如何做好科研機構檔案編研工作

胡秀麗

【摘要】檔案編研是檔案資源開發利用的一種有效途徑，也是一種較高層次的利用方式。它具有很好的教化功能，能夠為科研機構的發展提供決策支撐，輔助科研事業的發展。通過強化檔案資源的開發意識，加大科研人員的參與力度，豐富檔案館藏，充分利用信息時代的技術優勢等能更好地開展檔案編研工作，充分發揮檔案資源的作用。

【關鍵詞】科研機構;檔案編研;檔案資源開發;檔案館藏

一、檔案編研工作的意義

檔案編研是將零散的文件材料通過收集、歸納、整理、摘編、分析等步驟將檔案信息發掘出來，形成編研成果，主動提供大家參考利用的一種檔案利用服務方式。編研成果的主要形式有參考資料匯編、專題文件匯編、論文專著等。檔案編研工作是將靜態的檔案資源轉化為動態的、可供利用的信息資源的加工制作過程，是檔案資源開發利用的一種有效途徑，也是一種較高層次的利用方式。隨著社會的進步和科技事業的發展，科研機構的檔案資源數量也在迅猛增加，充分利用好這些豐富的檔案資源，發掘檔案資源的價值，加強檔案編研，具有重要意義。

（一）檔案編研工作具有很好的教化功能。回顧歷史，才能展望未來，一項檔案編研成果能夠成為一個單位或機構職工文化宣傳教育的生動教材。如反映一個院所發展歷史的檔案編研成果能夠使大家回顧歷史，了解過去，珍惜現在，展望未來，以更加熱情的姿態投入未來的發展中。尤其是在目前發展形勢下，科技的進步使得許多科研院所飛速發展，人員數量不斷壯大，高科技人才引進規模也不斷擴大，業務范圍日漸擴充。在此形勢下，進行院所歷史、文化、業務發展的編研工作顯得意義重大。充分利用各種檔案文件資料，對單位發展歷程進行全面回顧，對各方面工作的發展歷程進行總結和梳理，形成單位發展歷程匯編成果，能使新員工了解單位的發展歷史，重溫前輩們的奮斗歷程，珍惜現在優越的科研條件，激發大家干事創業的奮斗激情，營造良好的積極熱情工作的氛圍。

（二）開展檔案編研工作能夠為科研機構的發展提供決策支撐。檔案信息資源的數據具有真實性和可靠性，它能夠在經濟發展或管理的過程中起到有針對性、有目的性的指導，從而減少此過程中的失誤或者少走彎路。因為看似零散孤立的文件資料里面實則蘊藏著潛在的發展規律，充分利用這些檔案資源，綜合各方面的數據信息，發掘其中蘊藏的潛在規律，能夠為各項事業的發展提供決策支持，厘清發展思路，為今后的發展和規劃提供方向和目標。

（三）科技檔案編研工作能夠有效輔助科研事業的發展。科技檔案是科研機構在科研過程中留下的寶貴財富，是科研機構的核心檔案資源，在科學研究、課題報獎、成果轉化活動中發揮著重要作用。但科技檔案是在歷史發展過程中形成的，不一定能適應現實的需求，而且科技檔案數量繁多，科研人員在利用過程中，需要查閱大量的案卷才能獲得需要的信息，耗費時間長且效率低下。如果將科技檔案按照研究內容或者研究方向分為不同的專題，進行分類整理，并將其中精華內容提取出來，進行有機組合，形成一種新的適應現實需要的知識產品提供給科研人員利用，不僅可以大大提高資料查詢效率，還能夠實現資源共享，避免不同科研人員對同類研究內容的重復性查詢，避免重復勞動。同時有效減少檔案原件的利用，達到保護檔案原件的效果。

二、加強檔案編研工作的有效途徑

目前，在檔案利用工作中，科研機構的檔案管理普遍存在檔案編研意識弱，重保管、輕編研，檔案編研人員精力和能力有限，檔案編研產品少，類型單一，甚至基本沒有開展檔案編研工作等問題，使得檔案編研工作沒有較好地適應科研工作發展的需求，無法順應科技大發展的潮流。在當今形勢下，如何更好地做好檔案工作，推動檔案編研不斷進步，筆者認為應從以下幾點入手：

（一）強化檔案資源的開發意識。傳統的檔案管理工作重保管，輕利用，一是因為檔案內容存在一定的保密性，檔案資源的利用主要集中在作為憑證價值進行查詢和提供證明方面。二是因為檔案管理人員大部分時間忙于收集、整理和查詢、借閱工作，檔案深層次開發意識不強，檔案編研的專業素質也有待提高。加強檔案資源的開發和利用，有效開展檔案編研工作，首先要提高檔案管理人員的服務意識，把提高檔案利用率和利用效率作為檔案管理的最終目標，在檔案資源的利用方式和利用效果上進行創新;同時在檔案管理人員的支持和培訓上也要給予支持。檔案編研工作不僅要求檔案管理人員具有踏實的工作態度，而且要有全面、系統、概括、總結與良好的文字語言總結能力，通過培訓，提高檔案管理人員的業務素質和知識水平，從內部形成檔案資源開發的動力。

