檔案管理在醫院管理中的作用

趙麗

摘 要：醫院檔案管理不僅僅是醫療工作的記載，也全面涵蓋了醫院整體的發展歷史，在綜合性醫療機構中基礎醫療記錄可避免醫患糾紛等不良問題的發生，而醫院決策、歷史文化以及科研教學等檔案則推動了醫院硬性實力的提高。唯有合理的檔案管理制度建立，深入完善檔案管理人才，強化正確管理理念，方能保證醫院在市場競爭環境中秉持競爭優勢。

關鍵詞：醫院管理；檔案管理；作用；價值

檔案管理在各行業、各機構中均是不可或缺的重要組成部分，憑借檔案管理工作的良好實施能夠輔助信息檢閱與復核的便捷開展[1]，對工作效率改善具有重要作用。醫療機構中檔案管理主要圍繞科研教學、醫療事業、設備設施、人力資源與黨政管理等內容[2]，通過真實記錄與合理統籌可避免醫患糾紛問題的發生，促進醫院領導的規劃與決策，對醫院穩定發展具有重要作用[3]。伴隨檔案建立模式與醫療改革制度的不斷發展，醫院檔案管理的重要程度日益增強，同時其不足與弊端也逐漸顯露，本文通過對醫院檔案管理作用、現狀與前景進行分析，旨在對其合理發展提供有利參考，為醫院整體發展創造積極保證。

1 檔案管理在醫院整體管理中的作用與地位

1.1 檔案管理對避免醫患糾紛承擔依據性作用

醫患矛盾與醫患糾紛是當前醫療機構所面臨的常見問題，醫療行為作為檔案管理中的基礎構成，對醫患雙方合法權益具有積極維護性作用，也能積極促進患者與醫務人員在掌握個人權利的基礎上更準確的履行自我義務。從而，醫院檔案管理中基礎醫療行為記錄可作為醫患雙方的法律依據，一旦發生矛盾問題能夠為正確抉擇起到依據性作用。

1.2 檔案管理對醫院文化傳承發揮主導性作用

綜合性醫院在長期發展過程中會逐漸積累其文化理念，檔案管理在其長期發展歷程中也不斷積淀其特色與精髓，回顧醫院檔案內容可全面體現醫院的價值導向、醫療宗旨以及社會形象等內容。綜合完善醫院檔案管理措施可促使醫院文化特色更為飽滿，在整體社會環境中表現的更為淋漓盡致。

1.3 檔案管理對醫院科學現代化建設具有指導性作用

伴隨整體社會環境的不斷變化，各行業對信息資源的運用程度均發生著顯著變化，醫院作為社會先進生產力的主要代表之一，對科學化建設也有著更深層次的要求。目前，醫療機構的主要遵循科學性、密集式管理模式[4]，而檔案管理在其建立與發展中均具備不可獲取的地位，其中科研教學檔案可輔助學術研究更具優勢，人力資源檔案可強化醫務人員良好發展，設備設施檔案則促進醫療任務的順利完成。

1.4 檔案管理對醫院穩定發展起到促進性作用

醫院檔案建立具備承上啟下的作用，通過總結歸納既往臨床經驗，對后期可持續發展起到推動作用，將各類型信息進行真實記錄來良好表現醫院的長期發展歷史。在檔案管理的輔助下，醫務人員對前期經驗有跡可循，一旦發生臨床問題時可先查閱既往經驗，結合當下發展要求提出最為適當的解決方法，進而有序不紊的檔案資料對醫院發展乃至醫療事業進步均具備促進性作用。

2 醫院檔案管理現狀

2.1 醫院檔案管理機制欠缺

綜合醫院檔案管理工作范疇較為廣泛，但管理機制相對匱乏，僅依賴傳統操作模式給予管理與監督，導致大量檔案資料處于分散狀態[5]，而檔案中心中多數資料均缺乏嚴密考核，使得資料建立合理程度深受影響。

2.2 醫院檔案管理意識模糊

由于醫院檔案管理尚處于初級發展階段，大部分管理工作人員缺乏正確的管理意識，主要傾向于整合硬件設施資料，經常忽略醫院文化、人力資源等檔案積累，使得檔案管理內容易出現偏差。同時，多數醫院均以檔案維護相關工作人員作為管理重點，忽略了基層醫務人員以及上層管理人員的檔案建立意識，導致檔案搜集范圍缺乏全面性。

