圖書檔案的一體化管理方法分析

付嬈

摘 要 隨著科學技術的不斷發展，網絡技術得到了廣泛應用，在辦公自動化程度深化的大環境下，圖書檔案的管理工作也面臨著改革，促進了信息化時代的到來，使管理工作的形式發生了重大的改變，加大了圖書管理工作的難度，無法滿足當前圖書檔案管理的需求，不能實現對人們的服務。所以，為了更好的實現對圖書檔案的管理，應該建立健全的圖書檔案管理制度，提升圖書檔案的管理水平。

關鍵詞 圖書檔案；一體化；管理方法

中圖分類號 G2

文獻標識碼 A

文章編號 1674-6708（2016） 154-0027-02

圖書檔案的一體化管理，是促進資源的有效整合，提高管理效率的重要方式。當前圖書檔案的管理形式過于落后，無法滿足時代的需求，所以實行數字化的管理形式，對管理形式進行改革是時代發展的需求，應該對管理形式進行創新，根據管理的現狀，制定科學的管理辦法，建立圖書檔案管理體系，不僅方便了人們的使用，也促進了管理效率和管理質量的提升。

1 實行圖書檔案一體化管理的必要性

1.1 順應時代的發展

知識總量的增加和知識更新速度的加快體現出了當前時代發展的特征，圖書館和檔案館不能實現對信息的統一搜集和整理工作。所以，實行圖書檔案一體化的管理形式是圖書館和檔案館發展的必然趨勢。因為圖書檔案一體化的形式能夠促進資源的運用和共享，實現兩者快速的發展，以便滿足讀者的需求。

1.2 實現圖書館與檔案的互補

隨著社會的不斷進步，圖書檔案管理向著一體化的發展方向邁進，是當前圖書信息發展的趨勢，主要是通過對信息量的增加和更新頻率的加快來實現信息的傳播。由于圖書館和檔案館的資源信息存在著一定的片面性，無法滿足人們對于信息的獲取。所以應該通過一體化管理的形式，實現信息資源的共享，滿足社會的發展和圖書檔案管理的需求。在當前的網絡環境下，圖書檔案一體化的管理形式給信息的整合提供了發展的平臺。

2 圖書檔案一體化存在的問題

2.1 體制與政策落后

當前我國的圖書檔案系統權利分割，對于工作中的職責權限，沒有進行合理的劃分，缺乏合作的意識，阻礙了信息之間的互相流通，不能實現資源的共享。這樣的管理形式，造成了圖書檔案系統各自為政現象的產生，導致信息資源的配置不合理，建設工作重復現象較為嚴重，造成了人力和財力方面的浪費。另外，當前缺乏統一的管理制度，行業內沒有制定圖書檔案一體化的管理政策和相關法律作為支持，政策的落后也導致檔案一體化的管理形式出現問題，使圖書檔案一體化的管理進程緩慢。另外，相關領導對實行檔案一體化管理政策的認識程度不足，影響了檔案一體化建設的發展。

2.2 網絡結構不統一

信息化的應用是圖書檔案一體化建設的重要渠道。當前我國的信息建設已經初具規模，但是圖書館和檔案部門對于信息建設方面力度不夠，特別是檔案管理結構，大多數的工作還在采用手工操作，降低了工作效率。同時，網絡寬帶運用不廣泛，呈現出運用面窄和容量有限的問題，制約著圖書檔案一體化的發展。另外，檔案資料的內容和來源相較于圖書上的信息還有著很大的區別，信息資源上的內容和資料指向性強，導致信息資源獲取方式存在著不同。

