文秘生見習工作的問題與對策
——以廣東石油化工學院文秘生見習為例

梁 沛 李坤怡 郝洪鋒

（廣東石油化工學院 廣東茂名 525000）

文秘生見習工作的問題與對策
——以廣東石油化工學院文秘生見習為例

梁 沛 李坤怡 郝洪鋒

（廣東石油化工學院 廣東茂名 525000）

文章以廣東石油化工學院文秘生見習為例，著重探討了見習中存在的一系列問題，并試圖提出有效解決文秘生在見習工作問題的對策，具有一定的參考意義。

文秘生 見習 問題 對策

隨著現代化的步伐加快，新的形勢下，社會對文秘生的專業性、綜合性、應用性有何新的要求？廣東石油化工學院13級文秘生的見習中暴露出的短板，反映出實操性顯得越來越重要，存在問題如下：

一、文秘生在見習工作中存在的問題

1．社會：企業對文秘見習工作欠熱情

隨著社會經濟的迅速發展，文秘專業的學生人數每年都呈快速增長的趨勢，就以我校為例，每年的漢語言文學（文秘方向）招生人數都處于增長的趨勢。正由于文秘生人數龐大，每個單位一時間都難以接受一大批新生，擔心學生會影響到單位的正常日常工作，導致學校在為文秘生找見習單位的時候困難重重。同時見習單位沒有管理和教育學生的責任，因此在見習過程都大都只是簡單地分配工作，沒有嚴格地要求學生的工作態度和質量，并且大部分是給一個獨立的空間去獨立完成工作，沒有真正的接觸到公司的辦公情況和職場禮儀等，這些都大大影響到見習效果。就以此次見習為例，我們部分學生所去到某古茶有限公司見習，未能全面地實施見習計劃項目，但是公司擔心文秘生的技藝不熟練，最后把學生固定在一間茶房里學習，見習效果打了折扣。

2．學校：

（1）教學內容與職場所需脫節

在高等院校中，中文系的培訓教育大都以文學型、理論型的教學內容來訓練學生，并沒有很突出文秘專業特色，在教學的課程設置中專業的定位不清，很少設置文秘的專業培訓，大部分的課程是與中文教育范疇相同，這就導致文秘生在工作中所具備的技能與公司所需的技能無法高度匹配。此外，學校秘書人才培養方案標準游離于行業秘書崗位職責之外，學校教學很少針對行業要求來具體培訓秘書崗位，不能很好地結合秘書工作實際要求，最終造成學校的教學工作與社會實際工作不能有效銜接起來。比如，文秘職業的專業要求中最重要的幾點是有熟練的應用公文的寫作能力和文秘人員的高度敏銳感，這些相關的訓練在平常的課堂學習中都涉獵較少。在此次在以廣東茂名石油分公司見習為例，發現我們文秘生在工作中有許多的不足與缺陷：我們學生去到茂石化中為公司撰寫人物采訪稿時，發現同學們的文筆大都過于文學性和學院風過于濃重，不符合現在的企業所需的應用型寫作。我們學生為公司辦文辦會的技能和流程上有大多的環節會過于形式化，沒有綜合考慮到公司的實際要求和工作效率的問題，都是搬照相同的辦會模式，缺乏豐富的辦會經驗。缺乏現代辦公室的自動化管理的相關知識理念，如公司考勤依然是使用紙質版的簽名考勤沒有應用到電子考勤機來考勤。

（2）學校對文秘專業見習工作不夠重視

廣東石油化工學院的文秘見習工作是遵循培訓實用型、技能型的高素質人才的教學理念，但是由學校課程安排一周的見習時間也可以反映出一個問題：學校對文秘見習工作的不足夠重視。一周五天的見習時間，文秘生剛剛開始適應公司文化和投入工作狀態時，短暫的見習時間便結束了。這樣會大大降低文秘見習效果，文秘生無法深入透徹地學習和了解到秘書崗位的職能所需和技能配備，把所學的專業知識和技能檢驗和綜合應用到崗位中。

