醫療設備檔案信息化管理及新技術應用

摘要：建立醫療設備檔案非常重要，因為完善的檔案資料不僅可以提高醫院的維修效率，有效減少醫院的維修成本，還可以為醫療糾紛提供依據。而設備檔案只有實現了信息化管理才能提供全面準確的資料，才能有效地避免資料丟失的現象。文章分析了如何才能實現檔案的信息化管理，以此促進醫院的進一步發展。

關鍵詞：醫療設備；檔案信息化；信息化管理；新技術；檔案資料 文獻標識碼：A

中圖分類號：R197 文章編號：1009-2374（2016）07-0050-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.07.026

1 概述

當前各大醫院引進的先進醫療設備越來越多，并且設備更新非常快，設備檔案資料也隨之增多。為了能夠對設備檔案進行有效的管理，進一步提高設備的利用率，需要利用計算機網絡技術創建一個信息管理平臺，實現醫療設備檔案管理的智能化，為醫院提供完整的設備檔案資料，從而輔助醫院的領導人員能夠根據檔案資料做出正確的決策。

2 醫療設備檔案的作用

醫療設備檔案不僅詳細記錄了前期設備采購以及驗收兩方面的相關資料，還詳細記錄了后期設備使用、維修以及報廢等各個方面的相關資料，具有重要的作用。首先，檔案全面記錄了醫院所有設備后期保養維修等相關資料，根據這些資料就可以發現使用過程中發生的故障，對故障的內容以及次數進行統計分析，從而預測設備有可能發生的故障，做出相應的預防機制，這樣不僅可以在很大程度上降低維修費用，而且還可以為遠程維修奠定基礎；其次，從檔案中可以查看各個型號設備的利用率，了解具體的使用狀況，根據這些資料醫院相關領導就可以做出正確的采購決策，就不會出現重復采購或者出現采購劣質設備的情況，有效避免一系列的采購風險；最后，檔案資料提供了準確客觀的計量檢測報告等數據，在發生醫療糾紛的時候，可以作為參考依據。

3 醫療設備檔案信息自動化管理系統的必要性

以往在對醫療設備檔案進行管理的過程中，醫院通常都是采用臺賬化的管理方法，然后把檔案分門別類放在檔案柜中，這種傳統的方式存在許多的問題，首先，檔案文件數量非常多，很不方便保存，而且長時間保存以后容易丟失或者損壞，這樣就會給醫院造成較大的損失；其次，查閱者在查找資料時，查找很不方便，浪費時間和精力；最后，檔案的管理設備不具有維修以及維護等功能，不能顯示設備的使用情況。

檔案自動化管理系統可以改變醫院傳統的管理模式，實現檔案信息的動態管理，使檔案管理實現網絡化。檔案信息自動化管理具有很大優勢：首先，檔案信息不受外因素的影響而丟失，這主要是因為電子檔案是可以備份的，這樣一旦有了自然災害，檔案資料就不會遺失；其次，查閱資料非常方便快捷，也可以提高管理人員的工作效率；再次，在構建一個系統的網絡化平臺以后，醫院的所有醫師和設備工程師就可以快速獲得設備的使用情況，各個科室在調用醫療設備的時候就更加的方便，這樣一方面可以提高醫院醫療設備的利用率，另一方面也可以提高醫院的治療質量，使患者能夠得到及時的醫治，最終實現醫療設備的高利用率以及合理調度；最后，醫院的相關領導可以全面掌握各種型號醫療設備的運行數據，這樣就可以把所有數據進行對比，從而利用計算機系統對這些數據進行統計分析，準確客觀地反映出醫療設備的使用效益。

4 檔案信息自動化管理系統的實現

檔案信息自動化管理系統主要是在建檔的時候，把所有的文檔資料等信息全部采集到該系統中，從而快速補充檔案的相關資料，對檔案信息進行登記、檢索以及匯編等工作，這一過程為后期檔案資料的查閱等工作的實現打下了基礎。該管理系統的實現首先需要構建一個管理平臺，平臺所需的文檔資料不僅包括靜態檔案，而且還包括動態檔案，然后通過這個管理平臺實現檔案信息的輸入與輸出。

