論高校信息化建設中信息系統項目的采購管理

宋一波

【摘要】本文以我負責實施的某大型數字化校園系統工程為例，探討了信息系統項目的采購管理在項目實施過程中的重要性。并分別論述了項目采購計劃的編制、項目采購的時機和方式，以及項目采購的外包管理。在該項目的實施過程中，我作為建設方的項目負責人參與了項目的采購管理工作。我在項目的采購管理過程中，科學地運用了信息系統項目采購管理的一般知識及其指導方法，有效地制定了項目采購計劃并保障其順利實施，降低了項目的成本，順利地完成了項目。

【關鍵詞】信息系統 采購管理

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）02-0122-01

項目采購管理是從項目外采購所需產品和服務的過程。通過流程化、標準化的采購管理和運作，運用高效合理活動，可以達到降低成本的作用。

去年，為了實現省內某高校的異地新建校區的順利辦學、節約教育資源、實現優勢互補、打造具有區域優勢的現代化高教園區。由省發改委牽頭，地方投資公司建設某高校教育園區，總合同造價8000萬元人民幣。

數字化校園系統工程本著“總體規劃，分步實施”的原則，分期分步實施。一期的建設范圍包括：骨干管網建設、樓內綜合布線、計算機網絡系統平臺、基礎應用服務器平臺、機房建設。作為系統集成的總包單位，除正常的施工流程之外，校區信息中心擔任的角色更多的表現為技術和管理的整合。

本人新校區信息中心的負責人，全面負責該系統工程項目的總集成商方面的項目管理工作。由于數字化園區涉及到的分部分項工程內容較廣，竣工日期要求得非常嚴格。所以，肯定會涉及到的工程外包，同時要求設備采購的進程必須滿足項目進度的要求。

在工作過程中，我靈活運用信息系統項目采購管理的一般理論和方法，科學的制定采購計劃，策略的把握了采購的時機和方式，取得了較好的效果。最終按期完成了項目任務。表現在：

1.項目采購管理的采購計劃編制

總校要求我們必須在今年的12月1日之前完成分校區校園系統工程一期的建設工作，這是一個硬性的指標，并在合同中做出了明確的約定。合同一簽訂，關于設備采購的各種問題隨之而來，由于該系統工程的工期是固定的，而且時間相當的緊張；我們與承建方簽訂的付款方式為除合同簽訂后預付款之外，其他的付款全部是支付相應的進度款。更為致命的是因為接近年底，由于承建方財力原因，能夠用于支付數字化校園系統工程項目采購的資金不是太充足；大多數的目標合作設備廠商的付款條件一般是款到付款；系統分包商一般要求必須支付合同預付款等等。可以說，項目采購工作如果不能順利的完成的話，勢必會造成工程施工進度進程中的無米下鍋的窘境，以至于造成整個工程實施的失敗。

本人作為該項目的項目負責人要為整個工程的實施過程負責，面對項目采購面臨的種種困難，必須逐一克服。“凡事預則立，不預則廢”，項目采購計劃的制定便是第一要務。考慮到上述制約項目采購計劃的各種因素，制定該項目的項目采購計劃必須權衡諸如采購時間、采購方式、工程進度、當前價格、市場供求狀況等各種因素。由于，施工進度計劃是必須嚴格執行的，所以發生在施工進度關鍵路徑上的采購工作必須按照時間嚴格執行，即便是損失采購過程的某些局部利益；沒有發生在施工進度計劃關鍵路徑上的項目采購工作，我們計劃采用各種技巧和策略與設備供應商展開洽商，力圖最大限度地降低項目采購的成本。這樣項目采購便基本滿足了施工進度的要求。

2.策略的把握好項目采購的時機和方式

如前文所述，為使項目采購工作不至于耽誤施工進度的進程。我們在進行與項目施工進度的關鍵路徑有關的設備采購的過程中，不得已的犧牲了某些成本利益，為了能夠彌補這些損失。我們就必須在進行某些項目設備的采購過程中策略的把握好項目采購的時機與方式。

有這樣的一個機會，我們在采購系統服務器的過程當中，有著與我們多年合作經歷的某設備代理商透露：近期，我們需要采購的服務器設備將會出現價格的調整，按我們現在的采購成本價計算，采購價格應該會下降10%左右。于是，我們及時推遲了采購計劃中關于服務器采購的時間。此舉，為項目采購降低了整體成本；為能夠順利完成項目采購計劃打下了堅實的基礎。

3.項目采購的外包管理

還是考慮到施工進度的要求和采購成本的制約，數字化校園的所有系統工程的實施全部由一家公司自行實施是不合適的。如綜合布線系統和機房工程中的機房裝修部分。這樣的工作，需要的大量的普工和各種工具，特別是工具，如果我們自行購置，施工完成后的折舊、保養等工作也會有不少的花費。通過分析，類似這種工作，對于我們最好的施工方式便是施工外包。通過外包，我們既轉移了部分施工的風險又節約了部分施工的成本。于是，我們決定將數字化校園系統工程中的骨干管網、綜合布線、和機房裝修工程的施工全部外包。

有一家我們經常合作的施工單位是我們的首選外包單位，但是考慮到數字化校園系統工程中的上述外包工程系統多、工作量大、工期緊等諸多原因，我們意識到，把所有外包工程全部包給一家施工單位風險極大，為了化解這樣的一些風險，我們最后還是決定將數字化校園系統工程中需要外包的施工分別承包給了3個施工單位。

事實證明，由于我們在項目采購管理工作中采取了正確的外包管理，使得我們的工程進展的比較順利。

該項目歷時7個多月，最終順利完成了當初制定的目標任務，我中心也被總校評為優秀部門。能夠取得這樣的成績，很大程度上得益于良好得項目采購管理工作，合理的制定項目采購計劃；策略的把握采購的時機和方式；合理的管理采購外包，都是保障項目采購工作正確實施的關鍵因素。