（3）專業見習指導教師隊伍相對缺乏

目前，在我們學校文秘專業的授課教師少之又少，缺乏專業對口的教師隊伍。大部分的指導老師并非專業課教師，動手能力及實踐經驗相對較弱，在對文秘生見習工作指導過程中往往會出現力不從心的現象。其次，文秘生的指導老師除了負責見習學生的管理和指導工作之外，還有正常的授課工作安排，這樣一來文秘生在見習工作中出現的問題和困難無法及時咨詢指導老師，問題的解決出現滯遺性，而指導老師的精力有限、壓力過大，存在指導不及時、不到位的現象，這就導致了我們的見習效果沒有預料中的明顯。

3．學生：

（1）部分學生的見習工作態度沒有轉換

部分文秘生對見習工作心理上沒有做好充足的心理準備和個人意識沒有由學生轉換為員工，大都習慣了校園內的那種緩慢的學習生活工作方式，時間觀念不明確，缺少集體意識，難以適應企業嚴格的管理制度，出現了紀律渙散，遲到早退，不服從上級工作分配，有的甚至出現出現擅自離開工作崗位的極個別現象等問題出現。這樣嚴重影響了見習的整體效果和給見習單位一個不好的印象，會造成一系列的蝴蝶效應，如：見習單位對文秘生的見習工作不滿意，導致下屆學校與企業的合作難以持續；班級的整體紀律性受到部分同學的影響而出現松散的現象；最終學生對見習工作出現抵觸情緒等影響。

（2）文秘生的專業職能技能素質有待提高

通過此次廣東石油化工學院見習工作的開展發現，文秘生的職業素質有待進一步的提高，主要表現在:文秘生在單位見習中的相關文秘意識的缺乏和文秘技能的缺失。比如，在一場見面會上，我們作為一名參會人員與領導一起開會，要學會眼觀六路，耳聽八方，要懂得領導所需所想，要具備作為一名秘書的敏銳觀察能力?？吹筋I導的杯子水少了，懂得為領導倒茶添水；看到開會的現場溫度過高，要懂得去調節一下室內溫度等等細節問題的處理。但是，我們文秘生只是一味地做自己手頭上的事務，對周圍發生的事情一概不聞不問，缺乏對事物的靈敏度和觀察力。此外，作為一名合格的文秘人員必須具備策劃舉辦一場會議的能力，但是在實際操作時候便錯漏百出，如領導的位置安排，會議流程安排、事先準備工作等等。這都體現出文秘生的相關技能具備能力不足，尤其突出在職場禮儀和會議禮儀方面。筆者通過與見習單位廣東茂名石油分公司的人事部主任——楊菲萼主任交談中發現文秘生主要問題出現在：社交能力較差，不懂基本的職場禮儀，對待工作態度不端正，人生職業規劃迷茫，缺乏上進心和積極主動性。

二、有效解決文秘生在見習工作問題的對策

1．加強完善學校與見習單位的合作機制

學校與相關企業共同建立合理的合作機制和完善的見習培訓制度有利于日后雙方長期穩定開展文秘見習工作，并同時能為企業培訓相關的對口人才，有助于人才疏通和應崗訓人，實現工學結合、校企合作的辦學模式，達到互利共贏的局面。此外，學校可以搭建一個見習交流平臺，用于見習經驗的總結和交流，這樣我們就能在不斷的總結經驗和教訓中學到更多。以廣東石油化工學院為例，應積極尋求政府部門、國家企業的支持和幫助，與茂名市區內大中型企業達成合作關系，充分利用他們已有的行業資源、技術環境等作為自身的教育資源，并且培養出來的人才可以提供企業優先挑選的資格，從而增強了學校的就業優勢和企業的人才優勢等。

2．調整文秘專業課程計劃，構建以培訓文秘生職業能力為目的的教學體系

在我國《高教法》也明確規定：“高等教育的任務是培養具有創

新精神和實踐能力的高級專門人才?！币虼宋覀兏叩仍盒Ｒ岣呶拿貙I大學生的專業職業技能就必須突出創新教育，一改以往固定的教學模式，采取創新靈活的辦學模式，注重學生的個性發展，訓練文秘生的創新思維和文秘意識。同時要提高專業課程所占的比重，隨著社會職業的技能需求來調整課程結構體系，著重培訓學生的實戰能力，理論與實際相結合。要文秘生從“文學生”向“管理者”轉變，由“理論性”向“技能型”轉變。此外，學校應將見習時間延長，讓文秘生能在充裕的時間內參觀與學習企業的工作流程。文秘專業應及時根據行業市場的需求變化而主動適應經濟和社會發展的需要，根據學校的辦學條件，有針對性地調整和設置專業。同時根據企業的用人標準及時進行專業課程改革，滿足區域和社會需求的文秘生，促進文秘生就業。

