以重視星級復評為途徑提升學校檔案管理水平

陶麗霞

（江蘇省常熟中學，江蘇 常熟　215500）

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以重視星級復評為途徑提升學校檔案管理水平

陶麗霞

（江蘇省常熟中學，江蘇 常熟215500）

摘要：作者通過參與學校星級復查評估過程材料的整理，看到了學校檔案工作中普遍存在重教育教學工作，輕檔案管理的現象。就當前學校檔案管理存在的問題及成因進行剖析，對如何提升學校檔案管理提出自己的看法。

關鍵詞：重視星級復評提升檔案管理

學校檔案工作的取向是為辦學服務，其工作水準和服務質量也當由辦學工作來鑒證。普通高中星級評估復查是江蘇省教育廳、省評估院對普通高級中學實施的一種等級鑒定，是推動高中教育辦學水平全面提高的良好手段。在星級高中的創建和復查評估工作中，需要大量檔案作支撐。在評估過程中，學校檔案為辦學評估工作提供佐證，辦學評估也為學校檔案工作進行鑒證，在互鑒中發現檔案工作的質量優劣并明確改進方向。深入研究這一互鑒過程能大大促進學校檔案工作的開展。江蘇省常熟中學于2004年由國家級示范性普通高中轉評為省四星級普通高中，學校遵循“以評促建，以評促改，以評促管，評建結合，重在建設”的方針，注重內涵發展，使學校成為一所教育質量高、社會聲譽好、文化底蘊濃厚的江南名校。

評估工作是對學校辦學水平、隊伍建設、管理水平、教學質量、社會影響力等方面的一次總檢閱。在星級復查評估中，檔案工作從多個方面提供佐證，學校對照驗收標準，提供詳盡的檔案。但在經歷深度檢驗時，也暴露了不少檔案工作的軟肋、睱疵和缺失，顯露的問題成為學校檔案工作改進的方向和路徑，促使我校檔案工作實現了一次質的飛越，達到江蘇省四星級檔案工作規范化單位，成為蘇州市教育系統首家達省檔案管理工作四星級的學校。

一、檔案索引的提供在自評材料撰寫中起關鍵作用

學校檔案是在教育、科研、管理等各項活動中直接形成的，與學校發展同步并逐漸積累起來的原始記錄，它客觀真實地反映了學校教學歷史的全貌，是衡量學校教育教學質量和管理水平的一個重要標志，同時是考查學校發展、進行教學質量評價和星級評估的可靠資料。

學校對照 《江蘇省四星級普通高中評估標準及評價細則》撰寫星級評估自評材料，自評內容分辦學條件、隊伍建設、素質教育、管理水平、辦學績效五大評價指標標準，共有25條評估指標項目，每一條指標項目需填寫自評概述、基礎數據、附件索引等內容，特別是附件索引中需提供檔案卷宗編號、歸檔部門，這對學校的檔案工作無疑是一次考驗。同時，專家對每條指標項目涵蓋的內容都有細致明確的要求，以求真實地反映學校工作的全貌。確定各個指標項目是否達到內涵標準要求，主要是通過極有力的相關佐證材料和實踐過程中各部門形成的原始記錄來衡量的，要求事事有依據，件件有佐證。

全程參與評估材料的整理能感受到，如果沒有優質的檔案管理，想要做好自評撰寫和數據的提供則是非常困難的，而專家組對一所學校辦學質量的評估，在現場考察之前，主要是對學校提供的索引檔案的驗證。所以說，如果沒有以原始資料為依據的檔案索引及基礎數據的支撐，再好的自評報告也會顯得空洞乏力，達不到評估檢查要求，必然難于通過驗收。所以說，檔案在所有“迎評”材料的準備中有不可替代的重要作用。

二、對照評估標準在自評自查中找檔案管理存在問題

為了迎接專家組對我校的四星級復查評估，根據專家組提供的意見及建議，相關人員對《評估標準及評價細則》反復學習、研讀，特別是學習已通過評估學校的先進經驗后，在自評自查中找到了差距，并發現了一些共性問題：

一是收集時機未能把握好。如果收集工作不到位，檔案工作便成為“無米之炊”。檔案收集有時效性，涉及部門多，形成的材料相對分散，多數是因為檔案形成的時間較長，導致收集不及時。當后期整理或需要時，卻發現找不到了，再去部門里找，材料往往不完整了。平時對學校工作不關注，及時收集意識不強，沒有根據材料的形成周期掌握好學校工作的最新動態，甚至“閉門造車”，是導致上述現象發生的主要因素。

二是檔案工作方式被動。學校面臨越來越多的驗收、評估和督導工作，雖然檔案意識有所提升，但重教學、科研工作，輕檔案管理的現象仍在基層單位普遍存在。學校檔案員很少全程參與評估工作，對材料的需求得不到傳達，更談不上主動服務，由此導致每迎接一次驗收檔案員就很被動，工作效能得不到提升。雖然職能部門配有兼職檔案員，但也是空有虛名，責、權不能落實到人，許多應轉化成檔案保存的資料未保存，材料保管隨意性強，移交工作不主動，給收集帶來困難，致使檔案管理處在無足輕重的境地。

