信息化視野下的高校人事檔案管理

李琦

（齊齊哈爾大學，黑龍江 齊齊哈爾 161006）

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信息化視野下的高校人事檔案管理

李琦

（齊齊哈爾大學，黑龍江 齊齊哈爾 161006）

由于高校不斷開展人事制度改革，使得高校中的人事檔案管理工作也需要不斷提升其實際工作水平。基于信息化視野下如何實現高校人事檔案管理的信息化，是目前我國急需探討與解決的問題。為了適應信息化時代的需要及自身人事制度改革的要求，高校必須加快人事檔案管理信息化建設的發展步伐。

信息化視野；高校人事檔案管理；措施

1　當前高校人事檔案管理的不足之處

1.1沒有充分認識到高校人事檔案管理的重要性

在目前我國許多高校中，存在一些領導及管理人員沒有充分認識到高校人事檔案管理的重要性。這種現象主要體現在以下幾個方面：首先是認為高校的人事檔案管理并不是高校工作的重點內容，只是將其作為可有可無的隨意性工作，進而沒有從思想上轉變其工作態度。其次是他們對高校的人事檔案管理存在認識上的偏差，認為檔案只是記錄過去的事，對于現在來講并沒有太大的實際意義。最后是由于認識上不夠重視，因此在實際管理人事檔案的過程中存在管理松懈與滯后的現象，從而淡化了人事檔案的作用與地位。

1.2采用傳統方式進行管理導致實際管理效率低

當前在我國一些高校中，還在采用傳統的方式來管理人事檔案，主要是以實體檔案為主。實體檔案雖然有適應性強、利用范圍廣，還可以作為原始憑證等優點。但對這種檔案的日常管理工作量較大，而且實際利用效率比較低。除此之外，當前我國高校在人事檔案的管理過程中，一般是用16開規格的紙作為載體，跟國際上所采用的標準A4紙之間還是存在一定的差異性。進而在對高校的人事檔案進行裝訂時，增加了剪裁與折疊的工作量，從而降低了管理效率。

1.3沒有建立健全完善的高校人事檔案管理系統

目前我國高校中還沒有建立健全完善的高校人事檔案管理系統，大多都是采用自主研發的人事檔案管理軟件，管理的主要內容也只是單純集中于檔案目錄的編輯、人員基本信息及檔案的轉遞等一些基本方面。由于高校自主研發的人事檔案管理軟件具有功能范圍小、所儲存的信息量過窄、信息統計不完全、信息化程度不高、綜合分析過于復雜等缺陷，進而無法適應我國高校人事檔案管理信息化的現實需求。

2　基于信息化視野下有效提升高校人事檔案管理效率的措施及策略

2.1強化宣傳引導作用，提高相關人員對檔案管理的認識程度

要全面提升我國高校的人事檔案管理效率，首先需要強化宣傳引導作用，讓各級領導與教職工人員能夠充分認識到檔案管理的重要性。使高校的人事檔案管理部門可以爭取到其他有關部門的配合與支持，逐步促進我國高校人事檔案管理工作的科學化、制度化、信息化與規范化。對于高校的人事檔案管理而言，雖然硬件設施在其中起著基礎性的作用，但有關領導能夠充分重視才是有效提高高校人事檔案管理效率的重要前提，也是將人事檔案的管理工作納入到高校總體工作流程中，從而實現機構設置與人員配置及經費使用的必要保障。除此之外，還要提高相關管理人員現代化、信息化的意識，能夠改變傳統觀念。將高校中的人事檔案管理工作與社會相關活動相結合，能夠將封閉的檔案管理工作逐漸向開放性發展轉變。

2.2用新型高校人事檔案管理方式來規范對檔案的管理

要想有效提升我國高校的人事檔案管理效率，切實保障人事檔案管理工作質量的提高，就需要建立完整的規章制度，來實現對人事檔案管理的科學化、制度化、規范化的要求。建立健全新型高校人事檔案管理制度后，相關管理人員還需要在日常管理過程中，能夠結合具體實踐來貫徹這些規章制度。與此同時，管理人員還需要不斷充實與完善檔案內容，各部門需要對檔案的當事人進行全方位的考察。注重對相關人員個性特點、業務能力的考核，進而得出可以真實、準確、客觀反映當事人歷史與現狀的人事檔案材料。除此之外，高校的人事檔案管理部門還需要定期跟蹤收集與當事人有關的最新信息，及時歸檔處理，保證檔案管理的時效性，進而保證檔案能夠擁有一個實時更新的動態過程，從而充分發掘檔案的實際價值。

2.3建立健全完善的高校人事檔案管理數據庫信息

系統

為了有效提升高校人事檔案管理的工作效率，及時準確地傳輸想要的人事信息，就需要將人事檔案管理由實體化管理向檔案信息化管理轉變，從而實現由手工操作向電腦管理轉變。這需要高校能夠建立健全完善的人事檔案管理數據庫系統，能夠動態管理人事檔案系統，從而及時有效地采集與更新相應的數據信息，使得檔案管理工作更加數據化、信息化。建立完善的數據庫系統，可以保證檔案管理的時效性與準確性，進而將高校的人事檔案管理部門建設成為能夠與人事組織部門地位相等的部門。

3　結語

隨著科學技術的不斷發展，高校的人事檔案管理工作應該逐步實現信息化管理。基于信息化視野下，高校人事檔案管理部門需要充分利用好檔案資源，能夠進行信息交流與共享，從而真正發揮出檔案的實際價值。在信息科技高度發展的今天，高校人事檔案管理部門應該更加注重以信息化為主要發展目標，充分運用現代信息技術，與時俱進、開拓進取，進而推動高校人事檔案管理工作的健康可持續性發展。

［1］ 王志麗.淺談高校人事檔案信息化管理［J］.赤峰學院學報（自然科學版)，2011，（02）：170-172.

［2］ 吳杰.高校人事檔案管理信息化建設初探［J］.蘭州教育學院學報，2013，（01）：98-99.

College Personnel File Management from Information Perspective

LI Qi
(Qiqihar University,Qiqihar 161006,China)

Due toongoingreformofthe personnel systemofcolleges and universities,sothat universities in the management ofpersonnel files also need tocontinuously upgrade the level oftheir actual work.Howtoachieve university personnel file management based on information perspective is the current problemChina need toinvestigate and solve urgently.In order tomeet the demands ofthe information age and the needs oftheir own personnel systemreform,universities must accelerate the pace ofdevelopment ofinformation construction ofpersonnel files management.

Information perspective;College personnel file management;Measures

G271

A

1674-8646（2016）01-0113-02

2015-11-17

李琦（1980-），女，黑龍江東寧人，助理研究員，碩士，從事檔案管理研究。