高校干部人事檔案管理的矛盾分析與對策

□許瑋　楊小清

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高校干部人事檔案管理的矛盾分析與對策

□許瑋楊小清

【摘要】按照《黨政干部選拔任用條例》要求，干部任用過程中需對干部的年齡、學歷及主要任職經歷都有相應的調查審核，然而現實中，很多干部的人事檔案中存在“三齡一歷”的種種問題。由此反映出干部人事檔案管理中的一些矛盾。本文在干部人事檔案管理的矛盾分析基礎上，提出了若干應對之策。

【關鍵詞】檔案管理；矛盾；對策

近年來，隨著各級組織部門對干部人事檔案的加大清理，干部人事檔案工作也越來越受到高校領導的重視，干部人事檔案為干部的任職、評級、加薪等方面起到了很好的憑證作用。但在實際的干部人事檔案管理過程中，還存在諸多問題。本文旨在通過對干部人事檔案管理矛盾的分析，提出改進對策，以提高干部人事檔案管理的整體水平。

一、干部人事檔案管理工作中的矛盾分析

1.干部檔案集中管理和干部檔案材料分散形成的矛盾

現行干部檔案管理實行集中統一、分級管理。各系統各單位干部人事檔案基本上都是按干部管理權限集中在干部人事部門保管，極少數單位和系統把系統內的所有干部檔案集中統一在干部人事處管理。干部檔案工作始終面臨著集中管理與分散形成的矛盾。學歷學位材料由高等院校形成，教育培訓材料由培訓機構形成，職稱評定材料由人事部門形成，表彰獎勵材料很多單位有，違紀違法材料由紀檢監察部門形成，審計材料由審計部門形成，每個人的履歷表、年度考核材料等都由干部本人分散形成。即使在干部人事部門內部，材料形成也呈分散狀態，負責工資的形成工資材料，負責任免的形成任免材料。管理檔案的工作人員，很少直接形成干部檔案材料。要把這些由不同部門不同人員不同時間形成的材料收集歸檔，難度可想而知。因此，干部檔案中材料不齊全、不完整的問題普遍存在。

2.干部檔案材料橫向縱向不能互相印證的矛盾

由于歷史的原因，簡化字、異體字，地名變化及管理人員的漫不經心，使用同音字或在無法確認的情況下寫個干部出生的大致時間，便遺留下很多問題。從橫向來看，干部檔案記載的信息與干部戶籍檔案、身份證及其他部門信息管理系統所記載的信息多存在不一致。從干部檔案中縱向形成的材料來看，不同時期形成的干部檔案材料記載的有關信息也較多地出現前后矛盾，主要體現在干部出生年月、參加工作時間、加入組織時間、學歷學位、工作經歷、民族和姓名用字上等。這些問題反映在檔案中，就表現為干部本人填寫的各類材料上前后不一致，組織人事部門在工資表、任免表等材料上前后也不一致。

3.干部檔案工作量大與干部人事部門人少事多的矛盾

中組部《干部檔案條例》規定，“每管理一千人的檔案需配備一名專職干部，有業務指導任務的單位，要配備相應的業務指導人員。不需要建立機構的單位，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。”高校應該屬于“不需要建立機構的單位”，按照規定，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職人員。從實際來看，各單位從事干部檔案工作的專職干部幾乎沒有，有的兼職人員還要身兼數職，根本無法滿足工作需要。干部檔案工作存在清理、收集、審核、歸檔、整理、保管、查借閱、信息管理等諸多環節，整理里面又有分類、鑒別、技術加工、編號、編目、裝訂等步驟，其工作任務和工作量是可想而知的。很多單位都采取集中時間集中人員搞集中整理，要么聘請外人審核整理，要么抽調系統或單位的干部審核整理。這種集中的方式雖然解決了一些問題，但不能從根本上使這項工作規范發展，往往是“整了又亂，亂了再整”，歷史欠賬越來越多。

4.干部人事部門信息不對稱

掌握信息要求及時全面與信息提供主體提供信息不及時不全面的矛盾，即“信息不對稱”的問題。隨著社會轉型期“單位人”向“社會人”的過渡，靠傳統“實物”的傳統送交、催收方式等方法已經不能及時、全面掌握了解到干部的許多情況。干部由原來的單位管理為主逐步轉向由單位與社會共同管理，過去許多由單位管理的事項逐步讓位給社會管理，單位不再參與，從這方面來講，干部正在逐步擺脫單位的“束縛”，變得越來越“自由”。所以，在填寫干部信息時，經常會因情況掌握不準確出現錯漏，有時甚至會很離譜。

