關于信息化下的企業檔案管理

鄧小莉

摘 要：新常態下，國家的經濟增長速度有所放緩，而開放的程度則更加深刻，這就導致了市場競爭前所未有的激烈。高速傳輸的資訊流更成為了現代商業的特點，誰能適應信息化的發展趨勢，誰就能在經營中處于優勢地位。筆者結合當前人工檔案管理方式的弊端，分析了企業應用自動化檔案管理的必要性及信息化檔案管理的特點，并提出了優化企業檔案管理的相關建議，希望能給現代企業的管理帶來積極的啟發。

關鍵詞：信息化；檔案管理；自動化

科學合理的檔案管理對企業的發展而言十分重要，一方面，企業營銷部門可以從收錄的人員資料中發現潛在的客戶；另一方面，可以對過去的案例進行再思考，便于探索更加高效的業務開展流程。但是，在信息化已成為商業領域主流趨勢的背景下，當前仍有不少企業采用舊有的人工管理方式開展檔案管理工作，這嚴重的影響了其他部門的工作進程，制約了企業的發展。因此，以企業目前的信息管理部門硬件為基礎，探索出一套檔案管理自動化系統意義重大。

一、企業應用自動化檔案管理的必要性

（一）傳統人工管理無法適應當前的高速的信息流

當前信息流已成為企業的生命線，處于信息優勢地位的公司往往可以較為容易的擴大客戶群，開展經營活動。在此背景下，有不少大型企業（尤其是國有企業）查看一個之前簽訂的合同往往需要多個管理人員的同意才能獲得權限，大大的阻礙了工作的開展，人工檔案管理繁瑣的流程很有可能成為企業業務拓展的制約。

（二）檔案人工管理與公司其他業務的網絡化管理不相匹配

當前，市場上大中型企業的核心部門大多已經實現了辦公的自動化，而檔案管理由于難以直接帶來經濟利益，所以往往會被企業管理者所忽視，仍采用舊有的管理方式。當市場人員向檔案管理部門索要歷史記錄時，往往要經歷一番查找，若是查找影像資料，可能還需要觀看一段錄影帶才能確定。如此，就造成了檔案管理部門和企業其他部門之間的脫節，在一些情況下檔案管理甚至會成為特定業務開展的控速環節，給企業的經營帶來了負面的影響。

二、信息化檔案管理的特點

（一）管理一體化

信息化檔案管理不是簡單地等于使用電腦進行檔案管理，事實上，如果檔案管理人員僅僅是將紙質版的文件錄入到電腦上而不做任何的歸類或比對，或需要進行復雜的目錄輸入，那么就仍屬于傳統檔案管理的范疇。管理一體化是區分信息化檔案管理和傳統人力檔案管理的一個重要標志，傳統的檔案管理方式是檔案管理部門將公文進行整理、分類、歸檔，并由業務性部門對產品技術、經營活動、合作協議等文件進行歸納。而信息化的檔案管理系統下，歸檔和管理可以一個步驟完成，檔案管理部門無需進行文件的掃描、錄入、上傳，避免了重復性工作。系統自動生成的表單也減輕了檔案管理工作者的目錄錄入工作量。

（二）便利的信息檢索

與傳統的人力檔案管理相比，信息化檔案管理在檢索的便利性上具有十分突出的優勢。首先，檔案管理系統上的文檔是拿到紙質版后立即掃描記錄的，因此不存在信息丟失的問題；其次，不同的電子版文件存放在不同的類別下，可以針對性的進行篩選；最后，可通過關鍵詞或文件名稱模糊匹配方式查找所需資料，而不需要像紙質版檔案管理時期那樣一個個文件拿出來對照。

（三）對操作人員有一定的技術要求

使用自動化的手段進行檔案管理時，往往會用到access等數據庫軟件，這就需要檔案管理人員熟悉掌握基本的操作，如查找、篩選、錄入、刪除等。必要情況下，還需要掌握簡單的應用公式或編程技能。而檔案管理工作的從業者的專業背景大多為文史類，信息技能正是其弱項所在。

三、在信息化的背景下優化企業檔案管理的路徑探析

（一）構建科學合理的檔案管理制度

企業要想充分發揮信息化檔案管理的優勢，就必須建立起一套符合自身特點的、行之有效的管理制度，并通過嘗試，探索出最佳的操作流程，以提高檔案管理的效率。這套制度應做到除機密文件外的所有文檔可以在全公司范圍內共享，以實現與信息化的開放性相適應（已確定即將離職的職工應取消訪問這一系統的權限）。另外，這一管理制度還應具備相對寬松的檔案存儲制度和比較嚴格的刪除制度。這是因為，寬松的存儲制度方便公司各部門的員工及時將到手文件掃描上傳，而嚴格的刪除制度則是為了避免發生信息的誤刪給后續使用帶來困擾。每位員工應按照相應的類別上傳掃描件，而檔案管理人員需定時對新加的文件進行核對，及時發現問題并聯系錄入人員修改。

（二）注重選拔、培訓專門的信息化檔案管理人員

企業內部建立起自動化的檔案管理渠道，并不是要用計算機完全取代人的作用，而是通過集成化的系統輔助檔案管理人員做好自己的工作。企業在選拔新員工時，因著重聘任基本業務能力過硬，且對數據庫操作有興趣的人員。入職后，則要及時安排老員工或人力部門對其進行培訓，使其能夠迅速適應工作環境。為適應公司業務的發展，檔案管理軟件可能要不定期的進行升級，這就需要及時的對檔案管理部門工作人員開展培訓，使其盡快適應新系統，避免發生誤操作。此外，檔案管理系統的構建往往是由公司的信息部門進行，而檔案管理人員是最熟悉檔案存取操作的人，有必要參與到軟件的功能開發中去，為系統的搭建提出建設性的觀點。

（三）強化檔案管理監管

企業的自動化檔案管理系統是幾乎全公司所有部門及員工都要應用到的，一但出現錯誤，可能造成較為嚴重的問題。因此，檔案管理必須要嚴格監督，且應做到全流程的管理。在檔案錄入首先要篩選出無關文件，有選擇性的上傳；文件上傳后，經過短暫的緩沖期，這一期間只有檔案管理部門和文檔上傳者所在部門員工可以看到，經過檔案管理人員確定無誤后，方可向全公司公開；當檔案在使用期間被重新編輯時，也應經過兩方的確認才能公開。總之，為實現自動化管理系統的高效、準確，檔案管理應嚴格做到全過程的規范化。

參考文獻：

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