2.3 醫院檔案管理人才匱乏

由于醫院檔案管理科室仍缺乏顯著的專業性，專科檔案管理人才在就業時更傾向選擇圖書館、研究機構等部門崗位，導致醫院內部檔案管理人員多為其他工作者代為負責，實際工作中經常由于缺乏專業知識而使得檔案資料分布混亂、查找困難。

2.4 醫院檔案管理設施缺乏

醫院硬件設施維護中常忽略檔案管理部門，但經歷長期發展后內部醫療資料等檔案日趨增多，形成了發展趨勢與基礎配置不匹配等現狀。部分醫院對檔案管理的重視程度不足，使檔案管理場所與設備均較為落后，不僅會危害檔案資料的長期保存，也會對檢索工作形成嚴重影響。

3 醫院檔案管理發展與前景

3.1 強化檔案管理基礎措施

強化基礎措施構建對維持醫院檔案管理有序開展具有重要作用，其管理基礎措施主要包括硬件設施構建與日常工作維護等方面。首先，醫院需提供適合的檔案管理場所，配備常規資料存儲設施，并建立完善的檔案檢索系統[6]。其次，檔案管理工作人員根據院內需要及時完成資料收集、整合與保管等任務，日常工作中積極完善檔案資料編目與檢索工作，輔助醫院其他工作人員在需要時可迅速進行資料搜集，以滿足全院需要。

3.2 提高檔案管理工作意識

以往醫院檔案管理人員對其工作效用與價值均存在認知不足情況，受到傳統觀念影響工作人員未能全面了解檔案管理工作在醫院發展中的無形價值，其原因多與管理意識淡薄存在密切關聯。醫院需加強對檔案管理工作的重視程度，積極傳播檔案管理的直接效用與間接價值，要求院內各科室給予良好配合，輔助建立完善的檔案資料庫。同時，鼓勵醫務工作者積極查閱檔案資料，深入了解醫院文化歷史，掌握最新科研技術，強化個人工作能力，通過檔案文獻學習為醫院帶來更多的經濟效益與社會效益[7]，最終促進醫院的整體穩定發展。

3.3 完善檔案管理軟件設施與人才配備

伴隨社會科學技術的不斷進步，計算機等信息化軟件操作設備在檔案管理中占據著越來越高的地位，目前大部分醫院檔案管理均采用數字化建檔模式，能夠提高檔案資料的存儲量并提高資料檢索的便捷程度，但實際檔案管理過程中仍需關注新型軟件的普及與應用，以進一步推動檔案管理的有序發展。知識經濟時代對專業人才的要求較高，為確保管理工作的順利開展必須建立一批具備高素質的檔案管理人才[8]，醫院可通過院內人員派遣培訓以及院外人才招募等形式來改善檔案管理人力資源。

4 小結

新形勢下檔案管理工作在醫院發展過程中承擔重要作用，不僅能夠強化院內現代化建設，避免醫患糾紛，穩定醫院發展態勢，并且對醫院文化傳承具有深入價值。醫院檔案管理務必病程與時俱進的原則，實際工作中合理提升基礎設施構建，強化管理人員意識，積極建立檔案管理人才，其檔案管理工作完善方可推動醫院持續穩定發展。

參考文獻

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[2]孫婭佳.淺論B/S模式在醫院檔案管理中的應用[J].檔案天地，2015，11（4）：51-52.

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[4]彭佳.新醫改形勢下的醫院檔案管理[J].中國衛生標準管理，2015，6（16）：12-13.

[5]黃翌明.醫院設備檔案管理的現狀及優化對策分析[J].中國管理信息化，2015，18（12）：216-217.

[6]鄔瑞祥，張艷萍.醫院衛生系統檔案管理現狀與對策[J].中國經貿，2015，11（12）：120.

[7]張曉明.新時期醫院檔案管理工作中的問題與對策[J].中國科技博覽，2015，1（31）：327.

[8]王雙喜，王素霞.淺析醫院病歷檔案管理存在缺陷和有效管理對策[J].甘肅科技，2015，31（8）：70-71.