事業單位檔案管理創新思路探討

張鳳梅（綏化市勞動保障監察局，黑龍江綏化152000）

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事業單位檔案管理創新思路探討

張鳳梅
（綏化市勞動保障監察局，黑龍江綏化152000）

摘要：檔案管理在事業單位中所發揮的作用是非常重要的，要想提高我國的事業單位檔案管理水平，首先要明確事業單位檔案建設管理的基本原則，即職責與權益兼顧、管理規范與靈活相統一、制定與執行并重等原則。其次要清楚目前事業單位檔案管理工作所存在的對檔案管理工作的重視程度不足、檔案管理設施落后、檔案管理隊伍素質不高等問題。最后要緊緊抓住事業單位檔案管理創新這一重點，創建完善的檔案管理制度，提高檔案管理的工作質量，進一步提高檔案管理工作的保密水平。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新思路；分析；探討

1　明確事業單位檔案建設管理的基本原則

1.1職責與權益兼顧原則

在檔案制度的制定過程當中，我們要先明確單位領導干部的工作職責。事業單位中各個分管部門要負責自己這一區域的任務，及時制定事業單位各個階段的發展目標。在明確責任的同時，還要保護好事業單位工作人員的合法權益，如果說工作人員的合法權益受到了損害，那么工作人員的工作熱情也就會受到影響，而且也會影響到整個事業單位的發展。因此我們在建立事業單位檔案管理體系時，要明確職責與權益的位置，二者都不可被忽視，要互相兼顧，這樣才能夠達到檔案管理的持久穩定安全。

1.2管理規范與靈活相統一原則

我國事業單位的工作制度一般是按照我國的制度管理標準來執行的，這在某種程度上體現了我國事業單位檔案管理的標準化和規范化。但是并不是所有的事業單位檔案管理工作都是按照上述規范執行的，因為不同的事業單位，其特點和規模都是有所不同的，所以在管理方式以及制度的建立上也就出現了一定的差異。因此各個事業單位的檔案管理部門都會按照自身的實際發展狀況不斷改善自己的規章制度和檔案管理體系，以其能夠更好地適應社會發展的實際需求。

1.3制定與執行并重原則

我們的事業單位在創建檔案管理制度的時候，首先要做的就是要按照事業單位各個部門的實際特點來制定符合其發展要求的檔案管理規章制度。但是，如果想要明確所制定的制度是否可以滿足事業單位的真實需求，還要看整個管理制度的執行力如何，因此我們的事業單位管理人員在管理的過程當中，還要將更多的精力放在制度的執行和落實上，這樣才能夠進一步的保證管理制度的規范化和人性化。

2　認清事業單位檔案管理工作所存在的問題

2.1人們對檔案管理工作的重視程度不足

很多事業單位對國家頒布的《檔案管理辦法》等相關法律法規并不是特別的熟悉，而且也不知道檔案是我國非常重要的文化資源，是我國歷史文化的積累。檔案作為我國非常重要的事業，在整個社會的發展中所發揮的作用也是不容忽視的。但是，由于很多事業單位對檔案的認識不足，從而導致對檔案的管理工作不是非常的重視，使得檔案管理工作上出現了混亂的情況，嚴重地影響了檔案管理工作。

2.2檔案管理設施落后

由于很多事業單位對檔案管理工作的重視程度不足，再加上資金供應不足，使得大部分的事業單位檔案部門設施都非常陳舊，檔案室的空氣質量也非常差，還有些檔案室堆放了易燃易爆物品，還有一部分事業單位的檔案室甚至與接待室、辦公室都是在一起的，這些都嚴重地影響了事業單位的檔案管理工作。

2.3檔案管理隊伍素質不高

有些事業單位沒有發現檔案工作的重要性，因此對于檔案管理部門的人員變動非常頻繁。雖然很多的事業單位每個月都會做培訓工作，但是檔案人員的更換速度要比培訓的速度還要快，也就是說，每一個上崗的檔案管理人員都是新培養出來的，并沒有實際的工作經驗，因此也就沒有辦法在檔案管理這一崗位上培養出專業的管理人員。

