探究中小學校檔案管理工作的作用、問題與對策

賈佳

中圖分類號：G623.9文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2016）02-0328-02

我是一名中小學的在職教師，負責全校的檔案管理已有十年時間。檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，是衡量一所學校管理水平的重要標志之一。中小學校檔案是中小學校工作的真實寫照，它反映了中小學校在各個歷史時期的工作和活動情況。因此，我們要充分認識做好中小學校檔案工作的重要作用，研究當前中小學校檔案工作普遍存在的問題，制定做好中小學校檔案工作的對策。

1.充分認識做好中小學校檔案工作的重要作用

中小學校檔案是中小學校在各項管理工作及教學、教研等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、校園文化建設、招生、學籍管理、課堂教學與教學實踐、畢業生工作、教學研究、校園環境建設、校園文化建設等方面的文字材料和聲像載體。 中小學校檔案真實客觀地記錄了中小學校發展的歷程，是中小學校重要的信息資源。它既是一個中小學校長期教學活動中各個方面的實踐經驗總結，又是促進中小學校在今后工作中揚長補短不斷繼續前進的重要條件。分析中小學校檔案，可以全面掌握中小學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，更好地總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗，為新的時期學校建設提供借鑒和依據。同時，中小學校檔案匯集了中小學校現有的知識成果，記錄了中小學校優秀的傳統和歷年來先進教職員工的事跡，形成特色的教育教學總結，是中小學校成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效的推動中小學校自身形象和價值觀的發展。

2.當前中小學校檔案工作普遍存在的問題

2.1檔案意識淡薄。長期以來，由于人們檔案意識不強，在中小學校教學過程中，上至學校領導下至一線教師，他們"重教學、輕檔案"的意識還在相當程度上存在，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在中小學校建設中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

2.2檔案材料殘缺不全。中小學校檔案應為中小學校的發展留下真實生動的軌跡，應該客觀完整記錄下中小學校各方面的工作。但目前在很多中小學校普通存在兩種現象：一是沒有綜合檔案室，學校各科室按照傳統慣有的做法，只負責把自己科室自認為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政；二是學校各部門與檔案室協調工作嚴重脫節，檔案工作人員沒有深入各科室全面收集，各科室教職工貪圖一時之便，也沒有主動移交手中的檔案資源。加之沒有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監督機制，檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、缺失散失現象相當嚴重。

2.3檔案管理手段落后。中小學校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中小學校工作發展的關鍵。目前的學校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是"你查我調"，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。

3.做好中小學校檔案工作的對策

3.1更新教學檔案管理制度。檔案管理工作是以一種動態方式呈現出來的，其工作并不是單獨進行的，需要與學校中的其他工作相互協調與配合，所以，教學檔案管理工作制度內容就需要考慮到學校各方面工作，比如，在其中可以根據當前學校發展的實際情況規定出教學檔案歸檔的時間與范圍、教學檔案規范格式、教學檔案管理工作人員的職責范圍和內容等等，提高教學檔案管理人員工作的積極性。檔案的建立工作需要由負責校長組織，并由檔案管理工作人員對學校狀況進行匯總分析，制定出一套適合學校未來運行的教學檔案管理制度。

3.2教學檔案收集整理形式多樣化。在這里多樣化主要是指在中小學校進行檔案收集時，可以綜合應用定期和同步兩種收集方式，定期收集的時間最好應該固定在兩個時間段，即每學期的開始和結束，這種收集方式適合進行大規?；顒有畔⒌氖占热纾逃块T的政策性指導內容、下達的相關規定性文件；學校開展的"基本建設規劃與計劃、自編教材、教學參考材料、試驗指導書、習題集、試題庫、學期教學工作計劃、教學大綱、授課計劃等等"，因為這些內容的開展具有不確定性也具有整體性，因此可以采用定期收集方式。而同步收集主要是指收集活動要與教學活動的開展時間相一致，隨著教學活動的開展，教學檔案收集工作就要同步跟進，就比如在某個教學活動開展之后，相關的學生狀況、教學評估、學生畢業狀況等都需要進行同步收集方式進行教學檔案的收集和整理。

3.3細化整理教學檔案。教學檔案的信息收集之后要對這些信息進行分類整理，主要目的是為了提高教學檔案的使用功能，在分類整理過程中要遵循以下幾點原則"分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊"，這樣就能夠最大可能的保證中小學教學檔案信息的完整性、真實性，比如，具體的課堂教學活動檔案與學校的建設活動檔案要嚴格區分開，教育管理工作的檔案與行政管理工作的檔案也需要分開，檔案的存檔方式也要盡量采取多元化，可以適應當前檔案管理形式采用電子檔案，但同時，為了確保檔案存檔的安全性，也需要保存一份紙質檔案，這種系統化、全面化的檔案建設方式能夠很好的提高學校與教師對教學檔案的應用效率。