淺析電子檔案的發(fā)展與困境

吳香蓮

【摘要】隨著互聯(lián)網的普及，出現(xiàn)了電子檔案，一方面給檔案管理的創(chuàng)新和提升帶來了新的機遇，另一方面存在著諸多問題。這就迫切需要提出新的對策來完善。為此，本文以同類研究中鮮見的社會沖突論為理論視角，力圖在社會整體的發(fā)展中，探索電子檔案的發(fā)展與困境。

【關鍵詞】電子檔案;發(fā)展;困境

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻，它是社會整體的重要組成部分，需要順應社會發(fā)展。

一、電子檔案的內涵

電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。它是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。電子檔案文件既可以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在云端的網絡空間。

二、社會沖突論的視角

社會沖突理論是以科塞、達倫多夫為代表，重點研究社會沖突的起因、形式、制約因素及影響，強調社會沖突對于社會鞏固和發(fā)展的積極作用。達倫多夫認為：每一個社會無時無地都經歷變遷;每一個社會皆有分歧沖突因素;社會里的每一個單位都直接間接促成了社會的變遷;強制性的權利關系是社會的基礎。

科塞在《社會沖突的功能》一書中指出，沖突是對稀有地位、權力和資源的斗爭，在這種斗爭中，一方的目的是企圖中和、傷害和消除另一方。科塞提出沖突既有正功能也有反功能，就沖突的問題來說，如果沖突問題不涉及沖突雙方關系基礎，沖突可以推動社會關系調整、發(fā)展。如果沖突危及雙方關系的基礎核心價值觀，沖突具有毀滅社會結構的消極作用。從產生社會沖突的結構來看，科塞認為在富有彈性的社會結構中，通過對沖突的寬容和制度化，這些社會系統(tǒng)為自己找到了非常重要的一個穩(wěn)定機制。

三、電子檔案的機遇和挑戰(zhàn)

電子檔案和傳統(tǒng)檔案沖突對立。發(fā)展的本質就是新事物的產生和舊事物的滅亡，電子檔案和傳統(tǒng)檔案存有不可調和的矛盾。首先電子檔案是隨著互聯(lián)網技術發(fā)展應用而生的新事物，是檔案管理的一場革命，是檔案管理未來的發(fā)展方向。一是它可以通過鼠標、鍵盤等輸入方式完成對檔案資料的處理，它將傳統(tǒng)的檔案管理工作中的手工編目和查詢解放出來，實現(xiàn)了遠程登錄及無紙化的管理方式。二是電子檔案的廣泛應用還可以快捷實現(xiàn)信息共享，方便人民群眾的查閱。三是電子檔案建立在信息技術上，其內容和形式相對比較獨立，在需要的時候可以在一定的權限下對檔案資料進行修改，并且電子檔案存儲在不同的載體中，能夠快速實現(xiàn)文件資料的完整性存檔。而傳統(tǒng)檔案從甲骨金石到絲帛簡牘，直至文書聲像檔案，是中華民族千百年來的恢弘歷史與燦爛文化的見證。具有穩(wěn)定的傳承性，強大的自我修復和再生能力，以及保守封閉性。

社會沖突發(fā)揮正功能還是反功能取決于引發(fā)沖突問題的性質和沖突發(fā)生的社會結構。電子檔案和傳統(tǒng)檔案的沖突基于檔案管理方式的變革，如果認為當前電子檔案是潮流而拋開傳統(tǒng)檔案，則必定會造成社會的巨大損失，因為電子檔案在目前的技術條件下有其不可規(guī)避的缺陷。一是電子檔案存在信息安全問題。電子檔案的管理過程完全是通過計算機來完成的。然而電子檔案在網絡環(huán)境下傳播和存儲的過程中，每個步驟都存在安全漏洞，容易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊取、被改寫或刪除等嚴重后果。二是電子檔案的原始性難以判斷和確認。電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了紙質檔案的“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。三是電子檔案極易失真。電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率遠高于傳統(tǒng)檔案。四是電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態(tài)，可能會導致信息丟失;電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損;電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往導致電子文件來龍去脈不清。

如何將沖突負功能轉化為正功能是我們竭力探求的。一是加強培訓。提升檔案工作者互聯(lián)網網絡思維。檔案工作者，不僅是檔案管理理念的主要提煉者和傳播人，也是檔案管理工具等物質載體的主要用戶和創(chuàng)造者。檔案人員要善于將自身工作與網絡結合來開展工作，充分發(fā)揮電子檔案的積極作用。二是完善管理辦法。由于電子檔案的特性，檔案管理應該要求向前延伸到電子文件的管理上。如電子文件的形成、積累、歸檔和存儲需要定時對相關數(shù)據進行記錄;生成的電子文件需要用專用的軟件進行統(tǒng)一歸檔;長期保管的電子文件需要與對應的紙質文件統(tǒng)一歸檔;對已經歸檔的電子文件采取科學的管理技術，制定嚴格的管理制度。三是取長補短。雖然電子檔案在服務手段、服務質量及提供信息的深度等方面比傳統(tǒng)檔案有著明顯的優(yōu)勢，但電子檔案并不完全具備傳統(tǒng)檔案的功能，也不能代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案，只有極盡全力地發(fā)揮二者的優(yōu)勢，揚長避短，相互補充，才能提高檔案工作的質量和效率。

四、結語

電子檔案是檔案管理的一種必然趨勢，但在目前條件下，無法拋棄傳統(tǒng)檔案而將電子檔案作為唯一的檔案管理方式，這就要我們采取一系列措施使之發(fā)揮功能，實現(xiàn)電子檔案長足發(fā)展的愿景，促進檔案管理更好地服務于經濟和社會的發(fā)展。