高校檔案管理工作治理體系現代化

李長江

（長治學院院長辦公室，山西長治046011）

高校檔案管理工作治理體系現代化

李長江

（長治學院院長辦公室，山西長治046011）

在高等教育不斷深化改革的背景下，高校檔案管理工作也面臨了一系列的新問題，迫切需要進行治理體系現代化的探索和研究。作為最能直接反映高等教育教學工作質量和水平的檔案管理工作，是高校做好頂層設計以及制定發展規劃和確定重點工作的重要參考資源，也是廣大師生信息管理和維護自身權益的重要渠道。高等教育發展需要大力開發教育教學檔案資源，合理利用館藏檔案中的積極元素，充分發揮館藏檔案的教育教學信息能量，才能更好地服務高等教育又好又快發展。

檔案；檔案管理；治理體系；現代化

按照中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求，完善和發展檔案管理制度，推進高校治理體系和治理能力現代化，是目前高校全面深化教育改革的目標。結合高校發展現狀，高校檔案管理工作治理體系現代化是當前高等院校工作的一項重要任務，也是檔案管理學必須深入研究的一個重大課題。

一、高校檔案工作的新常態

（一）以科學理念驅動高校檔案工作發展

科學的理念能夠指導檔案工作持續健康發展，也能提升檔案治理體系的現代化水平。在高等教育發展的新階段，高校檔案工作者要與時俱進，轉變思維，以科學發展觀為引領，以現代化的檔案管理學專業知識為依托，樹立創新、先行、網絡、合作和人本觀念，按照檔案工作之能力體系現代化需求，以改革創新的勇氣和理念大力驅動高校檔案管理工作治理體系現代化。

1、創新理念。創新是高校檔案工作明確的發展方向和持續不竭的內在動力。高校檔案工作要創新，就是要堅持“用戶至上的服務理念”，“構建高校、社會、個人綜合平臺理念”，“滿足高校、社會需求的經營理念”、“體現高校以人為本的發展理念”。通過理念的創新，為高等教育發展提供強大的動力來源，因此，要充分認識高校檔案管理工作創新的重要作用，要以創新的理念和實踐不斷開創和引領高校檔案工作的新局面。[1]

2、先行理念。傳統高校檔案管理工作中存在問題的主要原因之一就是沒有先進理念的支撐[2]，對高等教育發展的新問題和新機遇缺乏敏銳的嗅覺和及時調整的能力，因此，要貫徹先行理念的要求，指引高校檔案工作加速發展。要正確面對和及時處理新形勢下高校檔案工作的現實問題，加大調研力度和改革舉措，先行入手、主動作為，充分利用檔案發展的潛在機遇，精心謀劃，科學介入，提前準備，將先行理念貫穿于高校檔案工作治理體系現代化全過程。

3、網絡理念。網絡化是影響高等教育發展的重要因素之一，同時也是檔案工作發展的快捷通道。在存儲數字化和網絡化的作用下，高校檔案工作的現代化水平大大加深。按照信息化建設要求，牢固樹立網絡理念，積極實施檔案數字化戰略，通過建立信息化檔案平臺和網絡社交平臺，積極拓展和豐富高校檔案管理系統的模塊和功能，將網絡建設的最新成果應用于高校檔案管理工作，具有深遠的意義和影響。

4、合作理念。合作是現代社會的主流價值觀念，也是高校檔案工作發展的強大助力。基于高校檔案建設起點低、資金少、信息交流不通暢等問題，各高校之間、高校與有關檔案部門之間加強合作，將合作理念作為一個要素貫穿檔案工作始終，深化檔案收集、搶救、數字化、異地異質備份領域中的合作，減少投入，提高檔案利用效率，以較小的成本來吸收和共享最先進的檔案技術，才能加強資源整合，形成推動高效檔案工作發展合力。

5、人本理念。立德樹人是高效工作的基本目標，以人為本是高校檔案工作發展的出發點和落腳點。要結合高校檔案發展實際，深刻理解以人為本的內涵，將檔案的服務功能貫穿于高校檔案管理工作的始終。通過建立健全師生檔案數據庫，努力提高檔案治理體系現代化水平，盡心竭力滿足廣大師生的需求。同時，切實從廣大師生的需求出發，簡化和優化檔案管理手續和流程，充分運用信息化手段，努力滿足高校廣大師生職工的檔案需求。

