事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探討

張鳳梅（綏化市勞動(dòng)保障監(jiān)察局，黑龍江綏化152000）

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事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探討

張鳳梅
（綏化市勞動(dòng)保障監(jiān)察局，黑龍江綏化152000）

摘要：檔案管理在事業(yè)單位中所發(fā)揮的作用是非常重要的，要想提高我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理水平，首先要明確事業(yè)單位檔案建設(shè)管理的基本原則，即職責(zé)與權(quán)益兼顧、管理規(guī)范與靈活相統(tǒng)一、制定與執(zhí)行并重等原則。其次要清楚目前事業(yè)單位檔案管理工作所存在的對(duì)檔案管理工作的重視程度不足、檔案管理設(shè)施落后、檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高等問題。最后要緊緊抓住事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新這一重點(diǎn)，創(chuàng)建完善的檔案管理制度，提高檔案管理的工作質(zhì)量，進(jìn)一步提高檔案管理工作的保密水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路；分析；探討

1　明確事業(yè)單位檔案建設(shè)管理的基本原則

1.1職責(zé)與權(quán)益兼顧原則

在檔案制度的制定過(guò)程當(dāng)中，我們要先明確單位領(lǐng)導(dǎo)干部的工作職責(zé)。事業(yè)單位中各個(gè)分管部門要負(fù)責(zé)自己這一區(qū)域的任務(wù)，及時(shí)制定事業(yè)單位各個(gè)階段的發(fā)展目標(biāo)。在明確責(zé)任的同時(shí)，還要保護(hù)好事業(yè)單位工作人員的合法權(quán)益，如果說(shuō)工作人員的合法權(quán)益受到了損害，那么工作人員的工作熱情也就會(huì)受到影響，而且也會(huì)影響到整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展。因此我們?cè)诮⑹聵I(yè)單位檔案管理體系時(shí)，要明確職責(zé)與權(quán)益的位置，二者都不可被忽視，要互相兼顧，這樣才能夠達(dá)到檔案管理的持久穩(wěn)定安全。

1.2管理規(guī)范與靈活相統(tǒng)一原則

我國(guó)事業(yè)單位的工作制度一般是按照我國(guó)的制度管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行的，這在某種程度上體現(xiàn)了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。但是并不是所有的事業(yè)單位檔案管理工作都是按照上述規(guī)范執(zhí)行的，因?yàn)椴煌氖聵I(yè)單位，其特點(diǎn)和規(guī)模都是有所不同的，所以在管理方式以及制度的建立上也就出現(xiàn)了一定的差異。因此各個(gè)事業(yè)單位的檔案管理部門都會(huì)按照自身的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r不斷改善自己的規(guī)章制度和檔案管理體系，以其能夠更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求。

1.3制定與執(zhí)行并重原則

我們的事業(yè)單位在創(chuàng)建檔案管理制度的時(shí)候，首先要做的就是要按照事業(yè)單位各個(gè)部門的實(shí)際特點(diǎn)來(lái)制定符合其發(fā)展要求的檔案管理規(guī)章制度。但是，如果想要明確所制定的制度是否可以滿足事業(yè)單位的真實(shí)需求，還要看整個(gè)管理制度的執(zhí)行力如何，因此我們的事業(yè)單位管理人員在管理的過(guò)程當(dāng)中，還要將更多的精力放在制度的執(zhí)行和落實(shí)上，這樣才能夠進(jìn)一步的保證管理制度的規(guī)范化和人性化。

2　認(rèn)清事業(yè)單位檔案管理工作所存在的問題

2.1人們對(duì)檔案管理工作的重視程度不足

很多事業(yè)單位對(duì)國(guó)家頒布的《檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)并不是特別的熟悉，而且也不知道檔案是我國(guó)非常重要的文化資源，是我國(guó)歷史文化的積累。檔案作為我國(guó)非常重要的事業(yè)，在整個(gè)社會(huì)的發(fā)展中所發(fā)揮的作用也是不容忽視的。但是，由于很多事業(yè)單位對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不足，從而導(dǎo)致對(duì)檔案的管理工作不是非常的重視，使得檔案管理工作上出現(xiàn)了混亂的情況，嚴(yán)重地影響了檔案管理工作。

2.2檔案管理設(shè)施落后

由于很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，再加上資金供應(yīng)不足，使得大部分的事業(yè)單位檔案部門設(shè)施都非常陳舊，檔案室的空氣質(zhì)量也非常差，還有些檔案室堆放了易燃易爆物品，還有一部分事業(yè)單位的檔案室甚至與接待室、辦公室都是在一起的，這些都嚴(yán)重地影響了事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.3檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高

