

2.2加強對檔案管理工作人員的培訓

當今，個人檔案管理工作的難度極其要求會越來越高，人事檔案有其時代的特點。檔案管理人員的新舊更迭，新人已經脫離了以往的時代，對當時的事情不了解，因此查閱檔案難免會有困難，提供數據會有誤差。單位要定期對檔案管理工作人員進行培訓，要對檔案的管理知識加以系統培訓，宣傳專業知識。不斷提高工作人員的業務素質，使其能夠更好的勝任本職工作。

2.3加強檔案信息化建設

現在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。 只有提高個人檔案信息電子化化程度，才能真正實現工作方法、工作模式的創新。

2.4進一步完善個人檔案管理工作的運行機制

想要做好個人檔案管理工作，就需要進一步完善個人檔案管理工作的運行機制，將個人檔案和其他檔案相結合起來，形成完善的檔案管理總系統，例如個人檔案管理、養老保險檔案管理、再就業保險檔案管理、失業保險檔案管理等工作，屬于檔案管理總系統下的分支系統，這樣一來，就可以使整個人力資源和社會保障局的檔案管理工作井然有序。

3結束語

本文通過對人力資源和社會保障局的個人檔案管理工作實際操作中出現的問題的分析及解決問題的方法。希望本文內容能夠起到拋磚引玉的作用，對相關單位及工作者有所裨益，相信在未來的發展過程中，人力資源和社會保障局的個人檔案管理措施會日益完善，不斷提升工作效率，進而為人力資源和社會保障局的正常運轉保駕護航。

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[4]普凱.單位文書檔案管理存在的問題與對策.雜文月刊：學術版,2015(1):161.

中圖分類號:G275

文獻標志碼：A

文章編號：1671-1602(2016)02-0153-01