3　事業單位檔案管理的創新

3.1創建完善的檔案管理制度

第一，規章制度要具備良好的操作性，只有簡單方便的操作方法才能夠更好地發揮規章制度的作用。

第二，檔案管理部門要獎罰分明。因為檔案管理人員不僅是檔案的管理者，同時也是檔案的執行者，簡單地說，就是在檔案的管理部門，我們的工作人員既要保證制度執行的嚴肅性，而且還要做到獎罰分明，這樣工作人員的工作熱情才會被激發出來，從而更好地投入到檔案管理工作。也只有這樣，才能夠進一步地保持檔案管理工作的穩定。

3.2提高人事檔案管理的水平

事業單位可以通過定期組織學習來提高工作人員對檔案管理工作的重視程度，要將檔案的管理工作放在重點位置上。除此之外，我們的工作人員還要建立一套合理的符合單位發展需求的檔案管理考核機制，定期對事業單位的檔案管理工作進行檢查和指導。最后還要制定一個適合單位檔案管理工作的質量評價標準，這樣才可以有效地推動檔案管理工作向著規范化的方向發展。

3.3提高檔案管理的工作質量

現代化技術的發展帶動了社會經濟的發展，而在社會的不斷發展當中，計算機網絡技術在我國的應用日益廣泛。利用現代化信息管理技術可以有效地開發利用檔案資源。進一步延長檔案的使用壽命，提高檔案的使用年限，也是當前我國檔案管理中一直在關注的問題。我們在利用事業單位檔案以后，檔案部門的信息得到了及時有效的傳遞。而且事業單位檔案的管理部門還可以利用掃描儀等高技術設備來將檔案資料信息準確地傳入到計算機當中，然后我們的工作人員再通過操作計算機將檔案當中的相關資料成功的轉化為數據資料，這樣不僅利于檔案信息的保存，而且還有效的實現了紙質檔案和數據檔案之間的合理并存問題。

3.4進一步提高檔案管理工作的保密水平

我們的事業單位在對檔案進行存儲的時候，一定要嚴格按照國家的相關要求去執行，尤其是對紙質檔案的存儲。首先，紙質檔案存儲庫房的建設要符合國家檔案法的要求，以此來進一步地防止檔案信息外泄。其次，事業單位的各級領導還要委任專門的人員看守檔案庫房，在沒有得到領導批準的情況下任何人不允許私自進入檔案庫房。除此之外，我們還要分清楚保管與保密之間的區別。檔案保管是指在單位工作需求情況下而存在的檔案信息，而檔案保密則是指不可以泄露的限制級檔案信息。

參考文獻：

［1］鄧瑞生.加強企業檔案管理提高規范化水平促進全市檔案事業又好又快發展［C］//檔案安全與檔案服務——2011年甘肅省檔案工作者年會論文集，2011.

［2］程巧玲.事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析［J］.科技創新導報，2011，（20）：198.

［3］秦誼萍.淺談事業單位檔案工作中的問題及對策［J］.劍南文學(經典教苑)，2011，（06）：122-123.

［4］貫科徹學發展觀，提高檔案管理工作水平［C］//“紀念建國60周年”檔案學術研討會論文集，2009.

Discussion on Innovative Ideas of Archives Management of Public Institutions

ZHANGFeng-mei
(Suihua Labor Security Supervision Bureau, Suihua 152000, China)

Abstract:Archives management of public institutions plays a very important role, in order to improve public institutions archives management, we must first define the basic principles of archives construction and management of institutions, to take the interests and responsibilities into account, make flexible management with standards, and make unity of development and implementation.Second, we must clear the current issues, such as the lack of emphasis on archives management, archives management facilities are backward, and team quality archives management is not high.Finally, we must focus on the innovation of archives management, create a thorough archives management system, improve the quality of archives management, and further improve the level of archives management confidentiality.

Key words:Public institutions; Archives management; Innovative ideas; Analysis; Discussion

收稿日期：2015-12-21

中圖分類號：G27

文獻標志碼：B

文章編號：1674-8646（2016）02-0134-02