淺析辦公自動化的發(fā)展?fàn)顩r及發(fā)展趨勢

盛紅紅

（山東協(xié)和學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)信息中心　山東濟(jì)南　250109）

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淺析辦公自動化的發(fā)展?fàn)顩r及發(fā)展趨勢

盛紅紅

（山東協(xié)和學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)信息中心山東濟(jì)南250109）

隨著計算機(jī)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，一個新的概念辦公自動化產(chǎn)生了。辦公自動化（OfficeAutomation，簡稱OA）系統(tǒng)，是美國在20世紀(jì)60年代初提出的，譯為“辦公室自動化”，它利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備構(gòu)成的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，輔助管理人員進(jìn)行各種辦公活動。實(shí)現(xiàn)了人們從靠紙張工作到全新的網(wǎng)絡(luò)信息時代。辦公自動化系統(tǒng)由辦公機(jī)構(gòu)、辦公人員、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、辦公信息等幾個基本要素構(gòu)成。本文介紹了辦公自動化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢。

辦公自動化 歷史現(xiàn)狀 發(fā)展方向

一、引言

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)與迅速發(fā)展，信息技術(shù)的推陳出新，使得企業(yè)面臨著眾多的挑戰(zhàn)與競爭，在競爭的過程中，針對于一個集團(tuán)一個企業(yè)而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應(yīng)是否敏感準(zhǔn)確，也越來越成為衡量一個企業(yè)競爭能力的重要因素。辦公自動化的基本特征是采用計算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)、存儲各種文檔，使用復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)或計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等其他先進(jìn)設(shè)備復(fù)制、傳遞文檔。［1］

二、OA的相關(guān)技術(shù)

1.J2EE構(gòu)架

J2EE平臺提供了多層分布式的應(yīng)用模型、組件再用、一體化的安全模型以及靈活的事務(wù)控制。

2. Web技術(shù)

Web出現(xiàn)于1989年3月。從技術(shù)層面看，Web技術(shù)核心有三點(diǎn)：1） 超文本傳輸（HTTP）協(xié)議；2） 統(tǒng)一資源定位符（URL； 3） 超文本標(biāo)記語言（HTML）。Web是一種典型的分布式應(yīng)用結(jié)構(gòu)。Web應(yīng)用中的每一次信息交換都要涉及客戶端和服務(wù)端。因此，WEB技術(shù)指的是開發(fā)互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的技術(shù)總稱，一般包括WEB服務(wù)端技術(shù)和WEB客戶端技術(shù)。［2］

三、OA系統(tǒng)的分析

企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)主要應(yīng)由以下幾個部門構(gòu)成：

1.文件制發(fā)。簡單的說就是文件的制定和發(fā)布，也就是說辦公自動化中的需要各部門完成的下發(fā)通知、決定等各類文件的制發(fā)工作。

2.文件接收。可以接收上級領(lǐng)導(dǎo)傳來的若干文件，使文件能夠達(dá)到有效的傳閱。

3.信息發(fā)布。現(xiàn)代社會中，信息無處不在，信息的發(fā)布包括文字、聲音、圖形、圖像、動畫、視頻等等。

4.電子郵件。電子郵件是一種用電子手段提供信息交換的通信方式，是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用最廣的服務(wù)。

5.會議管理。現(xiàn)代意義上的會議，是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地召集人們商議事情的活動。［3］

6.日常事務(wù)。主要有：日常辦公事務(wù)管理、辦公物品及設(shè)備管理、車輛管理、后勤保障事務(wù)管理、人力資源管理等。

7.系統(tǒng)維護(hù)。當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)行后，這時的主要任務(wù)就是日常管理和維護(hù)，并根據(jù)運(yùn)行情況對系統(tǒng)進(jìn)行檢查和適當(dāng)?shù)男薷模ＷC系統(tǒng)為管理工作提供良好的服務(wù)。系統(tǒng)維護(hù)工作包括三個方面：硬件維護(hù)、軟件維護(hù)、數(shù)據(jù)維護(hù)。

四、辦公自動化的現(xiàn)狀及存在問題

1.辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀是不平衡的

一些發(fā)達(dá)國家已實(shí)現(xiàn)較高程度的自動化。以美國和日本為例，辦公室已高度自動化，辦公自動化系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)智能化。但是也應(yīng)該看到，由于政治、經(jīng)濟(jì)等方面的原因，辦公自動化在全球范圍的發(fā)展是不平衡的，在一定程度上影響了辦公自動化的普及和發(fā)展。我國辦公自動化是80年代中期才發(fā)展起來的。