三是學校特色檔案不足。據評估要求，在“素質教育”指標項中提到“有豐富的課程資源和校本課程”，實際上，學校設有綜合實踐活動、研究性學習和社區活動，但形成的基礎性、拓展性、研究性相結合的材料很少，缺乏學生的作品、成果、感想等能夠說明問題的實證性材料，這些最能反映學校特色建設的檔案資料甚少。再如：聲像、實物類檔案匱乏，編研工作達不到要求，導致檔案室的作用沒有得到充分發揮。

三、以重視星級評估為途徑，加強學校檔案管理的對策

審視五年來學校所積累的檔案材料，我們清醒地認識到，檔案管理工作仍有疏漏，如何以“迎評”為契機，以評促管，建立一套科學的、完整的檔案管理體系，提高學校管理水平，是值得探討和解決的問題。

（一）強化檔案服務觀念，凸顯檔案利用價值。

要讓檔案工作從后臺走向前臺，就必須增強其服務功能，而迎評過程是增強檔案服務觀念的最佳時機。材料的整理就是通過把分類的檔案材料進一步細化并落實到檔案管理人員，按要求整理出材料目錄，主動提供給職能部門的過程。有檔案人員參與，能使學校在準備評估材料時少走彎路，加快工作進程。一段文字、一個數據、一件索引，它所需的支撐材料都是靠平時一點一滴收集積累起來的，而要將每一個對應材料都找準確，還需要每一位職能負責人、檔案工作者平時對評估方案的認真學習，以及細致入微的研究。這就要求檔案工作者全程參與材料的收集、整理、分類、編目，變“被動工作”為“主動服務”，提高有效利用率。要深入研究一次評估對一所學校檔案信息的需求，隨時掌握和跟蹤對檔案需求的新趨勢，以便對檔案信息的利用做到準而快；要不斷在工作中思考，對經常性利用的材料進行加工、整理、編輯，做好檔案編研工作，以更直接、快捷、方便地滿足利用者的需求。

（二）加強特色檔案收集，豐富室藏檔案種類。

學校走特色化發展之路，檔案歸檔范圍也應隨之不斷調整，收集上也應有針對性地選擇能夠突出學校辦學特色的材料。如我校的“虞山文化”課程基地，是我校依托常熟虞山文化，打造具有虞山特色的課程文化，在探究、創作過程中產生的成果將成為龐大的特色課程資源，是能充分反映學校多元化發展特色、具有珍貴保存價值的教學管理資源，可選擇性地轉化為檔案資源加以保存。若能以校園文化特色作為門類充入收藏，并且把這類檔案資源充分利用好，對促進學校教學質量提升有不可估量的作用。

還可通過征集名師、名生、名校友檔案來豐富室藏，這類資料能夠記載學校發展歷史，證明學校教育成果，反映學校辦學實力，豐富學校檔案內涵。由于第一手材料的原始性，加上信息分散，可以充分利用網絡、報刊、電視等多種渠道廣泛征集，通過篩選、濃縮、匯編充入室藏，便于后人借鑒、學習，發揮檔案存史育人的作用。

（三）搞好校史挖掘宣傳，實現利用功能拓展。

充分挖掘室藏資源，用文字記錄歷史，實現檔案利用功能的拓展已成必需。檔案工作者必須時刻提醒自己做個有心人，要善于挖掘，通過對歷史資料加以編研，參與編寫反映學校發展的校史叢書。通過翔實的檔案記載，以圖文并茂的形式，增添歷史感，用客觀的語言去描述，配合簡要的檔案解讀，以求在檔案材料的字里行間，充分反映學校獨有的辦學理念、辦學成就、優秀的師資隊伍等，宣揚前輩精神，激發師生才智。舉辦校史展覽，依托所據有的檔案材料，既可以對學校特色檔案作一個全面梳理，又可以將其用于展覽、宣傳，可以作為新生入學教育的內容，使之成為對學生進行愛國、愛校教育的方式，還可供社會人士參觀，使之成為社會了解學校的一個窗口，充分發揮檔案的公共服務功能。

一流的學校需要一流的檔案管理。親歷一次評估過程，培養一批檔案人，服務一所學校發展；而檔案見證歷史，又能促進辦學管理水平的提升，起到互鑒互推的作用。作為檔案工作者，應該珍惜評估創優帶給我們的全面檢閱檔案管理水平的機會，評改結合，才能全面促進學校檔案事業的可持續發展，最終為學校精細化管理水平譜寫新篇章。

參考文獻：

［1］教育部高等教育司.高職高等院校人才培養工作水平評估［M］.北京人民郵電出版社，2004.

［2］孫莉娜.淺談專業合格評估對教學檔案的促進作用［J］.浙江檔案，2002（2）.