淺談現(xiàn)代檔案管理的現(xiàn)狀和發(fā)展方向

朱小琳

摘 要：現(xiàn)代檔案管理存在著檔案標準化程度低，缺乏專業(yè)人員和投入不足等問題。如何轉(zhuǎn)變這一狀況，促進檔案管理的規(guī)范化、合理化發(fā)展是本文嘗試論述的話題。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù)；檔案管理；標準化

一、現(xiàn)代檔案管理的現(xiàn)狀

隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理已經(jīng)全面走向電子信息化。特別是《檔案法》實施以來，依法治檔取得了可喜的成績。體制逐步健全，規(guī)章制度逐步建立和完善，發(fā)揮的作用越來越大。但是，在實現(xiàn)現(xiàn)代化手段管理的進程中還存在著一些問題：

（一）思想認識仍然不到位，普遍存在對檔案管理不重視的現(xiàn)狀

隨著國家對檔案管理的倚重和需要，對檔案管理的要求是越來越高，越來越嚴格。但是在不少的機關(guān)單位和團體里，認為檔案管理只是些微工作，領(lǐng)導(dǎo)不重視，部門執(zhí)行不認真，把檔案管理當成應(yīng)付檢查式的工作，不管理不投入，或者只投入不管理的現(xiàn)狀并不少見。在許多的基層單位中，管理人員幾乎沒有掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級管理人才，這直接導(dǎo)致檔案管理工作方式方法陳舊落后，難以真正解決在工作中遇到的新情況和新問題。

（二）經(jīng)費投入不足

電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中是最有生存和發(fā)展空間的管理手段。伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)日新月異，對于設(shè)備和軟件的要求也日益提高，必然也涉及到投入的問題。因為經(jīng)費不足直接影響檔案管理的效果和成效，加快檔案信息化建設(shè)，制約的瓶頸是資金。 硬件設(shè)備的購置，軟件產(chǎn)品的投入都需要較大的經(jīng)費投入。由于電子產(chǎn)品的特征，需要不斷地更新升級，對后續(xù)投入有具體的需求。而經(jīng)費投入?yún)s取決于領(lǐng)導(dǎo)對現(xiàn)代化檔案管理地位和作用的認識程度。在許多基層單位，檔案室建設(shè)簡陋，不標準、不規(guī)范是導(dǎo)致檔案管理工作滯后的主要原因。

（三）系統(tǒng)化、標準化程度偏低

基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化是檔案信息管理電子化的前提。由于歷史的原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化，造成大量低水平的重復(fù)建設(shè)，計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上。

二、改變現(xiàn)狀的對策和建議

（一） 重視人才的培養(yǎng)

現(xiàn)代的檔案管理需要培養(yǎng)和造就適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)需要的專門人才，把具有復(fù)合知識型人才充實到檔案現(xiàn)代化管理中。在目前的現(xiàn)狀下，許多機關(guān)單位、團體因為自身的實際情況，未必都能配備足夠的專門的檔案管理人員，那在實際工作中，逐步開展多層次、復(fù)合型、一專多能、一專多才的教育培訓(xùn)，或許更能滿足實際的需求。

（二）緊跟時代步伐，加快管理的現(xiàn)代化、標準化

要制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，合理管理各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等。檔案管理工作人員要樹立科學(xué)實踐觀，依靠先進的科技手段，前沿的管理方法，切實改變封閉保守等觀念，主動式服務(wù)、開放式服務(wù)學(xué)習(xí)和引進現(xiàn)代管理的理論和方法，使檔案管理從經(jīng)驗管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進。

（三）加大投入力度，從硬件上做出保障

合理安排經(jīng)費構(gòu)成，重視檔案管理工作，根據(jù)實際側(cè)重檔案經(jīng)費投入。檔案信息化建設(shè)是需要較大投入而見效慢的工作。故此，要堅持爭取財政支持與積極自籌相結(jié)合，將檔案管理經(jīng)費列入年度財政預(yù)算，每年年底，依據(jù)上級有關(guān)要求和工作進度擬定預(yù)算方案，并針對檔案升級達標相關(guān)要求，申請檔案達標專項經(jīng)費，對撥付的款項實行專款專用，具體做到一是把經(jīng)費保障作為促進本單位檔案工作順利開展的有力抓手，為集體檔案工作的發(fā)展提供堅實保障；二是對照科學(xué)發(fā)展觀考核內(nèi)容，在檔案工作管理費用、檔案用房建設(shè)、檔案裝備保障、轉(zhuǎn)移支付資金保障等方面進行量化考核，力求取得實效；三是將檔案經(jīng)費保障作為加強經(jīng)費管理使用的重要內(nèi)容，納入財務(wù)監(jiān)督，形成長效機制，為檔案工作的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

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