淺析即時通訊工具對項目溝通的影響

朱喜玲 舒超 周宏澤云南大學發(fā)展研究院

淺析即時通訊工具對項目溝通的影響

朱喜玲 舒超 周宏澤
云南大學發(fā)展研究院

隨著科技的發(fā)展，即時通訊工具“熱”的產生，它改變著人們的生活方式，同時也改變著項目管理溝通體系的方方面面。本文在以往文獻以及實際狀況的基礎上，從項目溝通時間與信息安全性、信息傳遞效率與傳遞幅度、溝通中的障礙3個主要方面分析即時通訊工具對項目溝通體系的影響，使得人們加深這一方面的認識，從而提醒項目成員在使用即時通訊工具的過程中能夠最大程度的發(fā)揮其長處，盡量避免其帶來的消極影響。

項目溝通、即時通訊工具、影響研究

一、引言

項目溝通管理是項目管理的重要組成部分，很多項目開始采用項目管理的方法開展，任何一個項目，該項目都會分為不同的階段、出現(xiàn)不同的干系人，為確保項目的順利進行，則離不開信息的傳遞和接收。然而，隨著互聯(lián)網技術的發(fā)展，微信等諸多即時通訊工具的出現(xiàn)，它們不斷影響著現(xiàn)有的項目溝通體系。

二、即時通訊工具對項目溝通的影響方面

基于文獻分析以及實際狀況，本文從項目溝通時間與信息安全性、信息傳遞效率與傳遞幅度、溝通中的障礙3個主要方面進行分析研究即時通訊工具對項目溝通體系的影響。

1.溝通時間與信息安全性的變化

隨著即時通訊的出現(xiàn)，打破了原有的溝通渠道與溝通方式。溝通渠道分為個人與非個人兩種類型。個人溝通渠道則是指兩個或更多的人直接互相交流，他們可以面對面、通過電話、甚至通過郵件交流，而即時通訊工具的出現(xiàn)則改變著項目組成員的交流方式與溝通時間。

（1）面對面交流方式的變化。即時通訊工具的出現(xiàn)，使得面對面交流不再單純指傳統(tǒng)意義上的面對面交流，同時也包括依托于即時通訊工具的視頻通話——虛擬的面對面交流。這一虛擬的面對面交流方式也從原來的兩人，現(xiàn)如今已實現(xiàn)了多人在虛擬世界的面對面交流。項目成員不管在任何地方、任何時間只要有通訊網絡，就可實現(xiàn)會議等工作。即時通訊工具這一視頻功能的出現(xiàn)，一方面可以減少員工的出差、節(jié)約資源；另一方面則可以減少溝通時間，減少路程時間等，使得溝通的時間成本降低。

（2）即時通訊的交流逐漸“取

代”郵件交流。即時通訊工具成為繼短信、免費郵箱和搜索引擎之后互聯(lián)網的又一競爭熱點，全面建立在WEB基礎之上的即時通訊，隨著大量垃圾郵件的產生，不僅給人們帶來了麻煩，還帶來了極具破壞性的網絡病毒，而即時通訊的誕生與發(fā)展，有效地填補了電子郵件功能的空白，逐漸廣受企業(yè)青睞 ［4］。當然，即時通訊軟件的也存在被盜等情況，但這一詳細與郵件中的病毒以及垃圾郵件給我們來帶的困擾有所減輕。而且隨著科技技術的發(fā)展，即時通訊的加密程度不斷增加，同時即時通訊工具在人與人之間的交流中增加了加密傳送這一特性，其安全性逐漸提高，在使用即時通訊工具時，我們注意其安全性，盡量防止被盜現(xiàn)象的發(fā)生。

2.信息傳遞效率與傳遞幅度的變化

互聯(lián)網時代，信息的傳播速度較快。任何一個項目往往都會涉及到不同的項目干系人，即時通訊工具的出現(xiàn)則改善了項目中信息的傳遞速度與傳遞幅度，不再是傳統(tǒng)的一對一傳遞方式。隨著微信群、QQ群等的出現(xiàn)信息傳遞層級則逐漸減少，只要是與該項目相關的人，就可以拉到群里中，群組成員即項目組相關人員則可以一起接收到項目相關信息并進行討論，一方面可以增加項目成員之間的信息交流、降低項目溝通層級、增加項目成員的互動性，改善項目溝通氛圍；另一方面可以增強信息傳遞的時效性。

在帶來積極影響的同時也具有一定的不利因素：即時通訊工具的出現(xiàn)雖然增加了信息溝通的氛圍與項目成員之間的互動性，但由于溝通氛圍與溝通環(huán)境的變化，項目成員在溝通過程中，可能會出現(xiàn)更多的無用信息，導致信息的效用降低、信息的權威性降低。這一現(xiàn)象在我們借助即時通訊工具進行溝通時，應加以注意和防范。

3.改善信息溝通中的障礙

人與人之間的溝通即是一個人發(fā)出一條信息，目的在于傳達某種意思。如果沒有信息發(fā)出者對信息的編碼，沒有信息接受者對信息的解碼，信息本身將失去其意義。通常在信息溝通過程中人與人之間的主觀上的差異、各種客觀障礙是造成溝通困難的重要原因。溝通過程中的主觀障礙主要表現(xiàn)為：1、個人對現(xiàn)實的認知與想象力；2、個人的喜好、個性和感情；3、個人的經歷和背景。三者之間都是溝通雙方個人的主觀差異造成的；溝通過程中的客觀障礙主要表現(xiàn)為：1、有形與無形的距離；2、語言障礙；3、位置、層次與角度；4、事情的復雜程度；5、文化氛圍［5］。然而，借用即時通訊工具進行的溝通，因其溝通環(huán)境與溝通情景與現(xiàn)實中面對面等方式的溝通方式不同，容易使人產生輕松愉悅的感覺，因此這一溝通平臺使得溝通雙方之間易于形成良好的溝通關系，它打破了人與人之間的無形距離，使人們的溝通是建立在平等的基礎上進行溝通交流。同時，這一溝通渠道便于項目成員深入溝通甚至在多人的信息發(fā)送與接收的過程中易于形成交流。他們在交流的過程中信息所傳遞的意思被有效解碼，更容易被理解，這在一定程度上有效降低了信息的損耗與信息失真。

項目管理與傳統(tǒng)管理方式不同，它鼓勵橫向溝通，恰巧借助即時通訊工具平臺的溝通就順應了這一溝通形式，因此即時通訊的出現(xiàn)廣受歡迎。即時通訊工具除影響著以上方面外，還影響著項目溝通的頻率等方面。不管其影響如何，我們在使用即時通訊工具進行溝通時，應最大程度的發(fā)揮其長處，盡量避免其帶來的消極影響。

朱喜玲（1992-），女，漢族，河南鄭州人，研究生，單位：云南大學發(fā)展研究院管理科學與工程專業(yè)；舒超（1991-），男，漢族，湖北荊州人，研究生，單位：云南大學發(fā)展研究院管理科學與工程專業(yè)；周宏澤（1990-），男，蒙古族，天津人，研究生，單位：云南大學發(fā)展研究院管理科學與工程專業(yè)

［1］ BG Zulch.Communication： The foundation of project management［J］. Procedia Technology， 2014 （16）：1000 -1009.

［2］ 王謙，武岳.芻議即時通訊工具對人際關系的影響［J］.通訊世界，2015.