試論電子信息檔案管理的風險控制對策

楊海燕

摘 要：當今社會中，電子計算機技術在各行業中發揮著越來越大的作用，尤其是近些年數據庫技術和網絡技術的快速發展，對各行業的改革產生直接的影響。計算機技術的發展，也使檔案管理發展成電子信息檔案管理。電子信息檔案的風險主要在信息技術的數據儲存和網絡傳輸當中，所以對其安全隱患做好風險防控，是使信息檔案管理工作的可靠性與安全性得到保障的重要舉措。本文結合實際和工作需求，對電子信息檔案管理的風險控制進行研究。

關鍵詞：電子信息檔案；檔案管理；風險控制

信息時代的降臨，促進了電子信息檔案管理這種先進檔案管理模式的形成，其對企業的發展具有十分重要的影響。然而，電子信息技術進行儲存和傳輸時，存在某些安全隱患，例如相比于傳統紙張，其風險性更加突出，一旦未將風險防范工作得到落實，將很有可能導致檔案資料出現丟失。因此，只有有效落實電子信息檔案的風險控制工作，才能使電子檔案信息管理的可靠性與安全性得到保障。

一、規避安全風險的相關措施

1.加強先進技術的應用

電子信息檔案管理通過引進先進的技術，可使計算機工作有效地規避風險，從而有效提升電子信息檔案管理的安全性與可靠性。其中，密碼設置是其中至關重要的措施，在密碼設置之后，需要保管好密碼，與此同時，需要對相關技術人員進行訓練提高其管理控制能力，從而防止信息資源丟失和破壞情況的發生。

2.制定風險預防制度

信息資源管理制度的制定是必不可少的內容，要求企業需要進行相應預防制度的制定。通過風險預防制度的制定，再促使該制度得到嚴格的實施。例如，可作出以下規定：規定系統操控只能由管理人員進行，其他無關人員不具有系統操作的權利。

3.及時消除潛在風險

安全防護是電子信息檔案消除危險的重要措施，企業需要通過有效的安全防護，確保信息數據不受其他因素的影響，保障信息的可靠性與安全性。及時消除潛在風險，是確保信息檔案數據安全的重要舉措。計算機維修的過程中，企業需要采取相應的措施，就可能存在的風險進行應對。鑒于計算機網絡具有較高的復雜程度，電子信息檔案管理的風險控制，需要對問題進行全方位的思考，從而使問題得到有效的解決。

二、風險緩解的相關措施

電子信息檔案在受外界影響的情況下，為最大程度上降低安全風險，需要管理人員將風險進行嚴格的把控?，F階段，電子信息檔案管理可以憑借應變計劃、災難恢復技術等的制定與實施，盡可能使電子信息檔案的安全風險減小。風險緩解的措施通常分別事前與事后兩個部分。事前措施是指在發生損失之前，為減小損失而采取的措施。事后措施是指在損失發生之后，為避免損失進一步擴大而采取的措施。需要注意的是，及時處理風險，這才是風險緩解工作中最為重要的。

三、分散風險的相關措施

電子信息檔案管理的風險規避，可以采用轉移策略，實現風險的轉移，達到降低風險的目的。通常，風險轉移的方法包括購買保險、修改配置模式以及外包給其他機構等。通過轉移策略的實施，簡化原本存在的復雜問題，優化電子信息檔案管理的措施，促進電子信息檔案管理水平的提高。并且，需要注意與網絡供應商之間的協調與合作，在選擇外包的過程中，需要對外包人員的職業素質進行嚴格考核，同時加強操作方面的監管。

四、風險評估的相關措施

風險評估工作是為風險防控工作提供參考，促進預防計劃的科學合理，基于電子信息檔案的全方位分析，對風險引發因素及風險發生后果進行探究。評估的內容包括危險發生的概率、危險產生的后果、危險的成本以及危險的防控措施等。并且，企業管理人員需要增強風險防范意識，及時地制定完善的風險預防計劃。就電子信息檔案管理人員而言，其需要對檔案管理工作的各個環節進行嚴格的把控，其也是檔案管理工作的基本要求。在風險評估的過程中，管理人員需要保持高度的警覺性，及時發現存在的安全隱患，及早將其消滅。針對已經發生風險的事項，需要根據風險實際情況，及時采取具有針對性的措施，盡可能減小因風險而造成的損失。

五、結語

總而言之，結合電子信息檔案管理工作中，風險管控的全方位分析與研究，再聯系實際，電子信息檔案管理工作中，管理工作人員必須具有較強的風險防控意識。需要明確的是，電子信息檔案的風險是客觀存在的，并且具有不確定性的特征。正由于其具有不確定性，所以其可能導致較大的危險。因此，相關工作人員需要保持高度的警覺，重視檔案管理工作中風險的預防，及時進行風險防范措施的制定，有效提高電子信息檔案的管理水平，從而實現風險的有效規避，使風險導致的損失盡可能減少，促進企業的可持續發展。

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