（二）以創新模式撬動發展

創新模式是高校檔案工作發展的一個新的有力支點。因此，要結合高校發展實際，以高校特色專業為依托，對高校檔案管理服務模式的創新要實現三個轉變：一是服務內容的創新，從傳統的檔案數量向檔案質量要求轉變，將檔案管理工作納入到高校的十三五規劃和重點工作中，提升檔案的內涵質量。其中，尤其要加強檔案安全設施建設[3]，將檔案安全納入到高校綜合治理的體系中，實行一票否決制；二是服務方式的創新，由傳統的被動服務向主動服務轉變，充分提升檔案意識，提高依法管理檔案、依法保護檔案、依法利用檔案水平；三是服務手段的創新，由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變，以新時期計算機、電子載體和網絡技術等科技手段為依托，實現檔案管理服務模式的創新，提高館藏檔案信息利用水平和效能，實現高校檔案信息資源的共享。

（三）以完善制度鞏固發展

高校檔案管理目標的實現需要制度的約束和規范，因此，高校要從制度建設出發，建章立制，推動檔案管理工作走向規范化和制度化。堅持以檔案法律法規和有關制度為綱領，從高校檔案工作實際出發，逐步建立和完善檔案管理有關制度，確保高校檔案工作有章可循，推動依法治校工作在檔案管理方面的開展，用制度來規范和約束檔案管理工作，提高檔案利用的安全使用。與此同時，不斷強化檔案管理制度的落實和責任的追究，切實將檔案管理制度落到實處。

二、新時期高校檔案工作的內在要求

（一）提高認識，切實增強做好高校檔案工作的責任感和使命感

對檔案工作缺乏重視是檔案工作發展各階段主要問題存在的根源。各級各類高校對檔案工作同樣缺乏有效的認可和重視程度，因此，要加強高校領導的責任感和使命感，加深對檔案工作地位和作用的認識，只有在認識上得到提升，高校檔案管理工作水平才能獲得提升。習總書記曾提出，檔案工作要做到為經濟建設、社會發展服務，必須由封閉走向開放，由重保管向重服務轉變。按照年度目標工作的總體要求，要把檔案信息化納入教育信息化總體規劃，研究和摸索檔案工作發展的根源性問題，從全局出發，結合高等教育發展的新特點，堅持以人為本，以高校發展大局、師生權益和社會發展為檔案管理工作的出發點和落腳點，科學利用檔案資料，提高高校檔案工作的現代化水平。

（二）把握重點，不斷提高高校檔案工作信息化水平

高校檔案工作信息化是指各級各類高校根據信息化的要求，利用信息系統改造傳統的檔案資源轉為數字化信息，然后通過計算機網絡進行保存和傳輸檔案信息，實現高校檔案資源的科學化管理、合理配置與社會共享[4]。實踐已經證明，信息化建設是高校檔案管理的必然趨勢，能切實提升高校檔案工作科學化水平，克服傳統檔案人工操作的弊端，利用計算機檢索、傳真、掃描和網絡等科技手段，極大地提高檔案工作效能，推進文檔一體化管理，充分利用現代技術條件，積極吸收信息化建設成果，將高校檔案機構打造成為信息處理和供應中心。