3．創新指導文秘生見習管理體系

文秘見習是一個具有很強綜合性的實踐教學環節，如果事先沒有周密的組織計劃，就會導致此次工作流走于形式，浪費良好的學習機會。因此，學校應該制定周密的、切合實際的見習工作計劃，并且在見習前一周要對學生開展相關的學習討論會議，讓學生們對見習有一定的認識和了解，明確好每個人的學習目的，端正自己的工作態度，有一段時間讓他們轉換角色觀念，指導老師應該全面地掌握學生的思想動態，及時加以疏導，采用面對面的交談反思。此外，通過微信、QQ等現代化信息手段實現指導老師與學生指導與聯系，以確保問題能順利及時解決。此外，通過合理的見習工作考勤評價體系對文秘生進行評分，并且要求校企雙方共同評分，從而學校可以利用這個體系來無形中約束學生的紀律性。加強文秘見習指導教師團隊建設，提高文秘專業師資力量。學校應該大力引進更多的與文秘專業相關的高素質人才，為本專業注入更多的新鮮活力?；蛘呖梢越洺７灯敢言诿貢鴯徫还ぷ鞫嗄甑馁Y深人士回校做講座，為我們學生講解如今社會所需哪類人才，文秘生在今后的學習道路上應向何處行走。在見習時間中，為同學們講解出現各種情況所應該應對的策略，減少同學們在日后工作中遇到挫折和困難的幾率。

4．著重培訓文秘生自身職業的綜合素質

學校應該對文秘生的綜合能力著重培養，講授當代大學生所缺少的禮儀知識，必須開設大量的專業實務技能課程，以便更科學、更有效的實踐工作。此外，學?？梢耘c企業聯合創建一個兼職、實習平臺，即同學們如有意愿可以通過學校的介紹去到正規的企業，并且是在與專業對口的崗位中進行工作，這樣一來既可以為學生提供一個勤工儉學的機會；二來在工作中，把平常在學校中學習到的理論知識應用到實際中去，不斷審視自己的不足和缺陷，從而規劃好自己的大學生涯中應該學些什么、成為怎樣的人，明確好自己的理想方向，一步步提高文秘生自身職業的綜合素質。

5．建立見習研究小組，通過優秀的同學帶領和管理自己的小團隊

在此次見習中，廣東茂名石油分公司的HR反映一個問題，在文秘班中的學生能力懸殊問題十分嚴重，好的同學已經可以直接到社會上工作，不需要再進行見習的學習，但是差的同學卻對自己的專業定位存在一定的迷茫，許多方面的知識都還不具備。因此我們應該通過小組合作制來以優帶隊的形式來驅動學習。小組合作學習就是以合作學習小組為基本形式，系統利用教學中動態因素之間的互動，促進文秘生的學習，以團體的成績為評價標準，共同達成見習目標的教學活動，能力較差的同學可以通過優秀的帶隊者找到自己學習努力的方向，而優秀的同學通過此次帶領團隊學習如何管理和分配統籌的技巧。

結語

經過上述的問題及解決方案的探討，進一步明確了文秘專業的教學目的和任務，了解到高等院校在培育人才方案中普遍的不足與應改善的地方。著名伊朗詩人薩迪曾經形象地指出：“有知識的人不實踐，等于一只蜜蜂不釀蜜?！痹谝娏暪ぷ髦?，如果沒能讓文秘生很好地把所學知識轉換應用到工作中，就相當于學生積累足夠的知識量，但是卻一直無法實現質的轉換。時代呼喚著新一代大學生，社會需要高素質的人才，不是一臺知識機器。只有培養出更好更多的具有較高綜合素質的大學生才能使我們社會的明天更加美好。