辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

王莉莉

【摘要】如今醫(yī)院已經(jīng)處于辦公自動化時代，在這種情況下，辦公自動化對于醫(yī)院的檔案管理有著很大益處。在今后醫(yī)院的整體管理方面，能夠起到至關(guān)重要的作用，提高管理水準。那么在此環(huán)境下，如何才能提升醫(yī)院檔案管理水平，也是值得探究的問題。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化環(huán)境;檔案管理;完善改進

醫(yī)院檔案，顧名思義，是能夠記錄一所醫(yī)院的發(fā)展歷程，以及在發(fā)展過程當(dāng)中尤為重要的事件以及一些較為重要的醫(yī)療研究成果等等。這些內(nèi)容在一定程度上可以對今后的醫(yī)療工作產(chǎn)生極大的影響。因為有許多內(nèi)容可以從中參考，而且這些內(nèi)容對于醫(yī)院今后整體的發(fā)展起到關(guān)鍵性作用。而現(xiàn)在處在一個辦公自動化的環(huán)境下，醫(yī)院該如何對檔案進行管理就變成了一個值得探討的話題。

一、辦公自動化環(huán)境下對于醫(yī)院檔案管理的影響

首先，最明顯的一個特點是提高工作的時效。醫(yī)院檔案自然是要進行分類整理的，比如像病歷、財務(wù)、文書、人事等等許多方面。如果能夠?qū)⑥k公自動化應(yīng)用到這當(dāng)中來，對于醫(yī)院檔案管理人員是非常有益的。這已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的檔案管理工作，能夠使檔案管理工作變得更為簡單、科學(xué)，利用起來也會變得方便快捷。其次，這在一定程度上對于檔案管理人員來說是挑戰(zhàn)。因為在辦公自動化環(huán)境下，要求已經(jīng)不再是傳統(tǒng)模式下的管理辦法，更多的是一些技術(shù)性的辦法。這就要求相關(guān)的管理人員能夠掌握新的技術(shù)。因為這樣才能夠?qū)︶t(yī)院的檔案管理工作起到作用。自然，還有一點值得注意，即檔案管理的建立標準。辦公自動化是有標準作為根本的。標準，是自動化進行的一個關(guān)鍵。有了統(tǒng)一的標準，才能夠逐漸滿足辦公自動化的需求。另外，醫(yī)院檔案存儲的方式，也逐漸趨向了多樣化。檔案存儲已經(jīng)不僅僅如傳統(tǒng)方式那樣，知識單一的紙質(zhì)存儲模式。隨著醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，一些圖像、影音等等也能夠完好地保存下來，作為日后參考的資料。而且，這些新出現(xiàn)的方式不僅僅減少了存儲空間，也方便快捷，便于取用。最后，辦公自動化能夠滿足在一定范圍內(nèi)的信息傳遞。之所以這樣說，是因為在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，這個工作也是分部門的，也就是說，檔案存儲較為分散。當(dāng)辦公自動化開始應(yīng)用后，計算機在其中的功勞是很大的。能夠高效查詢并獲取自己需要的醫(yī)學(xué)資料，打破了原有了空間限制。資源的共享對于醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展可以說有很大的推動作用。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理面臨的風(fēng)險

值得肯定的是，現(xiàn)在的辦公自動化環(huán)境對于醫(yī)院的檔案管理工作有很多益處。但同時也存在一定的問題。首先是存儲文檔的保密工作。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，保密性確實是一個值得擔(dān)憂的話題。電子文件是很容易被修改的文件。并沒有一些特殊的、易于分辨的特征。而且在醫(yī)院的檔案當(dāng)中也有許多病人的資料，這些資料很容易涉及病人的隱私問題，醫(yī)院的資料一旦進行過不正當(dāng)?shù)男薷模敲磳τ诮窈蟮尼t(yī)療研究將存在很大的隱患。所以這是一個尤為關(guān)鍵的問題。其次的問題是，關(guān)于檔案管理人員的技術(shù)能力問題。畢竟這種在辦公自動化環(huán)境下的管理模式與曾經(jīng)的傳統(tǒng)管理模式是存在很大區(qū)別的。之前的管理模式，不需要具備太高的學(xué)歷，但是在現(xiàn)在這個環(huán)境下，就顯得難以適應(yīng)這種新模式。檔案管理人員在具備了相關(guān)的管理基本原則，并具有計算機技術(shù)和一些其他能力后，才能夠勝任這份工作，能提高醫(yī)院檔案管理水平。最后，是關(guān)于辦公自動化系統(tǒng)。它本身也存在一定的問題。現(xiàn)在它的水平還比較低、軟件的投入也還不夠等等一系列問題。因為有一些開發(fā)隊伍經(jīng)驗有一定的欠缺，很容易造成軟件的質(zhì)量不高、實用功能太少等問題，這樣對于醫(yī)院的檔案管理來說不是好事，反而會造成許多不必要的麻煩，干擾正常的運行模式。

三、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理問題解決辦法

首先必要管理的問題是網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對于辦公自動化的重要性已不必多說。想要對醫(yī)院的文檔進行保密存儲，就要確保網(wǎng)絡(luò)安全。可以通過一些防火墻、數(shù)據(jù)加密等工作來保護文檔。這對于醫(yī)患雙方的利益都至關(guān)重要。其次，要適時建立檔案管理人才的培養(yǎng)機制。隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，有越來越多的科研成果需要掌握。醫(yī)院的檔案會越來越多，形式上也會有很大改變。這意味著對于醫(yī)院的管理人員來說，是一個巨大的挑戰(zhàn)。而且，也要科學(xué)合理地制定檔案的管理標準。無論是檔案管理的哪一步驟，都要確保它的科學(xué)可行性，能夠符合醫(yī)院的實際情況，這樣才能夠進行更為規(guī)范的管理。最后，醫(yī)院的檔案利用率低。醫(yī)院可以組織相關(guān)的活動，將醫(yī)院的檔案進行充分利用，為醫(yī)療的研究助力。

四、結(jié)束語

總而言之，在這種新模式下進行管理的確能夠為醫(yī)院、患者帶來方便。但也不得不說，該新模式的應(yīng)用過程當(dāng)中也存在很大的問題。所以它的推進是一個循序漸進的過程，需要建立相關(guān)的標準、確保網(wǎng)絡(luò)的安全性以及資金投入、人員培訓(xùn)等等。希望在辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作，能夠?qū)⑨t(yī)院的資料進行合理利用。在提高管理水準的同時，促進醫(yī)療事業(yè)健康發(fā)展。

【參考文獻】

[1]王坤.基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，13（24）：148-149.

[2]劉紅梅.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：150.