2.辦公自動化系統(tǒng)的管理亟需要完善和升級

辦公自動化系統(tǒng)是利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公自動化處理的系統(tǒng)，它采用Internet/Intranet技術(shù)。現(xiàn)如今國內(nèi)的各個單位和大中型企業(yè)基本實(shí)現(xiàn)了不同程度的企業(yè)信息化運(yùn)作，并且隨著應(yīng)用與需求不斷增長和變化，各個單位和企業(yè)也不斷對其信息化系統(tǒng)進(jìn)行完善和升級。

3.辦公自動化應(yīng)用中必須的硬件不足和規(guī)章制度也不健全

目前，很多企業(yè)離實(shí)現(xiàn)辦公自動化人手一機(jī)的最基本要求還有相當(dāng)?shù)木嚯x，且大部分計算機(jī)的運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢，故障多，不能有效的開展工作。電腦的配置落后和嚴(yán)重的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代辦公的需要。因此，辦公自動化還有很大的開拓空間。

4.很多人員缺乏辦公自動化應(yīng)用要求具備的基本素質(zhì)

簡單的說，工作人員需要掌握：

（1） Offi ce辦公軟件的使用；

（2） 商務(wù)辦公基礎(chǔ)（打印機(jī)的使用，復(fù)印文件，傳真的收發(fā)）；

五、更好的推進(jìn)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的對策

1.講究實(shí)效，形成一定的工作制度

辦公自動化系統(tǒng)的生命力很強(qiáng)。我們在應(yīng)用中要講究實(shí)效，形成嚴(yán)格的工作制度。定期的舉辦一些培訓(xùn)、個別講解，幫助下載、設(shè)置、操作演示等方法，讓工作人員熟練掌握辦公自動化系統(tǒng)的操作，從而提高工作效率。［4］

2.養(yǎng)成不斷學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣

針對于辦公自動系統(tǒng)這一新生事物，我們都要做到多學(xué)習(xí)、勤思考和不斷的改進(jìn)才行，多動腦才能發(fā)現(xiàn)問題，多動手才能解決問題，不要在工作中養(yǎng)成“拖拉”和“踢皮球”的壞習(xí)慣。

3.技術(shù)結(jié)構(gòu)方面的改善

盡快從Client/Server結(jié)構(gòu)體系轉(zhuǎn)向Browser/Server結(jié)構(gòu)體系，采用B/S思路，最終用戶界面統(tǒng)一為瀏覽器。這樣系統(tǒng)的負(fù)載變輕，開放性變好，系統(tǒng)的維護(hù)升級變得更加方便。

六、辦公自動化的發(fā)展方向

個人認(rèn)為辦公自動化發(fā)展方向應(yīng)是：無紙化辦公，縮減相關(guān)人員配置。

如今的知識經(jīng)濟(jì)時代的辦公已經(jīng)不再是簡單的文件處理和行政事務(wù)了，其目的在于達(dá)到整個企業(yè)辦公自動化的最終目標(biāo)，這就需要依靠先進(jìn)的管理思想和方法。通過利用先進(jìn)的協(xié)作技術(shù)，能夠在恰當(dāng)?shù)臅r間，將正確的知識傳給正確的人，幫助企業(yè)提高整體業(yè)務(wù)水平。

七、結(jié)束語

伴隨著日趨激烈的人力資源競爭、物力資源競爭等，提高辦公效率，降低辦公成本、增加辦公效益已經(jīng)成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者們關(guān)注的重點(diǎn)。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的實(shí)施，對于企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)核心競爭力具有決定性的意義。辦公自動化管理系統(tǒng)的開發(fā)和運(yùn)用將是企業(yè)知識資源的一把利器，企業(yè)要想在知識經(jīng)濟(jì)時代里保持持續(xù)的競爭力，實(shí)現(xiàn)自己的戰(zhàn)略目標(biāo)，就應(yīng)該建立一個優(yōu)秀的知識共享平臺，從而激發(fā)員工的潛能，讓他們更富有創(chuàng)造力。

［1］秦長坤， 朱光華. 企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)［J］. 計算機(jī)與現(xiàn)代化， 2009，9：47-49.

［2］張志剛. 網(wǎng)絡(luò)化辦公中信息安全技術(shù)的探討［J］. 天津城市建設(shè)學(xué)院學(xué)報， V01.9.

［3］邵雷， 李毓偉. 基于工作流技術(shù)和B/S結(jié)構(gòu)的辦公自動化系統(tǒng)研究［J］. 浙江科技學(xué)院學(xué)報， V01.15.

［4］宋廣強(qiáng)， 李宗強(qiáng)，李學(xué)斌. 辦公自動化系統(tǒng)的實(shí)踐與探索［J］. 電腦知識與技術(shù)（學(xué)術(shù)交流），2005，6（11）：79-80.