新形勢(shì)下公立醫(yī)院人事管理流程再造和優(yōu)化的探索

摘要：隨著《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》的出臺(tái)，公立醫(yī)院人事管理工作面臨更大的挑戰(zhàn)，為了迎接挑戰(zhàn)，醫(yī)院人事管理應(yīng)積極創(chuàng)新工作方法，努力實(shí)現(xiàn)規(guī)范、科學(xué)、高效運(yùn)行。本文從人事管理流程再造和優(yōu)化入手，積極有效地探索新形勢(shì)下醫(yī)院人事管理工作的新模式，提高人事管理的工作效率和品質(zhì)。

關(guān)鍵詞：人事管理 流程 再造 優(yōu)化

人事管理部門(mén)作為醫(yī)院的核心部門(mén)，其管理工作是否規(guī)范、科學(xué)、高效，不僅關(guān)系到醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)和醫(yī)院的發(fā)展，而且關(guān)系到醫(yī)院及職工的切身利益。隨著《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》的出臺(tái)，公立醫(yī)院人事管理部門(mén)更應(yīng)抓住機(jī)遇，積極投身改革，思考如何與時(shí)俱進(jìn)地優(yōu)化和改進(jìn)醫(yī)院人事管理工作。筆者從人事管理流程再造和優(yōu)化入手，進(jìn)行了積極探索，取得了較好的效果，現(xiàn)報(bào)告如下。

一、流程和流程再造

流程也稱過(guò)程與程序，是完成一項(xiàng)或多項(xiàng)工作任務(wù)的一系列邏輯有序的活動(dòng)。醫(yī)院服務(wù)流程是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)其基本功能的過(guò)程，可分為行政管理流程、醫(yī)療服務(wù)流程和后勤保障流程。人事管理流程屬于行政管理流程的范疇，它把人事管理中的各項(xiàng)事務(wù)性工作通過(guò)一個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)予以理順、規(guī)范，保障人事日常管理工作順利開(kāi)展，保障人事政策法規(guī)順利貫徹實(shí)施，有效服務(wù)于臨床醫(yī)療工作。

流程再造。美國(guó)哈佛大學(xué)哈默（Michael Hammer）教授等學(xué)者提出的業(yè)務(wù)流程再造BPR（Business Process Reengineering），強(qiáng)調(diào)以業(yè)務(wù)流程為改造對(duì)象和中心，對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本的再思考和徹底的再設(shè)計(jì)，使企業(yè)能適應(yīng)信息社會(huì)的高效率和快節(jié)奏，適合企業(yè)員工參與企業(yè)管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部上下左右的有效溝通，具有較強(qiáng)的應(yīng)變能力和較大的靈活性。BPR理念對(duì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事管理規(guī)范、科學(xué)、高效運(yùn)行具有很強(qiáng)的借鑒意義。

二、原有流程存在的不足

第一，流程格式不規(guī)范，以用文件、規(guī)章制度代替流程為主；流程環(huán)節(jié)描述簡(jiǎn)單，不具體，實(shí)際操作時(shí)許多細(xì)節(jié)容易遺漏或疏忽。

第二，流程涉及面窄、沒(méi)有形成體系。

第三，流程使用受分工局限，工作人員知曉率、使用率不高。人事科每個(gè)工作人員均有具體分工，相互間雖有協(xié)作和關(guān)聯(lián)，但對(duì)彼此工作的具體要求和做法并不清晰，一旦某個(gè)員工不在崗或離崗，其他員工無(wú)法有效接替，工作不能順利銜接。

第四，流程運(yùn)用缺乏監(jiān)管和優(yōu)化。人事部門(mén)負(fù)責(zé)人因主要精力用于思考本科室發(fā)展規(guī)劃和完成本單位的參謀工作，對(duì)工作結(jié)果跟蹤不夠力，流程實(shí)施缺乏監(jiān)管；負(fù)責(zé)人沒(méi)有一線的實(shí)操，通常不能深切體會(huì)一線工作完成過(guò)程中存在的問(wèn)題，對(duì)流程的優(yōu)化也無(wú)人主持并予以落實(shí)。

第五，流程交接被忽視。人事科是醫(yī)院重點(diǎn)部門(mén)，部門(mén)負(fù)責(zé)人須定期輪崗；人事科是醫(yī)院培養(yǎng)干部的搖籃，工作人員會(huì)調(diào)任其他重要崗位。因交接時(shí)間有限，不可能手把手地帶教新人一段時(shí)間進(jìn)行工作交接，往往是憑口口相傳，遇到問(wèn)題再臨時(shí)去詢問(wèn)，流程交接會(huì)被忽視或被遺漏，接任者不清楚具體做法、細(xì)節(jié)和注意事項(xiàng)，造成各類數(shù)據(jù)、信息資料的動(dòng)態(tài)更新被中斷，數(shù)據(jù)信息不準(zhǔn)，檔案資料凌亂不全等問(wèn)題。

三、如何再造和優(yōu)化

全科統(tǒng)一思想，明確做好人事工作的基本要求是規(guī)范和效率；基本做法是全員參與，邊工作邊實(shí)施，建流程，立規(guī)矩，提高工作效率。具體做法如下：

