高校教學檔案的科學管理和利用開發

商桂君

(赤峰學院教務處，內蒙古 赤峰 024000)

高校教學檔案的科學管理和利用開發

商桂君

(赤峰學院教務處，內蒙古 赤峰 024000)

高校辦學的過程中，會產生大量的學生教學資料，隨著高校的完善和進步，教學檔案信息也更加完善，對教學檔案信息的分析與思考能夠有效提高教學質量，對高校教學秩序維護提供幫助。對教學檔案進行科學的管理和利用開發，對高校發展有重要意義。通過對高校教學檔案概念及特點進行簡述，就高校教學檔案如何進行科學管理和利用開發進行探討。

高校；教學檔案；科學管理；利用開發

1 高校教學檔案特點淺析

高校教學檔案特點主要表現在分散、私密、原始、真實、多樣性和特殊性等多個方面。

高校教學檔案材料涉及很多部門，分布較廣，范圍較大，較為分散，這也給檔案的收集和管理帶來一定難度。高校教學檔案中的很多信息存在著一定的私密性，如考試成績信息，教學變更情況等，所以在檔案管理中要重視檔案信息的安全。高校教學檔案記錄了學生的成績、教學表、獎懲情況等，都是其原始資料和記錄，檔案資料真實地反映了學生在校期間的方方面面，是學生在校期間完成學業過程中最真實的寫照。此外，由于學生在校期間興趣、愛好、發展方向等的不同，其個性化發展的過程中，產生了多種形式的檔案資料，如帶文號的正式文件、表冊、證書、相關卡片、文字材料等，規格標準均有不同，這體現了教學檔案的多樣性和特殊性。正因如此，更應該加強檔案管理，更好地服務學生，服務學校。

2 加強教學檔案科學管理措施分析

2.1 增強重視程度，提高管理意識

高校教學檔案管理工作是學生管理、教學改革、高校發展的重要基礎，對高校科學管理以及高素質人才培養有著很大的促進作用，加強高校教學管理工作離不開校領導和各部門的重視與支持，由于檔案存在分散性的特點，其收集整理的工作量較大。校領導對教學管理工作要給予大力支持，并幫助協調各部門間融洽合作，提高檔案管理工作效率，并對檔案管理工作進行監督與部署，以保證檔案管理的科學規范。與此同時，隨著高校信息化建設的逐步完善和對于復合型人才需求的不斷加大，要增強檔案管理工作人員管理意識，定期組織進行培訓與交流，滿足當前形勢的要求。

2.2 檔案管理日常化，責任到崗，突出重點

高校教學檔案管理過程中要積極發揮兼職檔案員及各部門相關人員對檔案材料收集整理工作的作用，責任到崗，分工明確。要根據不同階段情況進行資料收集，將學生在校期間的不同階段(如：招生、考試、評獎評優等)的資料收集管理工作做好。將常規檔案管理與高校日常工作相結合，突出重點，以達到檔案細致化管理的要求。

2.3 檔案管理信息化

隨著高校教學檔案管理信息化建設的不斷深入，檔案管理需要更加專業和具有針對性，檔案電子化已經成為一種趨勢，在此情況下，要客觀對待電子檔案與實物檔案，將兩者優勢結合互補。實物檔案的優點在于信息表達更加直觀，給人印象更深刻，保存安全性高于電子檔案，實物檔案中特別是一些較為珍貴的材料要保存好，并且做好編研工作。電子檔案信息要注意文件版本和系統升級維護，同時將實物檔案與電子檔案相結合進行分類統一編碼，形成實物檔案和電子檔案的關聯性，方便存儲和檢索，提高檔案管理及查閱資料的效率。

3 高校教學檔案管理的合理開發和利用

3.1 高校教學檔案開發利用的重要性

高校教學檔案管理是開發利用的基礎，所以檔案管理首先要達到高校的要求，才能進行后續的開發利用，只有經過合理開發和利用，才能更好地提升其價值，更好地提供服務，提高教學檔案的利用水平。教學檔案在現有基礎上已經提供了很多服務和功能，例如記錄學生成績，獎懲記錄，并真實體現了學生在校期間各方面表現情況，對其之后的工作分配調動、留學、干部選拔任用、職稱評定等都提供了很好的依據。高校教學檔案在未來將扮演更加重要的角色，影響著學生以及高校的發展。

