關于醫院電子檔案管理工作的實踐與探討

安徽中醫藥大學第一附屬醫院 王雅慧

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關于醫院電子檔案管理工作的實踐與探討

安徽中醫藥大學第一附屬醫院 王雅慧

【摘要】隨著我國信息網絡技術的不斷發展，檔案的管理工作也緊隨時代發展的潮流越來越趨向于信息化和電子化發展。醫院電子檔案管理相較于紙質檔案管理具有許多的優點。加強醫院電子檔案管理工作，不僅會提高檔案管理的效率和安全，也促進了醫院檔案管理制度的改革。現通過分析實現醫院電子檔案管理的重要意義，并且研究當前檔案管理工作中面臨的挑戰，最后制定合理有效的措施進一步完善醫院電子檔案管理工作。

【關鍵詞】醫院電子檔案管理；優勢；探討

前言

現階段，我國的醫院檔案管理工作越來越多的采取電子化的方式，這主要是因為電子檔案管理相較于傳統的紙質檔案管理更具有操作簡單，查找快速，不易丟失，安全性較高等等優勢。隨著現代科學技術的發展，使醫院電子檔案管理化水平不斷提高，但是其中仍讓存在著一些諸多急需解決的問題，這些問題嚴重阻礙著醫院電子檔案管理工作的發展。因此，要加強對醫院電子檔案管理工作的重視，要對醫院電子檔案管理工作進行系統全面的探討。

1　分析電子檔案管理的優勢

當前，隨著時代的發展，使我國各大醫院等相關單位在檔案管理工作方面也取得了很大的進步，醫院電子檔案管理逐步取代了紙質檔案管理。電子檔案管理具有許多的優點如下。首先，電子檔案管理操作簡單，方面。工作人員能夠實施的錄入、增加、刪減以及修改電子檔案信息，而且還能保證醫院檔案信息的規范性和檔案頁面的整潔度。其次，電子檔案的檢索和傳遞速度快，時效性強，不受時空的限制，能夠實現遠距離，大容量的快速傳輸。然后，醫院電子檔案能夠實現資源共享，可以讓使用者很方便的通過電子網絡獲取到需要的檔案信息。另外，醫院電子檔案無需一紙一筆，成本低，并且占據的存儲空間較小，能夠有效解決資源浪費問題。還有，醫院電子檔案的表現形式多樣化，文本、圖片、音頻、視頻，融為一體，能夠更加生動形象的供使用者在網絡上閱讀。此外，醫院電子檔案的安全性較高，風險較低，能夠保證醫院檔案信息處理中頁面清晰度較高，使復制電子檔案文件時，輕松查找，不易丟失。

2　分析醫院實行電子檔案管理的重要意義

2.1有利于提高醫院檔案管理工作的效率

當前，我國包括醫院在內的事業單位都在逐步利用現代信息技術將檔案管理進行電子化發展，這樣不僅促進了檔案數據資源的共享，提高了信息管理的標準，也彌補了以往傳統落后的紙質載體人事檔案的利用率較低、工作量較大、費時費力以及成本較高等不足。醫院實行電子檔案管理，提高了檔案管理工作的效率，增強了電子檔案管理的時效性，使醫院檔案資源實現多次反復使用，有利于保護檔案信息，促進醫院電子檔案管理事業的健康發展。

2.2有利于完善醫院等事業單位的檔案管理制度

隨著電子信息技術的發展，給各大醫院了解人才的基本信息資料時提供了便利，人員的信息通過收集、整編和管理可以自動實時的從電子檔案信息數據庫中獲取，使醫院可以精確地選拔和管理優秀人才。另外，醫院也可以在員工工作期間通過人事檔案信息化管理來查看員工的工作表現，使員工的才華和能力充分體現出來，從而有利于醫院對員工更好的監督和人事安排，有利于進一步完善醫院電子檔案管理制度，促進醫院各方面的可持續性發展。

3　分析現階段醫院電子檔案管理工作面臨的挑戰

現階段的醫院電子檔案管理工作雖取得了很大的發展，但其中仍存在著一些不足之處，醫院等事業單位的管理部門對電子檔案管理工作不夠重視，管理模式和電子檔案數據庫資源都比較落后，配套的軟硬件設施和員工素質還有待提高，使醫院電子檔案管理工作面臨著諸多的挑戰。

