機構改革背景下檔案館的發展展望

郭麗娜

2018年下半年，機構改革工作在全國鋪開，山西的機構改革工作于10月25日起步入實質性落實和推進階段。其中，檔案工作者們最關心的檔案機構改革也正式落地：將省檔案局的行政職能劃歸省委辦公廳，省委辦公廳對外加掛省檔案局牌子。這意味著檔案館的行政職能被正式剝離，檔案館下一步將作為獨立的部門，進一步擔負起服務公眾的任務。在2016年全國檔案館工作會議上，中央檔案館館長、國家檔案局局長李明華同志就提出，在“十三五”期間，要加強檔案館公共服務能力建設，充分發揮檔案服務社會的功能。要使檔案服務向基層延伸、向群眾傾斜。而今改革的方向，則是更進一步，要將檔案館的發展向公共檔案館的方向進一步邁進，這也是2009年全國檔案會議上提出的十年規劃：“五位一體”的公共檔案館建設。

一、公共檔案館的概念

公共檔案館這一理念最早來自法國和英國，法國大革命后成立的法國檔案館是近代公共檔案館誕生的標志，而1838年英國頒布《公共檔案法》使得公共檔案館第一次正式為人們所熟知。經過兩個世紀的發展，公共檔案館發展在歐美國家方興未艾，在我國也有了實質性的進展。對于公共檔案館的概念，顧名思義，公共檔案館的主要特點就在于“公共”二字，依筆者看來，在目前機構設置的條件下，公共檔案館應定義為服務于大眾的、資源由國家全體公民共享的公共檔案資源服務機構，性質屬于社會公益性的文化事業單位。

二、我國公共檔案館的特征

不論是在國外還是國內，公共檔案館在建設中都需要解決三個方面的問題：誰來建、誰來管理和誰來使用。這三個方面可以說是公共檔案館的本質屬性。在我國，公共檔案館的特征主要表現在以下幾個方面：

（一）統籌性。鑒于檔案資源具有特殊性和重要性，公共檔案館應由各級政府設立，所有館藏資源的所有權應歸屬于國家。故而各級公共檔案館在設立的初期就要做好統籌規劃，在設立的級別、館藏的內容以及建筑的選址方面要經過科學的論證研判，符合本地區、本省市乃至全國的長期發展要求，讓公共檔案館的服務能夠覆蓋到盡可能多的群體。

（二）公益性。公共檔案館的設立除了為國家保留檔案財富外，還承擔著為經濟、政治、文化等行業領域發展提供數據、檔案支撐的職能，其經費來源由國家劃撥，對外提供查詢功能，并不以獲利為目的，這也是其成為公益性文化事業單位而非企業的重要原因。

（三）社會性。檔案的本質是人類在探索和改變自然界過程中各種行為的記載，是人類的各種社會性活動的記錄。尤其是近年來社會的高速發展，檔案數據的來源出現了多樣化、數字化的趨勢，而且公眾在使用檔案資料的過程中會衍生出更多的檔案資源，形成了一個交互式的發展。可以說，公共檔案館的社會屬性是與生俱來并持續發展的。

三、公共檔案館職能轉變中存在的問題

早在2006年，我國就提出建設服務型政府的口號，黨的十八大、十九大更是明確提出了服務型政府的發展方向，我國的行政管理體制已經逐步從管理控制型轉變為公共服務型。公共檔案館的發展也是順應服務型政府的建設要求，進一步打造服務型檔案部門的轉變。根據國家對于公共檔案館“五位一體”的發展理念，公共檔案館將承擔的主要職能包括：愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心。但在具體工作過程中，由于宣傳力度不足和收集渠道等不完善，各項職能的實現均存在或多或少的問題。其中主要問題有：

（一）資料來源渠道窄，檔案資源儲量低。原有檔案管理體系中，檔案館資料的主要來源是黨政機關的文件資料以及本地區發展史料、政府工作推進過程中的一些相關資料，資料的來源渠道較窄，對于民生、科技等領域的資料收集相對較少，造成檔案館的館藏資料種類單一、對公眾服務相關的資料較少。

（二）資源利用率不高，群眾參與度低。原有檔案館主要面對群體為機關單位，向公眾開放程度低，同時宣傳、推廣力度不強，造成了公眾對于檔案館的具體功能知之甚少，甚至一無所知。而機關單位本身在檔案建設中也有自己的檔案管理系統，對于彼此之間的信息互通也常以機關間行文為主，很少通過檔案館進行資料查詢，從而造成了檔案利用率低。

（三）信息化建設推進慢，檔案數字化程度低。早在2010年，國家檔案局就發布了《數字檔案館建設指南》，對檔案資料的電子化提出了相關要求。但在實際實施過程中，由于檔案館人員數量少、具有相關保密資質的專業公司較少、地方財政對檔案館財政投入有限，造成檔案館大量歷史館藏資源無法及時有效地進行數字化轉換，造成了大量地區，尤其是三四線城市的數字檔案館工作推進緩慢，信息化建設與時代發展不適應。

（四）專業人才數量少，場館建設完成度低。當前人才培養體系下，設立專門的檔案管理專業的高校較少，即使設立也常與歷史、圖書館、文秘等專業混合培養，造成檔案專業人才缺乏，尤其是中小城市更是如此。同樣，因為地方財政投入有限，對于檔案館的改造建設也存在不及時的現象。

四、公共檔案館下一步發展方向

在機構改革的契機下，公共檔案館成為檔案館下一步的發展方向。筆者認為，要做好公共檔案館建設，發揮公共檔案館服務公眾、保存檔案的職能，應做好以下幾點：

（一）進一步豐富館藏，加強檔案資源收集，變被動收集為主動收集。在做好黨政機關、國有企事業單位等部門相關檔案資源的收集工作同時，與其他關系民生、科技、文化等領域的企業等主動聯系，收集最新資源，豐富館藏。

（二）進一步加強數字檔案建設，完善檔案數字化、信息化管理。積極爭取當地財政支持，通過聯系專業公司、引進先進設備等方式，將館內原有的紙質、實物的檔案資源全部轉換為數字化資源，方便管理的同時也能更好地對實物檔案進行保護。

（三）增強館際聯系，做到資源共享。中小型城市由于本身發展限制，公共檔案館的館藏資源必然會遠少于大型、超大型城市的館藏資源。做好館際互聯，增強資源共享是滿足廣大人民群眾對更多、更新檔案資源的渴求，滿足公眾對公共檔案館更高期望的必由之路。

（四）加強公共服務平臺建設，增強公共服務能力。在推進公共檔案館進行數字化、信息化建設，加強館際資源共享的基礎上，要完善公共服務平臺的建立，將公共檔案館的館藏資源從線下搬到線上、變8小時工作制為7×24全天候服務，進一步增強公共服務能力，發揮檔案的社會屬性。

五、結語

檔案利用的社會化、大眾化應是公共檔案館追求的目標;向民眾提供更完善的檔案服務，將檔案館變身為民眾求知、尋史、休閑的公眾場所是公共檔案館的發展方向，相信在此次機構改革的契機下，公共檔案館的公共屬性能夠真正實現，成為民眾的活字典、城市的備忘錄。