2.3 利益平衡機制尚不完善

要想促進圖書檔案一體化的進程，應該建立完善的目標，給用戶提供方便和快捷的的服務，以便實現資源的有效共享。而要想實現資源共享，提供服務的成本和收益成為圖書檔案企業發展的關鍵。在高校的機構建設中，圖書館和檔案館的工作內容雖然屬于同一范疇，但是在使用經費上和硬件條件的管理上卻不一致，無法實現對兩者的統一。另外，由于參與共享能力的不相同，也會導致圖書館和檔案館管理部門再投入和收益上呈現不一致的現象，導致各機構之間無法實現合作，權力和義務的分配也無法實現有效的統一。由于利益平衡機制的不完善和管理形式的不統一，所以導致無法實現圖書檔案管理資源的有效共享。

2.4 綜合性人才的匱乏

要想促進圖書檔案實現一體化的管理，必須要建立一支高素質的團隊。當前圖書館和檔案館在管理過程中，由于受傳統管理觀念的限制，導致管理觀念落后。大多數管理人員也都是由其他崗位的人員兼任，自身缺乏一定的專業性，對圖書檔案的管理工作無法實現有效的開展，由于人員專業素養差，對各項制度的理解程度不高，無法充分展現對相關制度的理解，造成各項制度實施的效果不好。另外，現有的圖書館和檔案管理在進行信息資源管理中，導致檔案事業各自為政，對相關理論和實踐技能真正能夠掌握的人不多，這樣的管理形式阻礙了圖書檔案一體化建設進程的發展，信息資源共享的水平下降。

3 解決圖書檔案一體化問題的措施

3.1 建立健全的管理體制

當前的圖書檔案體制在發展過程中存在著較多的問題，針對這一問題，國家需要制定相關的政策和法規作為指導，對圖書檔案信息資源實行合理化的配置，需要建立統一的圖書檔案管理協調中心，對圖書館和檔案館的各項管理活動進行有效的監督，并針對存在的問題，提出合理化的建議，以便保障圖書檔案資源能夠實現資源共享，更好的為人們提供服務。從而推動圖書檔案系統政策的改革，加快圖書檔案系統管理的統一。

3.2 增強圖書檔案一體化管理的實踐

為了有效的解決圖書檔案一體化的實踐能力，應該學習西方發達國家的相關管理制度，來滿足我國圖書檔案管理的需求。因此，在實行過程中，應該對圖書檔案的內部信息進行整合，利用計算機的優勢，建立網絡信息平臺，促進信息的流通和發展，方便用戶進行信息咨詢和快速的查詢工作，為用戶提供良好的服務。根據圖書館和檔案管理本身的特點，實現組織機構的合理設置和優化，促進圖書檔案一體化的有效管理。

3.3 制定統一的標準

為了確保圖書檔案一體化的發展，應該對相關的圖書檔案信息進行分類，建立嚴格的標準和統一的進程，所以應該對圖書和檔案的特點進行充分的理解，對一體化管理的共同性和實用性進行充分的考慮，以便實現對現代技術手段的有效應用。例如，需要在圖書館內部建立統一的網絡和數據管理系統，促進網絡平臺的一體化。相關的工作人員需要按照統一的標準開展工作，以防止在工作中出現的各類問題，給用戶提供豐富多彩的多媒體信息資源。

3.4 提升工作人員的專業素質

當前我國的圖書檔案管理中，呈現出工作人員專業素質不強現象的產生，制約著圖書館一體化發展的進程。為了有效解決這一問題，應該提升工作人員的專業素質，建立一支復合型信息管理人才。應該對工作人員進行定期的培訓，促使工作人員掌握大量的圖書館管理理論和檔案管理理論，通過理論和實踐相結合的方式，來增強工作人員的專業素養，以便為圖書檔案一體化的發展提供的服務。

4 結論

圖書和檔案是人們進行信息獲取的主要渠道，為人們提供了優質的服務，促進了信息的有效融合。我國對圖書檔案管理方面的工作非常重視，所以應該充分的認識到在圖書檔案發展過程中存在的問題，針對問題做好合理的應對措施，順應當前圖書檔案發展的要求，促進管理工作的順利開展。