3.1缺乏對醫院電子檔案管理的安全重視和總體規劃

我國現代信息技術的發展較晚，有部分醫院等事業單位對電子檔案管理的認識較少，對其安全建設方面的重視不夠，沒有樹立計算機網絡安全的意識，這樣既有可能出現電腦病毒和網絡黑客對電子檔案信息安全的破壞，而且醫院領導者缺乏對電子檔案管理的總體規劃，使醫院各個部門的數據信息難以實現資源共享。醫院電子檔案信息數據庫建設比較落后，電子檔案管理標準化進程緩慢，有些數據信息不僅不完整、不真實，并且對一些錯誤的信息也沒有進行及時的修改補充，這些問題嚴重制約著醫院電子檔案管理工作的持續發展。

3.2軟硬件配套設施較差，工作人員的整體素質水平不高

目前，我國部分醫院的電子檔案管理工作的發展水平比較低，甚至還存在使用傳統紙質的檔案管理模式，缺乏檔案管理的軟硬件配套設施，這使醫院檔案管理的效率低，難以為醫院快速提供準確全面真實的檔案信息。另外，醫院對于從事電子檔案信息化管理工作的人員缺乏標準化、規范化的管理，工作人員的整體素質水平不高，沒有掌握電子檔案管理專業技能；而且還會出現一些違反人事紀律，違規等現象，使得醫院電子檔案管理存在嚴重的安全隱患，難以保證醫院電子檔案信息的完整性、原始性和真實性，甚至會造成機密文件信息在網上發布和流轉，從而引發泄密現象，給醫院等事業單位帶來損失，阻礙著醫院電子檔案管理工作的順利進行。

4　制定合理有效的措施進一步完善醫院電子檔案管理工作

4.1建立健全電子檔案管理制度，規范電子檔案管理工作

為了促進醫院電子檔案管理工作的發展，醫院等事業單位的領導要加強對電子檔案管理工作的重視。根據電子檔案管理工作的特點，及時了解當前社會對醫院電子檔案信息的需求，制定一系列的法規來進行約束和管理電子檔案，這樣才能使醫院電子檔案管理工作更加規范，避免出現安全隱患，確保醫院電子檔案信息的安全性。要根據醫院等事業單位的發展狀況來修改相關的制度，使其更好地適應醫院電子檔案管理工作的發展，提高電子檔案管理工作水平。

4.2完善醫院電子檔案管理部門的軟硬件設備

在醫院電子檔案管理工作中離不開計算機設備，醫院等事業單位的檔案管理部門不斷加強對其軟硬件設備的支持，淘汰落后的計算機設備，并且配備更加完善的電子檔案管理硬件設備。例如，電子刻錄設施和光盤等，這樣才能方便工作人員處理電子檔案信息，增強醫院電子檔案的時效性，保證電子檔案能夠安全存儲和有效利用。此外，醫院電子檔案管理部門還應該建立起完善的檔案管理信息系統，有效使用現代化網絡安全技術，防止不法分子修改和泄露電子檔案信息，提高電子檔案信息的安全性，為電子檔案的科學管理提供有效的技術支持。從而進一步完善電子檔案信息管理工作。

4.3提高醫院電子檔案管理工作人員的專業水平和素質

醫院等事業單位還應提高電子檔案管理工作人員的專業水平和素質，培養工作人員的服務意識，使工作人員認識到檔案管理工作的性質和重要性。醫院等事業單位要建立起長效的人才培訓機制，定期加強對電子檔案管理工作人員的專業技術、道德和法律培訓，使工作人員對檔案工作充滿熱情，更好的熟悉檔案業務；并且能夠熟練操作計算機網絡技術等，提高工作效率，保證檔案信息的查詢、傳遞和共享。醫院等事業單位還應強化電子檔案管理工作人員的道德和法律意識，使工作人員嚴格按照相關制度辦事，不發生違規等情況，確保電子檔案信息的完整、真實和安全，從而促進醫院電子檔案管理工作的進一步發展。

5　結束語

實現電子檔案管理是現代醫院檔案管理工作健康發展的必然趨勢，對于提高檔案管理工作的安全和效率具有積極的作用。雖然醫院電子檔案管理存在操作簡單、時效性強、存儲空間較小、使用成本較低以及表現形式多樣等優勢，但是在當前醫院電子檔案管理工作上，仍然存在著上級領導對其發展不夠重視，并且缺乏總體規劃以及電子檔案管理的軟硬件配套設施較差，相關工作人員的整體素質水平較低等等問題。因此，為了進一步完善醫院電子檔案信息工作，醫院等單位就要通過建立健全電子檔案管理的法規，加大對電子檔案的資金和技術投入，并且提高檔案管理工作人員的專業水平和素質等措施來促進電子檔案管理工作的健康發展。

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