（二）加大科研人員的參與力度。由于檔案人員大部分時間忙于檔案整理和檔案借閱，時間精力有限。同時，某些檔案編研工作如科技檔案的深度編研工作專業性較強，檔案管理人員專業知識水平有限，所以需要具備一定的專業技術知識和較深厚的文字功底的一線科研人員廣泛參與。目前各單位檔案編研成果主要類型包括常用文件匯編、組織機構沿革、獲獎或榮譽匯編等，編研內容都較為單一，且內容深度不夠。一線科研人員具備較強的專業素質，對科技檔案內容能夠進行深入的總結和分析，并有能力根據現有研究成果提出新的問題和思路，所以科研人員的廣泛參與，能夠充分發掘科技檔案的價值，提高編研成果的深度和廣度，提高編研成果的質量，為科研事業的發展提供助力。

（三）豐富檔案館藏。檔案館藏是檔案編研的基礎，沒有豐富的館藏，檔案編研工作將成為“無米之炊”。因此，在日常檔案管理工作中，檔案管理部門除嚴格按照歸檔范圍對各類檔案進行全面收集、歸檔外，還應當根據業務發展情況，不斷修訂檔案歸檔內容，擴大檔案的收集范圍。因為檔案的歷史價值會隨著時間的變化而發生改變，短時間看來沒有參考利用價值的文件資料，可能隨著時間的推演，或者社會狀況的改變慢慢變成有價值的信息。因此，在進行檔案資料收集時，要用全面的發展的眼光來看待文件的利用價值，全面分析文件資料的價值特點，科學鑒別和分類，盡量全面地將有價值意義的文件資料納入館藏，為以后的檔案利用提供更豐厚的基礎。

（四）充分利用信息時代的技術優勢。近年來，隨著現代信息化及網絡化進程的不斷深入，檔案信息資源的數字化工作不斷推進，現有電子政務系統、電子商務系統等系統形成的電子文件的歸檔工作也不斷加強，各種形式的電子數據資源不斷豐富。各科研院所應充分利用其技術優勢和人員素質優勢，不斷推進檔案信息化工作的開展，努力提高檔案資源信息化管理水平和檔案資源數字化水平。信息技術在檔案管理中的應用不斷深化，能夠使檔案編研的效率大大提高，在資料檢索環節，在資料匯編和進一步的總結、提煉過程中都可以利用網絡系統進行，省卻了翻找紙質檔案進行摘錄和檢索的時間和麻煩。另外，大數據技術的發展使得數據分析能力得到極大提升，將大數據技術應用于檔案編研中，利用大數據技術對檔案利用數據、檔案內容信息、各類檔案數量信息等進行分析處理，能夠發現其中有規律的信息內容，為總結各項工作發展規律，發現問題，尋找解決思路等工作提供強有力的支撐。

（五）重視編研成果的宣傳和利用。目前各類檔案編研系統性不強，而且受眾范圍較小，傳播范圍窄，編研完成后一般是作為檔案部門的工作業績束之高閣，沒有產生較好的效益和積極的影響，檔案資源的開發利用價值沒有得到發揮。因此，各類編研成果應該作為職工培訓、院所宣傳和課題研究參考的重要材料加以利用，在解決保密問題的前提下，對檔案編研成果進行各種形式的傳播和使用。一方面能夠充分發揮檔案編研成果的作用，使其作為單位學習教育材料或科研參考資料，為單位各項事業發展提供信息服務，使檔案信息資源得到充分利用，并把被動提供利用變為主動利用，真正發揮檔案資源的價值。另一方面通過編研成果的廣泛傳播和利用，能夠擴大檔案工作部門的影響力。使廣大利用者更加深刻地認識到檔案的價值，加深對檔案和檔案工作的了解，從而使大家更加重視檔案收集和歸檔工作，有利于今后檔案工作的順利開展，也有利于檔案編研工作的進一步開展。

三、結語

檔案編研工作是檔案資源開發利用的重要途徑之一，通過對檔案資源的二次加工和處理，能夠在原有信息資源的基礎上形成新的信息更密集的編研成果，為科研院所的發展提供更有針對性的信息服務，充分發揮檔案資源的使用價值。因此，為保證檔案編研工作的有效開展，應當努力提高有關人員的檔案開發利用意識，充分利用科研人員的技術優勢和現代信息技術，并重視編研成果的利用和宣傳，推動檔案資源開發利用的水平不斷提高。

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