二、高校干部人事檔案管理的應對之策

面對高校干部人事檔案管理中出現的種種矛盾，筆者認為總的對策是全面深入開展干部人事檔案工作目標管理活動，并以此為抓手，全面提升干部人事檔案管理整體水平，使其更好地適應新形勢新任務的要求。當前應突出抓好以下三個方面：

1.明確三個主體，落實三種責任

根據有關規定，結合單位實際，制定干部人事檔案管理目標責任制。明確三個責任主體：單位領導，人事部門負責人，干部人事檔案工作人員。落實三種責任：單位領導對干部人事檔案工作負領導責任；人事部門負責人對干部人事檔案工作負管理責任；檔案工作人員對干部人事檔案管理負直接責任。一是單位領導要重視檔案工作，并將其納入議事日程、建立良好的管理體制。二是要培養檔案習慣。兼職檔案人員不能解決好所有的干部檔案問題，需要干部人事工作部門全員的“檔案意識”和“檔案習慣”。作為干部人事部門的負責人，要努力促成這種全員“意識”和“習慣”的養成。三是要恪守工作原則。要在干部人事工作中堅持以檔案中記載的“白紙黑字”為基本依據，有檔必依，無檔不依。要安排原則性和責任心強的同志從事干部檔案工作。

2.完善檔案信息采集制度，把好一個關口

完善干部人事檔案信息采集制度的核心，是進一步明確檔案信息提供主體，將真實、準確、全面、及時提供干部人事信息納入信息提供主體的責任和義務，確保干部人事檔案信息采集的質量。與此同時，要認真做好干部檔案信息的處理工作，核心是甄別和審核工作。首先要把好入口關，對擬歸檔的文件材料認真進行甄別和審核。其次是定期開展干部檔案審核工作。審核的主要內容為四個方面：一是審核檔案材料是否齊全完整，二是審核檔案材料是否手續完備，三是審核檔案內容是否客觀真實，四是檔案案卷是否條理規范。

3.建立規章理制度，提高檔案管理水平

建立健全干部檔案查（借）閱、收集、歸檔分類、檢查核對、保管保密、管理人員職責、傳遞等制度。做到制度上墻，責任清楚。檔案的查、借、閱、轉等程序條理化，堅決做到：無介紹信不查，涉及本人不查，未經批準不查；手續不全不借，親屬檔案不借，非特殊需要不借；個人帶檔不轉，沒有正式調令不轉，材料不全不轉。這樣一來就可以確保檔案的完整、真實、連續，真正為干部著想，發揮檔案的最大功效。

4.逐步實現干部人事檔案的“三化”

“三化”即是數字化、信息化、網格化。一是對檔案材料進行數字化處理，每年要用專人把人事檔案的目錄全部錄入計算機，為檔案信息化管理奠定基礎。二是采用科學實用的干部人事檔案管理系統，將錄入的數據嚴格管理，使其規范化。三是探索建立干部人事檔案信息交流平臺。可將干部信息動態化，首先改變以往以部門為單位的管理方式，按干部姓氏音序排列，形成一套干部音序管理法，使用時一目了然；其次在電腦里直接生成《干部任免審批表》《“三齡一歷”確認表》《干部花名冊》《干部年度考核表》等各種人員信息表，為干部任免、調動、福利待遇、工資套改、辦退（離）休手續等事務，開展快捷便利的服務，逐步實現干部人事檔案的網格化管理。

高校的干部人事檔案管理工作只有認真、規范，才能使干部的人事檔案全面、真實、連續，為開發干部檔案的信息資源、發揮干部的積極作用起到大力的推動作用，為領導發現、培養、提拔、重用干部提供有力的依據。

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[4]楊小清,祝琳,石星.衛生系統干部人事檔案管理的矛盾分析與對策[J].中國民康醫學,2012,(14)：1783-1784.

（編輯：郝嬋）

中圖分類號：G715

文獻標識碼：A

文章編號：1671-0568（2016）05-0010-02

作者簡介：許瑋，武漢城市職業學院檔案館員。研究方向：高校綜合檔案管理及干部人事檔案管理等；楊小清，湖北省疾病預防控制中心副研究館員。研究方向：檔案管理。