（三）強化保障，努力為高校檔案事業發展創造良好環境

高校檔案工作的正常開展需要良好的發展環境。因此，要不斷優化高校檔案事業發展環境，為檔案事業健康發展創造有利條件。一是探索建立既符合高校現實又著眼長遠的高校檔案工作制度保障機制。積極爭取教育部門黨委、行政將高校檔案工作納入高等教育十三五發展規劃之中，明確納入各級各類高校年度重點工作計劃和目標責任制考核之中，把檔案事業經費納入本級財政預算之中，實現檔案工作與高校發展同步籌劃、協調發展。二是各級檔案部門不斷解放思想，轉變觀念。破除安于現狀、消極依賴、閉門自守的思想，樹立以“利用者需求為中心”的思想，既面向社會、面向公眾依法推進檔案資源開放、開發和利用，也善于借助社會力量推動工作。通過組建檔案專家庫、組織檔案學會，定期開展各部門檔案管理人員培訓等，積極整合校內檔案人才資源，匯聚相關部門力量，形成檔案部門與業務部門齊抓共建的長效機制，形成聯手推動高校檔案工作的良性機制，逐步實現檔案工作全面化、系統化和現代化。三是不斷加深對肩負的“為黨管檔、為校存史”重要職責的認識。切實加強自身建設，轉變工作作風，深入基層一線指導建檔工作，不斷提高服務能力和水平。同時，為高校檔案工作提供人才支撐和智力支持，要大力開展檔案工作專門人才師資隊伍建設，千方百計引進和培養檔案專業人才，提高檔案工作人員的工作待遇，靈活采用外出培訓、交流輪崗、崗位和掛職鍛煉等多種形式，努力提高檔案管理人員的專業素質和技能水平，培養成為既精通檔案業務又掌握現代信息技術、既熟悉檔案文化知識又具備專業技能的復合型、高素質人才。[5]同時加強人才的分層分類管理，提高人才管理水平，提升工作條件和待遇，增強檔案工作者的責任心和榮譽感。

高校檔案工作的進一步發展必須靠政府的投入作堅強的后盾。因此，教育主管部門在高校檔案工作上要做好頂層設計，加大檔案專項資金投入，特別是在預算安排中要單列出高校檔案資金支出項目，尤其是要重點保障高校檔案的保護和搶救，檔案信息化建設，檔案綜合室建立等方面的經費支出，同時，要給予政策支持，要求各級各類高校按標準按要求建立規范綜合檔案機構，要建立健全各種硬件設施和各類配套措施。在力爭經費支持的前提下，適時建立高校檔案文件檢索系統，加強高校檔案歷史資料和動態檔案信息化進程，提供更加全面和科學的檔案數據，更好實現為學校決策提供信息服務和參考數據的基本功能。

三、高校檔案工作治理體系現代化

一是擴大宣傳，提升高校檔案參謀服務能力。同時，結合高校實際，適時舉辦“檔案日”宣傳活動，進一步擴大檔案工作的影響力。此外，針對目前高校大力開展基礎設施建設的實際，同時結合傳統檔案管理中缺乏對基建檔案的收集和整理，要及時歸納總結高校基礎設施建設的基本資料和信息，按照信息化要求進行加工處理，提高檔案利用率和檔案利用效能。

二是不斷加大投入，加強檔案館庫等基礎設施建設。各級領導要加強重視，將高校檔案館建設列為重點工程，想方設法從學校預算中專門檔案建設經費，安排檔案管理專家對有關基礎設施進行專項驗收，改善基礎設施條件，為檔案信息化建設提供物質基礎和后勤保障。

三是強化依法行政，加強檔案工作法治建設。按照國家有關檔案管理統一要求，不斷擴大黨政管理的存檔事項，對校內的規范性文件進行系統清理，并按照信息公開制度利用校園媒體進行公開發布。另一方面，邀請上級部門和安排學校專業人員定期不定期進行檔案檢查，對各種問題要求及時整改，對整改不力的部門和責任人要進行通報和批評，增強檔案管理的嚴肅性，同時，建立健全高校檔案管理規章制度，推動檔案工作法制化、規范化。

總之，要抓好高校檔案管理工作定位，協調處理好與教學行政之間的關系，切實推進高校檔案管理工作治理體系現代化進程。

［1］米軍.高校檔案管理工作的創新和信息化［J］.中國管理信息化.2015，（02）:177-178.

［2］姜波.高職院校檔案管理的問題與對策—以LZ職業技術學院為例［D］.西南財經大學.2014.

［3］曾憲力.學校三維檔案安全管理體系構建與實施［J］.湖北檔案.2015，（04）:20-21.

［4］陳云峰.提高檔案信息化水平提升檔案服務能力［J］.四川檔案.2013，（01）:22.

［5］董燚、劉昆鵬.信息化背景下的高校檔案人才建設［J］.辦公室業務.2013，（17）:144-145.

（責任編輯 王建華）

G278.6

A

1673-2014（2016）04-0102-03

2016—04—13

李長江（1965—），男，山西武鄉人，館員，主要從事檔案管理研究。