靜態檔案囊括了醫療設備從采購到報廢階段所有的相關資料，主要有以下四種資料形式：第一個是審批文件；第二個是紙質資料；第三個是光盤或磁盤資料；第四個是影像資料。前兩種文件形式需要通過一定的技術處理使其生成數字化檔案，然后才能輸入信息管理平臺中，而后兩種文件形式可以直接作為電子文檔存儲到信息管理平臺中，這樣就可以對檔案資料進行管理和檢索。動態檔案囊括醫療設備在使用過程中產生的所有相關資料，它和其他檔案資料有一定的不同，隨機性非常強，比如設備的故障多種多樣。然而動態檔案的信息化管理非常重要，這是作為故障分析的前提條件，做好故障預防工作可以在很大程度上縮短設備的停機時間，提高設備的利用率。所以必須要實現動態檔案的網絡化管理，具體實現過程如下：首先，在使用過程中發現設備故障后，立即到網上進行報修，申報者需要填寫設備的基本信息，具體描述故障設備的狀態，再把這個報修單傳到醫學工程科；其次，醫學工程科查看設備報修單，根據故障描述檢查該醫療設備的具體情況，同時查閱設備的相關信息，確定能不能在院內維修，進而科學地評估維修所花費的時間以及費用，告知報修故障科室評估結果，再協同該科室繼續開展下一步的工作；最后，維修人員對出現故障的醫療設備進行檢修，在完成檢修工作后，應當做好維修的記錄工作，不僅要詳細記錄維修人員的姓名以及故障的原因，而且還要詳細記錄設備維修費用以及時間，如果不是在院內維修，則應當要求維修單位提供對應的維修報告單。醫學工程科再修改設備的維修情況，方便各個科室的在線查詢。在平臺中形成檔案文件后，醫院的各個科室以及部門就可以隨時調用，并且還可以具體分析設備的工作狀態以及利

用率。

5 檔案信息自動化管理系統在設備運行中的應用及發展前景

檔案信息化在設備運行中的應用主要體現在以下兩個方面：首先，設備檔案信息自動化管理系統具有共享模式，醫院可以利用這個優勢實現在線培訓。把各種型號醫療設備購置階段的所有資料上傳到信息管理平臺中，再把設備調試階段的所有資料也上傳到信息管理平臺中，這樣醫院的培訓對象就可以在線上直接瀏覽閱讀。這種培訓模式具有很大的優勢：一方面可以有效提高培訓效率，另一方面使用者在不了解具體設備操作步驟的時候，可以即時查閱資料，從而減少工作誤差，減少設備的損壞。其次，可以提高醫療設備的維修效率，不斷更新設備的維修狀態。醫院在信息管理平臺中建立的維修記錄檔案，并不是固定不變的，而是從設備的購置階段開始不斷的變化著，為了能夠準確地掌握各種醫療設備型號的相關信息，需要詳細地記錄每一次的維修信息，不僅要詳細記錄設備的使用情況，還要詳細記錄設備的具體維修過程。除此之外還需要詳細記錄設備質量控制報告等，使醫療設備的維修維護記錄處于一個動態化的模式中。這樣維修人員才能全面掌握醫療設備的維修狀態，在設備出現故障時就可以通過查閱維修記錄，從而迅速地診斷出故障的原因，這樣就可以提高維修效率，并且還能在很大程度上延長設備的使用壽命。

計算機網絡技術不斷的發展，醫院在對醫療設備檔案進行管理的過程中，管理模式也發生了很大的變化，從初期的單機記錄到融入HIS，而檔案信息自動化管理模式也將成為未來醫院檔案管理的一個重要手段，只有這樣才能進一步實現數字化醫院。而在對數字化醫院進行建設的時候，應當以實現各個醫院的檔案信息共享為目標，而不是把眼光局限于單個的醫院。當前大多數醫院采用的醫療設備管理系統，只是能夠給本醫院人員提供查詢以及檢索等功能服務，而不能把設備檔案信息共享到其他的醫院，這在很大程度上影響了醫療設備的利用率，使其不能充分運用在臨床醫療中。使各個醫院之間的設備檔案信息實現共享模式，具有非常大的優勢，在建立一個設備檔案信息共享管理平臺后，每一個醫院中的工作人員都能進入這個平臺，從平臺中查看其他醫院醫療設備的有關信息，還可以利用這個平臺對某種設備的使用效率進行統計分析，從而了解設備產生的效益，全面掌握各種設備的性能。這樣醫院在采購醫療設備的時候，就可以結合本醫院的情況，分析購買哪一種型號的設備最合理。同時有了這樣一個信息共享平臺，醫院的維修人員就能更全面地了解某種設備有可能發生的故障，從而做好故障預防工作，更加迅速地診斷出故障類別，從而大大縮短維修時間，有效降低維修費用，減少醫院的設備維修成本。

6 結語

醫療設備檔案的管理涉及醫院未來的發展，因此應當做好醫療設備檔案的管理工作，進一步完善檔案資料，實現檔案資料的動態化管理。采用新型的管理模式，使設備檔案管理實現智能化，需要建立一個信息自動化管理系統，利用先進的計算機技術創建一個信息管理平臺，不斷更新設備檔案的相關資料，為查閱者提供一個全面客觀的信息，從而為后期設備的維修維護等工作提供參考。同時也可以從檔案中查閱各種型號設備的性能以及使用效益，結合醫院的具體情況，決定購買經濟適用的設備，進一步提高工作效率，有效避免人力物力的浪費。

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作者簡介：盧捷婷（1974-），女，廣東廣州人，廣州市第八人民醫院館員，研究方向：檔案管理。

（責任編輯：蔣建華）