3.2 高校教學檔案開發利用的局限性

高校教學檔案在開發利用方面有一定的局限性，需要注意檔案信息中的隱私，出于安全性考慮，檔案的查閱本身就需要權限，或者需要一定的許可才能進行，對高校教學檔案的這種保護也使得其難以進行深層次的開發和利用。

3.3 高校教學檔案開發利用

3.3.1 保證教學檔案的原始性和真實性

高校教學檔案是學生在校期間最真實的信息體現，是學生完成學業過程中的信息憑證，關乎學生的工作、發展方向、職稱評定等多個方面，并或多或少對學生的未來有一定影響。在開發利用過程中，首先要保證高校教學檔案的原始性和真實性，杜絕信息篡改以及不實證明信息的存在。管理人員要嚴格要求自己，高校也要對其實施監督和考核，并定期進行培訓和交流，使管理人員能夠公平公正，嚴格按照規章制度辦事，熱情服務學生，工作堅持原則，保證檔案的真實性和原始性。

3.3.2 非保密信息的開發

高校教學檔案的一些信息較為敏感，不宜作為開發利用的對象。因此，高校教學檔案的開發和利用，需要更加細致和嚴格的管控，定期進行科學合理的鑒定，區分保密檔案和可公開檔案資料。同時，需要尊重其私密性，在規定范圍內提供查閱和咨詢服務。

3.3.3 編研工作的開展

編研工作的開展是對檔案開發較為有效的形式，使以往被動的服務轉變為主動的服務形式，并將資料更加系統地呈現在使用者面前，提升教學檔案的利用率和使用效率。此外，信息化建設的不斷完善以及國際化的趨勢，使很多學生選擇出國留學，進行學術交流或交換生活動，因此要積極更新教學檔案格式，使其不斷進步和發展。高校教學檔案編研工作的開展對高校教學、招生、教學目標、發展規劃有著重要的支持作用，所以在編研工作上要加大力度。

3.3.4 利用檔案資源加強校友資源開發

高校生活中校友是很大一部分資源，其知識、技能、素養、人際關系等都是寶貴的資源，對學校的形象建立，增強學校競爭力以及學生間的互動發展都有著很好的促進作用。通過檔案資源管理進行校友資源開發建設有著重要意義。

高校教學檔案信息化建設在不斷深入，其內容包括了學生在校期間的方方面面，高校可以對校友信息進行整理歸納并及時更新，通過選拔出杰出的校友信息，對學校進行宣傳提升。并通過檔案資源對校友力量進行統籌，可以促進校企合作，發展較好的畢業生可以一定程度上幫助應屆畢業生解決就業問題等，并加強校友間的聯系。

3.3.5 通過檔案資源的利用提升教學質量

高校人才的培養是重中之重，要求高校教學質量不斷提高，順應時代發展并不斷創新。高校教學檔案資源是通過高校師生共同進行實踐和活動而形成的，其中的文字資料、影像資料、圖表資料、數據成果等，都是師生共同創造的成果。通過對這部分檔案資源的開發利用，可以有效提高教學質量。這部分檔案資源可以通過深入分析對比，展開研討，通過總結研究，應用到教學改革、教學方式方法研究、學術交流等多個方面，這對教學質量的提高，教學水平的提高都有重要的參考借鑒意義。

4 結語

高校教學檔案的科學管理與開發利用對高校建設有著積極的影響，同時也是一項長久的工程，需要對高校教學檔案特點進行深入地理解，通過對高校教學檔案工作思想的解放，進行教學檔案資源現代化科學管理和開發利用。以科學發展觀為指導，樹立創新的管理理念，實現國際化、信息化的檔案管理工作。

[1] 范建萍,陳重陽.高校教學檔案的特點及管理改革[J].太原理工大學學報(社會科學版)，2004，(01)：90-92.

[2] 梁守英.淺議高校轉型期教學檔案的開發利用[J].江西省團校學報，2004，(01)：59．

The scientific management and exploitation of teaching archives in colleges

SHANG Gui-jun

(Academic Affairs Office of Chifeng University, Chifeng 024000, China)

In the course of running a university, there will be a great deal of students′ teaching materials. With the improvement and progress of the university, the teaching archives information has become more perfect. It is of great significance for the development of colleges to carry out scientific management and exploitation of teaching archives. Through the brief introduction to the concept and characteristics of teaching archives, this paper discusses on how to carry out scientific management and exploitation of teaching archives in colleges.

College; Teaching archives; Scientific management; Exploitation

2016-09-06

商桂君(1968-)，女，學士，館員。

G647

B

1674-8646(2016)23-0078-02