淺析辦公自動化的發展狀況及發展趨勢

盛紅紅

（山東協和學院 網絡信息中心　山東濟南　250109）

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淺析辦公自動化的發展狀況及發展趨勢

盛紅紅

（山東協和學院 網絡信息中心山東濟南250109）

隨著計算機科學技術的發展，一個新的概念辦公自動化產生了。辦公自動化（OfficeAutomation，簡稱OA）系統，是美國在20世紀60年代初提出的，譯為“辦公室自動化”，它利用先進的電子信息技術和現代辦公設備構成的人機信息處理系統，輔助管理人員進行各種辦公活動。實現了人們從靠紙張工作到全新的網絡信息時代。辦公自動化系統由辦公機構、辦公人員、網絡環境、辦公信息等幾個基本要素構成。本文介紹了辦公自動化的現狀及發展趨勢。

辦公自動化 歷史現狀 發展方向

一、引言

互聯網的出現與迅速發展，信息技術的推陳出新，使得企業面臨著眾多的挑戰與競爭，在競爭的過程中，針對于一個集團一個企業而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應是否敏感準確，也越來越成為衡量一個企業競爭能力的重要因素。辦公自動化的基本特征是采用計算機文字處理技術生產、存儲各種文檔，使用復印機、傳真機或計算機網絡等其他先進設備復制、傳遞文檔。［1］

二、OA的相關技術

1.J2EE構架

J2EE平臺提供了多層分布式的應用模型、組件再用、一體化的安全模型以及靈活的事務控制。

2. Web技術

Web出現于1989年3月。從技術層面看，Web技術核心有三點：1） 超文本傳輸（HTTP）協議；2） 統一資源定位符（URL； 3） 超文本標記語言（HTML）。Web是一種典型的分布式應用結構。Web應用中的每一次信息交換都要涉及客戶端和服務端。因此，WEB技術指的是開發互聯網應用的技術總稱，一般包括WEB服務端技術和WEB客戶端技術。［2］

三、OA系統的分析

企業辦公自動化系統主要應由以下幾個部門構成：

1.文件制發。簡單的說就是文件的制定和發布，也就是說辦公自動化中的需要各部門完成的下發通知、決定等各類文件的制發工作。

2.文件接收。可以接收上級領導傳來的若干文件，使文件能夠達到有效的傳閱。

3.信息發布。現代社會中，信息無處不在，信息的發布包括文字、聲音、圖形、圖像、動畫、視頻等等。

4.電子郵件。電子郵件是一種用電子手段提供信息交換的通信方式，是互聯網應用最廣的服務。

5.會議管理。現代意義上的會議，是有組織、有領導地召集人們商議事情的活動。［3］

6.日常事務。主要有：日常辦公事務管理、辦公物品及設備管理、車輛管理、后勤保障事務管理、人力資源管理等。

7.系統維護。當系統運行后，這時的主要任務就是日常管理和維護，并根據運行情況對系統進行檢查和適當的修改，保證系統為管理工作提供良好的服務。系統維護工作包括三個方面：硬件維護、軟件維護、數據維護。

四、辦公自動化的現狀及存在問題

1.辦公自動化的發展現狀是不平衡的

一些發達國家已實現較高程度的自動化。以美國和日本為例，辦公室已高度自動化，辦公自動化系統已實現智能化。但是也應該看到，由于政治、經濟等方面的原因，辦公自動化在全球范圍的發展是不平衡的，在一定程度上影響了辦公自動化的普及和發展。我國辦公自動化是80年代中期才發展起來的。

2.辦公自動化系統的管理亟需要完善和升級

辦公自動化系統是利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公自動化處理的系統，它采用Internet/Intranet技術。現如今國內的各個單位和大中型企業基本實現了不同程度的企業信息化運作，并且隨著應用與需求不斷增長和變化，各個單位和企業也不斷對其信息化系統進行完善和升級。

3.辦公自動化應用中必須的硬件不足和規章制度也不健全

目前，很多企業離實現辦公自動化人手一機的最基本要求還有相當的距離，且大部分計算機的運轉速度慢，故障多，不能有效的開展工作。電腦的配置落后和嚴重的基礎設施不完善，遠遠不能滿足現代辦公的需要。因此，辦公自動化還有很大的開拓空間。

4.很多人員缺乏辦公自動化應用要求具備的基本素質

簡單的說，工作人員需要掌握：

（1） Offi ce辦公軟件的使用；

（2） 商務辦公基礎（打印機的使用，復印文件，傳真的收發）；

五、更好的推進辦公自動化系統建設的對策

1.講究實效，形成一定的工作制度

辦公自動化系統的生命力很強。我們在應用中要講究實效，形成嚴格的工作制度。定期的舉辦一些培訓、個別講解，幫助下載、設置、操作演示等方法，讓工作人員熟練掌握辦公自動化系統的操作，從而提高工作效率。［4］

2.養成不斷學習的良好習慣

針對于辦公自動系統這一新生事物，我們都要做到多學習、勤思考和不斷的改進才行，多動腦才能發現問題，多動手才能解決問題，不要在工作中養成“拖拉”和“踢皮球”的壞習慣。

3.技術結構方面的改善

盡快從Client/Server結構體系轉向Browser/Server結構體系，采用B/S思路，最終用戶界面統一為瀏覽器。這樣系統的負載變輕，開放性變好，系統的維護升級變得更加方便。

六、辦公自動化的發展方向

個人認為辦公自動化發展方向應是：無紙化辦公，縮減相關人員配置。

如今的知識經濟時代的辦公已經不再是簡單的文件處理和行政事務了，其目的在于達到整個企業辦公自動化的最終目標，這就需要依靠先進的管理思想和方法。通過利用先進的協作技術，能夠在恰當的時間，將正確的知識傳給正確的人，幫助企業提高整體業務水平。

七、結束語

伴隨著日趨激烈的人力資源競爭、物力資源競爭等，提高辦公效率，降低辦公成本、增加辦公效益已經成為企業領導者和管理者們關注的重點。企業辦公自動化系統的實施，對于企業的發展，提高企業核心競爭力具有決定性的意義。辦公自動化管理系統的開發和運用將是企業知識資源的一把利器，企業要想在知識經濟時代里保持持續的競爭力，實現自己的戰略目標，就應該建立一個優秀的知識共享平臺，從而激發員工的潛能，讓他們更富有創造力。

［1］秦長坤， 朱光華. 企業辦公自動化系統的設計與實現［J］. 計算機與現代化， 2009，9：47-49.

［2］張志剛. 網絡化辦公中信息安全技術的探討［J］. 天津城市建設學院學報， V01.9.

［3］邵雷， 李毓偉. 基于工作流技術和B/S結構的辦公自動化系統研究［J］. 浙江科技學院學報， V01.15.

［4］宋廣強， 李宗強，李學斌. 辦公自動化系統的實踐與探索［J］. 電腦知識與技術（學術交流），2005，6（11）：79-80.