有些事業(yè)單位沒有發(fā)現(xiàn)檔案工作的重要性，因此對(duì)于檔案管理部門的人員變動(dòng)非常頻繁。雖然很多的事業(yè)單位每個(gè)月都會(huì)做培訓(xùn)工作，但是檔案人員的更換速度要比培訓(xùn)的速度還要快，也就是說(shuō)，每一個(gè)上崗的檔案管理人員都是新培養(yǎng)出來(lái)的，并沒有實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，因此也就沒有辦法在檔案管理這一崗位上培養(yǎng)出專業(yè)的管理人員。

3　事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

3.1創(chuàng)建完善的檔案管理制度

第一，規(guī)章制度要具備良好的操作性，只有簡(jiǎn)單方便的操作方法才能夠更好地發(fā)揮規(guī)章制度的作用。

第二，檔案管理部門要獎(jiǎng)罰分明。因?yàn)闄n案管理人員不僅是檔案的管理者，同時(shí)也是檔案的執(zhí)行者，簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是在檔案的管理部門，我們的工作人員既要保證制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，而且還要做到獎(jiǎng)罰分明，這樣工作人員的工作熱情才會(huì)被激發(fā)出來(lái)，從而更好地投入到檔案管理工作。也只有這樣，才能夠進(jìn)一步地保持檔案管理工作的穩(wěn)定。

3.2提高人事檔案管理的水平

事業(yè)單位可以通過(guò)定期組織學(xué)習(xí)來(lái)提高工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，要將檔案的管理工作放在重點(diǎn)位置上。除此之外，我們的工作人員還要建立一套合理的符合單位發(fā)展需求的檔案管理考核機(jī)制，定期對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。最后還要制定一個(gè)適合單位檔案管理工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，這樣才可以有效地推動(dòng)檔案管理工作向著規(guī)范化的方向發(fā)展。

3.3提高檔案管理的工作質(zhì)量

現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，而在社會(huì)的不斷發(fā)展當(dāng)中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在我國(guó)的應(yīng)用日益廣泛。利用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)可以有效地開發(fā)利用檔案資源。進(jìn)一步延長(zhǎng)檔案的使用壽命，提高檔案的使用年限，也是當(dāng)前我國(guó)檔案管理中一直在關(guān)注的問題。我們?cè)诶檬聵I(yè)單位檔案以后，檔案部門的信息得到了及時(shí)有效的傳遞。而且事業(yè)單位檔案的管理部門還可以利用掃描儀等高技術(shù)設(shè)備來(lái)將檔案資料信息準(zhǔn)確地傳入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，然后我們的工作人員再通過(guò)操作計(jì)算機(jī)將檔案當(dāng)中的相關(guān)資料成功的轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，這樣不僅利于檔案信息的保存，而且還有效的實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案之間的合理并存問題。

3.4進(jìn)一步提高檔案管理工作的保密水平

我們的事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，一定要嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)要求去執(zhí)行，尤其是對(duì)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)。首先，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)庫(kù)房的建設(shè)要符合國(guó)家檔案法的要求，以此來(lái)進(jìn)一步地防止檔案信息外泄。其次，事業(yè)單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還要委任專門的人員看守檔案庫(kù)房，在沒有得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的情況下任何人不允許私自進(jìn)入檔案庫(kù)房。除此之外，我們還要分清楚保管與保密之間的區(qū)別。檔案保管是指在單位工作需求情況下而存在的檔案信息，而檔案保密則是指不可以泄露的限制級(jí)檔案信息。

參考文獻(xiàn)：

［1］鄧瑞生.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理提高規(guī)范化水平促進(jìn)全市檔案事業(yè)又好又快發(fā)展［C］//檔案安全與檔案服務(wù)——2011年甘肅省檔案工作者年會(huì)論文集，2011.

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Discussion on Innovative Ideas of Archives Management of Public Institutions

ZHANGFeng-mei
(Suihua Labor Security Supervision Bureau, Suihua 152000, China)

Abstract:Archives management of public institutions plays a very important role, in order to improve public institutions archives management, we must first define the basic principles of archives construction and management of institutions, to take the interests and responsibilities into account, make flexible management with standards, and make unity of development and implementation.Second, we must clear the current issues, such as the lack of emphasis on archives management, archives management facilities are backward, and team quality archives management is not high.Finally, we must focus on the innovation of archives management, create a thorough archives management system, improve the quality of archives management, and further improve the level of archives management confidentiality.

Key words:Public institutions; Archives management; Innovative ideas; Analysis; Discussion

收稿日期：2015-12-21

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B

文章編號(hào)：1674-8646（2016）02-0134-02