抓住時機，針對問題，加快檔案管理現代化建設

張曉慧

摘 要：本文主要聯系工作實際，提出一是時機，二是問題，以其為突破口，加快我國的檔案管理現代化建設。

關鍵詞：時機；問題；加快建設；檔案管理現代化

實現檔案管理現代化，是檔案工作者的共同愿望和近期的奮斗目標。我認為：必須抓住文書立卷改革這個有利時機，實現檔案管理現代化。

一、檔案管理現代化中的問題現狀

各級檔案行政管理部門自90年代初就開始抓檔案管理現代化工作，經過檔案工作者的共同努力，取得了一些成績，但是現狀并不容樂觀。

（一）目前檔案管理現代化主要存在問題是：

1.多數機關使用電子計算機進行辦公和事務性管理的單位，大部分是處于自動化的起步階段，使用微機定理檔案的僅占很少一部分。

2.使用計算機管理檔案的單位，多數僅限于輸入目錄，處于文檔分離狀態，檔案管理現代化有其名無其實。

3.對檔案管理現代化缺乏認識，認為只要擁有和裝備一定數量的計算機，就實現了計算機輔助檔案管理，就是檔案現代化。

4.有一些使用計算機管理檔案的檔案人員，缺乏計算機知識，計算機操作技術不熟練，不懂得電子檔案管理要求，不會設計和使用檔案管理軟件程序。

（二）我認為造成以上狀況的主要原因是：

1.宣傳不夠。人們對檔案管理現代化沒有迫切的認識。多數單位的檔案管理現代化工作在硬件設備上和人員配備上得不到落實，使檔案部門現代化進展緩慢。

2.長期以來，檔案行政管理部門工作的重心一直是檔案的標準化、規范化管理上，而對檔案信息資源的開發利用和檔案信息服務不夠重視，對于新科技、新技術剛于檔案管理應對措施不力。

3.檔案干部隊伍缺少現代化人才?，F有為數不多的骨干也是僅會打字，就算是配備了計算機，也是為了檔案管理規范化而打印目錄，不能使用計算機管理檔案，達不到檔案管理現代化的目的。這種現狀遠遠不能適應檔案工作對速猛發展的科技信息時代和日新月異的四化建設服務的需要。

二、改革是實現檔案管理現代化的良好機遇

為適應檔案管理現代化的需要，規范電子文件歸檔整理方法，促進機關文檔一體化管理，對原有的歸檔文件整理方法一“立卷”進行了改革，推行文件級整理，為以計算機技術為中心的現代科學技術在檔案管理工作中的有效應用鋪平了道路。

（一）文書立卷改革為檔案管理現代化創造的有利條件主要表現在以下幾個方面：

1.文書立卷改革，改案卷級管理為文件級管理，適應計算機輔助管理，這就為檔案部門計算機設備的配備起到了促進作用。

2.歸檔文件實行文件級管理簡化了手工勞動量，提高歸檔文件整理工作的效率，使檔案部門有精力搞好檔案管理現代化，加強計算機管理和檔案知識的培訓學習，加強現代化管理業務方面的指導，保障檔案管理現代化的順利進行。

3.配備了計算機設備，加強了電子檔案的管理，計算機聯網，就為實現檔案信息資源的開發和檔案信息服務套定了基礎。因此，檔案部門必須抓住立卷改革這個有利時機，積極采取有效措施，加強檔案管理現代化建設。

（二）目前，各級檔案部門正在貫徹執行《規則》，將文件級歸檔的方法在試點單位試行，并逐步全面推開。檔案部門如何利用好這一契機，采取有力措施，促進檔案管理現代化的實現，我認為要作好以下工作：

1.大力宣傳，提高對檔案管理現代化的認識

搞好工作靠認識，提高認識靠宣傳。要搞好檔案管珥現代化，必須加大檔案管理現代化的宣傳力度，使檔案工作者提高搞好檔案管理現代化意義的認識，增強緊迫感和責任感；使社會各界充分認識檔案管理現代化的意義，重視和支持檔案管理現代化建設工作。要大力宣傳實現檔案管理現代化建設的必要性和優越性，即可以充分利用當前的先進技術和設備，增加檔案存儲量，減輕檔案工作人員的勞動量，加快檔案信息傳遞和提高檔案信息服務效果。

2.把檔案部門建成計算機信息中心

檔案部門應是存儲檔案和交流信息的中心。一個單位的檔案室應成為單位的信息中心，一個地區的檔案館應成為當地的計算機信息中心。在工作中要及時地把電，文件轉化為電子檔案脫機保存，按時移交進館。檔案館要加大電子檔案的收集力度，把館藏的可以公開的檔案信息上網進行聯網管理，實現資源共享，成為一個地區的信息中心，更大程度地拓寬信息渠道，開發檔案信息資源為社會各界提供服務，

3.提高檔案隊伍的素質

檔案管理現代化科技含量很高，檔案部門應配備充足的既懂檔案業務又掌握檔案現代化管理知識的復合型人才。這是時代的要求，也是檔案事業發展的需要。為達到這一目的就要加強檔案干部的培訓，促使檔案工作者提高政治素質的同時及時掌握檔案現代化建設需要的新科技知識，增強責任感。通過培訓，不僅要能制做電子文件，使用計算機將電了文件歸檔、檢索，還要能夠具體操作網上信息下載和不同軟件信息的轉換以及準確的確認、保障信息安全。

總之，文書立卷改革是實現檔案管理現代化的極好機遇，我們應抓住這一機會，以文書立卷改革為契機，盡快搞好檔案管理現代化。檔案管理現代化是個系統工程，涉及面廣，耗資大，不可能一蹴而就。實施中要統籌規劃，先易后難，逐步完成。并要經常總結經驗教訓，邊建設邊發揮作用，形成完善的管理辦法，提高檔案管理水平，增強檔案信息服務功能，為建設具有中國特色的社會主義做貢獻。