淺談如何提高辦公室檔案管理的工作效率

程然

(河北省承德市灤平縣人力資源和社會(huì)保障局，河北 灤平 068250)

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淺談如何提高辦公室檔案管理的工作效率

程然

(河北省承德市灤平縣人力資源和社會(huì)保障局，河北 灤平 068250)

摘要：人力資源和社會(huì)保障局辦公室檔案管理工作長期以來一直是不能忽視的工作內(nèi)容,傳統(tǒng)的一些管理模式已經(jīng)不在適用于辦公室檔案管理工作，需要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作職能,改進(jìn)辦公室檔案管理工作方法，這樣才能提高整體工作效率，本文就辦公室檔案管理工作所存在的不足進(jìn)行了分析，并提出了改進(jìn)方法，以便更好的改進(jìn)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；管理模式；提高；完善

辦公室作為人力資源和社會(huì)保障局中的一個(gè)重要組成部門，在單位中發(fā)揮了無法替代的作用。隨著單位之間、部門之間、員工之間分工不斷的細(xì)化，辦公室的功能和職責(zé)也更加清晰，在實(shí)際工作中，如何切實(shí)做好辦公室檔案管理工作，一直是社會(huì)、單位、個(gè)人關(guān)注的焦點(diǎn)問題。

無論從事什么工作，只有尋求更好的管理措施，才能提高工作效率，由此可見，非常有必要探討改進(jìn)辦公室檔案管理工作提高工作效率的措施。

1辦公室檔案管理工作存在的問題分析

1.1檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)

在我國，由于檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有跟上社會(huì)需求的步伐，因此，有的人力資源和社會(huì)保障局的領(lǐng)導(dǎo)沒有意識(shí)到辦公室檔案管理的重要性，經(jīng)常指派單位里面一些快要退休的、懷孕的女性等工作人員兼職在從事，很少有專業(yè)的人士來從事，這就導(dǎo)致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏進(jìn)一步對(duì)日常材料的搜集和保存，工作中的責(zé)任心有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

1.2辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高

很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識(shí)和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中有待解決的重要問題。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時(shí)代的步伐，在檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應(yīng)的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。當(dāng)面對(duì)這些問題時(shí)，現(xiàn)代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業(yè)技能相對(duì)缺乏、專業(yè)水平相對(duì)較低、缺乏足夠的運(yùn)用現(xiàn)代辦公軟件的能力等問題。一些工作人員對(duì)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)只懂得簡單操作，導(dǎo)致先進(jìn)的設(shè)施無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，自然會(huì)導(dǎo)致辦公室檔案管理工作效率低下，因此，必須認(rèn)真對(duì)待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問題，也是現(xiàn)代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問題。

1.3辦公室檔案管理缺乏系統(tǒng)型的管理模式

現(xiàn)代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類比較繁雜，自然也就給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對(duì)不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進(jìn)行記錄和整理。由于現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設(shè)還沒有完全成熟，很多硬件設(shè)施沒有完全能夠支撐工作的需求，這也使得一些單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。多種類型數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時(shí)載體上，沒有建立一個(gè)系統(tǒng)型的管理模式。

2如何提高辦公室檔案管理工作的效率

2.1 進(jìn)一步增強(qiáng)辦公室檔案管理意識(shí)，更新檔案管理理念

我國現(xiàn)階段有的人力資源和社會(huì)保障局對(duì)于辦公室檔案管理的管理意識(shí)不夠強(qiáng)，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國一些單位的辦公室檔案管理工作難以得到較大的進(jìn)步，因此，增強(qiáng)單位辦公室檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念就顯得尤其重要。首先，要提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認(rèn)識(shí)，立足于我國辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)，應(yīng)該堅(jiān)持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會(huì)發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標(biāo)的辦公室檔案管理意識(shí)。無論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識(shí)樹立等方面，都需要飽含辦公室檔案管理的意識(shí)。在單位的檔案管理運(yùn)行中強(qiáng)化崗位責(zé)任制，盡量改善辦公室檔案管理中不合理的規(guī)章制度、強(qiáng)化檔案管理工作人員的愛崗敬業(yè)意識(shí)。

2.2提升工作人員的專業(yè)水平

檔案是一門專業(yè)性很強(qiáng)的學(xué)科，從檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研、鑒定等都有一套的理論和方法。檔案管理人員只有學(xué)習(xí)和掌握這些理論和方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效率。在未來的工作實(shí)踐中，一定要提升辦公室工作人員的這些專業(yè)水平，在選用辦公室檔案管理人員時(shí)，要實(shí)施嚴(yán)格的審核，選取業(yè)務(wù)能力好、工作責(zé)任心強(qiáng)的人員， 當(dāng)工作人員上崗之后，應(yīng)該定期進(jìn)行教育培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)辦公室檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。

2.3加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。

根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)各種不同類型載體的檔案(如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案)進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。

結(jié)束語

就現(xiàn)階段，人力資源和社會(huì)保障局辦公室在實(shí)際工作中涉及到的檔案會(huì)越來越多，給辦公室檔案管理工作帶來了很大難度。在今后的工作中，要不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高工作效率。只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對(duì)待檔案管理工作，就一定能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。本文在此分析了人力資源和社會(huì)保障局辦公室檔案管理工作中存在的問題，并探討了相應(yīng)的改進(jìn)措施，希望文中觀點(diǎn)可以為相關(guān)工作者開辟思路。

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中圖分類號(hào):G271

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1671-1602(2016)02-0167-01