第一，流程再造和優(yōu)化。流程是文件政策的具體化，文件政策是流程的依據(jù)和支撐。科室人人動(dòng)手，結(jié)合文件規(guī)定和實(shí)際操作，再造和優(yōu)化各自經(jīng)辦工作的流程，注重細(xì)節(jié)描述。期間多次借鑒PDCA循環(huán)管理的理念，進(jìn)行實(shí)踐--擬定--實(shí)踐--討論修改--實(shí)踐--復(fù)習(xí)強(qiáng)化--實(shí)踐，多次循環(huán)，不斷改進(jìn)、優(yōu)化。例如新聘職工反應(yīng)獲取工號(hào)時(shí)間較長(zhǎng)，影響他們進(jìn)站工作。我們首先查看流程，發(fā)現(xiàn)原來(lái)的做法是人事科集中編排工號(hào)，報(bào)宣傳科做工牌，員工領(lǐng)到胸牌后再自行到醫(yī)務(wù)科和信息科申請(qǐng)進(jìn)站。我們認(rèn)為是胸牌制做費(fèi)時(shí)較長(zhǎng)，于是將人事科報(bào)送新工號(hào)的部門(mén)增加為三個(gè)。運(yùn)行一段時(shí)間后，仍有新職工反應(yīng)時(shí)間長(zhǎng)了，經(jīng)再次討論，改為人事科提前編排工號(hào)，新職工報(bào)到時(shí)就可領(lǐng)到工號(hào)到相關(guān)部門(mén)辦理進(jìn)站手續(xù)，大大縮短了進(jìn)站時(shí)間。

第二，規(guī)范和完善各種表格和文本模版。人事工作需要大量使用各種表格、文書(shū)文本。規(guī)范的表格、文本是流程的另一種形式和補(bǔ)充。我們對(duì)分散保存在各個(gè)電腦中的表格、文本逐一進(jìn)行修改。同樣再次借鑒PDCA循環(huán)管理理念，對(duì)文書(shū)進(jìn)行完善。例如規(guī)范了辭職證明的格式，增加了辭職職工簽收欄；在法律顧問(wèn)的指導(dǎo)下，制定“新員工告知書(shū)”，細(xì)化告知內(nèi)容，便于留下培訓(xùn)新員工的書(shū)面記錄。

第三，所有流程、表格、文本模版的電子版本由科室負(fù)責(zé)人集中管理，統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn)和格式；根據(jù)工作類別將流程、表格和文本匯編成冊(cè)，初步形成了人事工作流程管理體系。

第四，強(qiáng)化訓(xùn)練，熟悉流程，統(tǒng)一使用。一是科務(wù)會(huì)時(shí)反復(fù)強(qiáng)調(diào)流程再造和優(yōu)化的重要性；二是通過(guò)QQ群有針對(duì)性的、不定期復(fù)習(xí)，不斷提醒和強(qiáng)化工作人員熟悉工作流程；三是科室負(fù)責(zé)人不定期抽查流程執(zhí)行情況；四是科內(nèi)實(shí)行輪崗制。

四、效果

再造優(yōu)化了10多個(gè)方面的工作流程、常用表格和文本，包括招聘及人才引進(jìn)、入職管理、合同管理、辭離職管理、員工日常管理、進(jìn)修培訓(xùn)、工資社保福利、檔案管理、職稱評(píng)聘、退休返聘等。其中工作流程39條，常用表格和文本模版60個(gè)，仍在不斷更新和完善。具體成效如下：

第一，匯編成冊(cè)的流程、表格、文本模版，方便查找，成為像詞典一樣的“工具書(shū)”，即使某工作人員不在，其他人也可有效接替，提高了工作效率，提高了職工對(duì)人事科工作的滿意度。

第二，流程、表格和文本模版相互提示，降低了出錯(cuò)率，大大減少了傳、幫、教的工作量，新人能借此迅速進(jìn)入工作狀態(tài)。

第三，工作人員逐漸養(yǎng)成按流程辦事、沒(méi)有流程建流程、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題討論優(yōu)化流程的習(xí)慣，工作規(guī)范程度明顯提高。人人都能參與科室內(nèi)部管理，人人都有責(zé)任和權(quán)利，主人翁意識(shí)、管理水平得到提升。

第四，工作人員開(kāi)始關(guān)注PDCA循環(huán)管理工具，逐漸養(yǎng)成了持續(xù)改進(jìn)工作的良好習(xí)慣。

五、體會(huì)

人事管理流程再造和優(yōu)化是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，既要保持流程的全面性、穩(wěn)定性、持續(xù)性，也要結(jié)合醫(yī)院管理需要、人事工作的特點(diǎn)持續(xù)改進(jìn)和完善。只有全體工作人員思想統(tǒng)一、步調(diào)一致，有落實(shí)有檢查有改進(jìn)有傳承，人事管理工作就會(huì)得到有效的規(guī)范、完善和提升，為醫(yī)院人事管理提供良好的保障，為今后實(shí)現(xiàn)人事信息現(xiàn)代化管理做好充分準(zhǔn)備。

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作者簡(jiǎn)介

朱敏，女，45歲，本科學(xué)歷，經(jīng)濟(jì)師，現(xiàn)任華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬梨園醫(yī)院人事科科長(zhǎng)。