淺談高校檔案科學化管理

內蒙古廣播電視大學　許毓桐

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淺談高校檔案科學化管理

內蒙古廣播電視大學許毓桐

摘 要：為使高校檔案管理工作更好地為高校及社會服務，必須堅持科學發展觀，與時俱進，開拓創新，清醒地認識檔案管理工作存在的問題并解決問題。

關鍵詞：規范管理 存在問題 工作措施

一、科學規范檔案的意義

1.檔案是過去工作和歷史情況的記錄，是歷史的重要憑證，對當前活動具有重要參考作用，是機關工作考察的依據，是生產建設的豐富資料，是科學研究的基礎條件，是宣傳教育的生動素材。

2.只有科學規范檔案才能使檔案工作健康發展。檔案管理工作在學校管理中有著重要作用。檔案是學校工作的記錄、生活的記錄、發展的記錄，是反映教學管理的重要依據。教師的教學能力、教學工作開展的進度、學生的學習狀況和學籍管理情況都是通過檔案完成的。所以，檔案管理方法直接影響學校發展。

3.科學規范檔案是衡量學校業績與管理水平的重要尺度。檔案管理工作做好了，可以不斷提升一個單位的管理水平，可以為管理人員及時了解整體情況，適時調整管理提供準確依據。

4.只有科學規范檔案，堅持與時俱進，才能全面、及時、準確、有效地為檔案用戶服務，才能提高工作質量和工作效率，才能達到新形勢的工作要求，適應新形勢的需求。科學規范檔案管理工作對促進經濟社會的全面發展具有重要意義。

二、科學規范檔案存在的問題

1.單位領導對檔案管理工作不重視，只有單位領導的支持，科學規范檔案工作的方方面面才能順利開展，才能落實到工作中。

2.檔案管理人員的檔案意識匱乏，宣傳引導不夠。檔案管理工作人員對檔案法認識不足，專業知識不熟悉。責任心少，意識不強，對檔案重要性的意識非常模糊，這就給檔案管理工作造成很多困難，使管理工作非常混亂。

檔案收集是檔案工作的基礎，文書檔案收集工作的質量直接影響檔案管理工作的質量。收集的檔案不完整或使用價值不大、不移交的檔案材料不僅會給整理、編目、鑒定、保管、統計等各個環節工作造成無效勞動，而且不能為社會各項工作提供有效服務。上級領導不支持宣傳工作，宣傳引導工作無法開展。

3.檔案管理制度不規范，保密制度不健全，基礎設施不完善。沒有明確崗位責任制，沒有嚴格按照《檔案管理制度》規范工作。不重視涉密文件，沒有基礎的檔案管理設施 。

4.沒有現代化檔案管理設備。手工管理模式已不能適應目前的發展需要，這就嚴重造成工作效率低，工作量重，各類檔案存放混亂，不能及時、有效查找。學歷查詢工作繁重，使用多年的學籍檔案紙張脆弱，如果將其數字化就可以長久、完整保存。

三、科學規范檔案的具體方法和措施

1.規范管理制度，加強學習

（1）法制化是做好檔案管理工作的基礎，做好科學規范檔案管理工作必須依法治檔。加強檔案管理工作人員對中華人民共和國檔案法的學習，檔案專業知識的學習，檔案現代化管理設備技術的應用。嚴格按照《檔案法》和《檔案管理制度》規范工作，具體如下：①確定整理環節，做到責任到人；②制定歸檔范圍和保管期限表，做到有據可依；③全力收集，確保歸檔文件齊全完整； ④嚴格登記、及時收集、隨辦隨歸、及時修補、妥善管理。

（2）做好檔案管理員的相關培訓工作，不能說得好，做得少。養成每天學習一小時相應檔案專業知識理論和史料記載。熟知家底，一周一次工作總結，相互交流、討論、學習、總結經驗，不斷增強檔案管理隊伍的綜合素質和專業知識能力。組織軟件技能培訓和技能比賽，不斷提高檔案管理人員的工作積極性，加強專業素質、人文素質、開拓素質和身心素質。提高檔案管理效率，促進檔案管理工作的創新性，營造良好的工作環境。

2.積極宣傳引導，爭取重視支持

多種形式參與和舉辦宣傳檔案管理工作的重要性。通過檔案知識講座、參觀檔案館、讀書讀報等活動促使大家正確了解檔案、保護檔案、使用檔案。領導應把高校檔案工作的實際狀況帶入管理決策和思考中，要敢擔當，激發對檔案管理的重視。

3.加快高校檔案信息化建設

只有做好檔案信息化建設，運用現代化高新技術，才能提高檔案管理現代化水平。同時結合檔案工作的實際，統一思路、明確目標、規范管理要嚴格根據《電子文件歸檔與管理規范》的要求，做好電子文件收集、歸檔、實施管理工作，從而確保電子文件的安全，真正做到保真、保密、保存、保讀、保備份、保異質。最終實現電子檔案數據庫中心、各個處室同步傳閱歸檔，檔案自動化查檔以及電子檔案數字化。

4.提高檔案管理員綜合素質

強化管理員責任，細化高校檔案管理工作規范，明確檔案管理工作職責，做到步步有人管，處處有人看。分工不分家，分工不分家，加強溝通交流，建立相互信任、相互配合，相互學習，逐漸成為一支高素質、懂專業 、強技能的檔案管理隊伍。

綜上所述，高校要與時俱進，解放思想，開拓創新。雖然檔案管理工作復雜繁瑣，但要有決心，有信心，有耐心，緊緊圍繞學校檔案部門工作的實際出發，立足于身，扎實工作，克服困難，全面提升管理水平和服務能力水平，更好、有效地服務高效中心工作，不斷促進高校檔案工作健康發展，開創高效檔案管理、服務與建設新局面。

文章編號：ISSN2095-6711/Z01-2016-05-0064

作者簡介：許毓桐（1985.08—），漢族，內蒙古廣播電視大學助理館員，本科