淺析流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

文/溫州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 朱建興

?

淺析流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

文/溫州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 朱建興

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子信息技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，并且極大提高了檔案管理的質(zhì)量與效率，有效節(jié)省了大量的人力與物力。在電子文件大量產(chǎn)生和使用的形勢(shì)下，其安全性、真實(shí)性、完整性和可讀性也受到了人們的廣泛關(guān)注。本文在分析電子檔案管理系統(tǒng)中存在問(wèn)題及解決措施的基礎(chǔ)上，闡述流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理系統(tǒng)；流程管理；應(yīng)用

在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的系統(tǒng)工作。在傳統(tǒng)檔案管理中，一般都是采用紙質(zhì)檔案與人工管理這兩種方式。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用，電子檔案大量使用與其復(fù)雜性也同時(shí)增加，以往的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)的需求。由于電子信息技術(shù)的快速發(fā)展和大量的電子文件的產(chǎn)生使用、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管、移交等等，于是，在電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，流程管理得到了普遍重視與應(yīng)用，并且取得了很好的效果。

一、電子檔案管理系統(tǒng)中存在的問(wèn)題及解決措施

（一）問(wèn)題。在電子檔案管理系統(tǒng)中，主要存在以下問(wèn)題：一是安全性問(wèn)題。檔案信息安全性指得就是信息載體安全性與傳輸安全性。電子檔案載體主要為光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶等，其種類多且較為復(fù)雜，由于電子文件的生成、流轉(zhuǎn)與利用都會(huì)受到硬軟件和網(wǎng)絡(luò)等構(gòu)成的技術(shù)系統(tǒng)及數(shù)字環(huán)境的制約，這使得電子文件數(shù)字信息難以維持永久存取，導(dǎo)致電子文件性能不穩(wěn)定，容易出現(xiàn)失真的情況。同時(shí)對(duì)環(huán)境濕度、溫度、防磁等條件的要求也非常高，容易被破壞，導(dǎo)致載體不安全。而傳輸安全性主要為網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)黑客與計(jì)算機(jī)病毒是影響傳輸安全的主要因素。此外，電子文件非常容易被篡改，并且毫無(wú)痕跡，導(dǎo)致數(shù)字信息失真。二是電子文件的可識(shí)讀性問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，電子檔案載體是依賴系統(tǒng)，借助計(jì)算機(jī)來(lái)完成操作利用，因此不能從載體外表去判定正常與否，極易受整個(gè)系統(tǒng)環(huán)境等因素的影響，導(dǎo)致儲(chǔ)存信息無(wú)法識(shí)讀，因此影響了檔案的有效利用。

（二）措施。針對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)問(wèn)題而言，主要可以采取以下措施：一是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。在查閱利用檔案的過(guò)程中，設(shè)置通過(guò)驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令等權(quán)限限制訪問(wèn)與閱讀，按照國(guó)家相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全定級(jí)規(guī)定對(duì)檔案館（室）的數(shù)字檔案信息利用平臺(tái)進(jìn)行安全保護(hù)，并對(duì)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，以此提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。同時(shí)，安裝較為先進(jìn)的防火墻、防毒殺毒軟件等，以此避免計(jì)算機(jī)黑客、病毒的惡意攻擊入侵，確保檔案信息安全。二是強(qiáng)調(diào)檔案?jìng)浞荨n案部門(mén)應(yīng)對(duì)重要檔案及電子文件實(shí)行異地和異質(zhì)備份，確保電子文件的長(zhǎng)期可讀和檔案信息資源的絕對(duì)安全，異地備份應(yīng)選擇地理距離相距300公里以上，不屬于同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶地方為宜；異質(zhì)備份應(yīng)做好靜電復(fù)印、翻拍、數(shù)字化、縮微、仿真復(fù)制等工作，以確保檔案信息資源安全。在登記備份的要求上應(yīng)實(shí)行三套式，以滿足保存、備份和日常使用。

二、流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

（一）流程管理概念。美國(guó)管理學(xué)家MichaelHammer指出：流程就是將一個(gè)或者多個(gè)輸入轉(zhuǎn)變成對(duì)用戶有價(jià)值的輸出活動(dòng)；而達(dá)文波特教授認(rèn)為：流程就是一系列結(jié)構(gòu)化的可測(cè)量活動(dòng)的集合，并且為特定市場(chǎng)或者與用戶提供特定輸出。由此可以看出，兩人均認(rèn)為：流程是以用戶（人）為導(dǎo)向（本），并且在輸出過(guò)程中重視體現(xiàn)用戶（人）價(jià)值。在某種程度上而言，流程主要包括六個(gè)要素：輸入資源、活動(dòng)、結(jié)構(gòu)、輸出結(jié)果、用戶、價(jià)值。

（二）流程管理應(yīng)用。在電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)規(guī)劃與建設(shè)實(shí)施引入流程管理，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，即工程龐大、環(huán)節(jié)眾多、復(fù)雜、涉及面廣。所以，在設(shè)計(jì)與實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，一定要重視流程管理的運(yùn)用。首先，在電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)以改善傳統(tǒng)檔案館業(yè)務(wù)流程為新導(dǎo)向。在建設(shè)數(shù)字檔案館的時(shí)候，主要包括三個(gè)方面，即收集電子文件與檔案資源的數(shù)字信息、傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化處理、整合與開(kāi)發(fā)利用檔案數(shù)字資源。一般而言，電子檔案管理系統(tǒng)擔(dān)負(fù)著管理任務(wù)，需要在建設(shè)過(guò)程中強(qiáng)化以檔案需求者的利用為核心理念，以此保證電子檔案管理系統(tǒng)的有序建設(shè)。不管是數(shù)字信息收集，數(shù)字化處理，還是資源整合利用，都是圍繞檔案利用者的實(shí)際需求進(jìn)行，貫徹落實(shí)以人為本的原則，強(qiáng)化檔案利用者需求的導(dǎo)向作用。新的需求導(dǎo)向必然會(huì)沖擊傳統(tǒng)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，對(duì)原有工作職責(zé)與形式提出更全面、更高的要求。所以，需要合理調(diào)整原有業(yè)務(wù)流程，對(duì)工作流程中的業(yè)務(wù)關(guān)系加以梳理，以此實(shí)現(xiàn)和改進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的目標(biāo)，規(guī)范檔案信息資源建設(shè)。其次，流程管理可以顯著降低建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)，減少建設(shè)成本。在建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵照有關(guān)國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案資源數(shù)字化與信息資源安全儲(chǔ)存，以此實(shí)現(xiàn)流程管理控制與電子檔案價(jià)值鑒定的有效性，否則就會(huì)出現(xiàn)電子檔案失真、系統(tǒng)安全等風(fēng)險(xiǎn)，影響電子檔案管理系統(tǒng)作用的發(fā)揮。除此之外，在建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，實(shí)行前端控制，通過(guò)流程管理的引入，使每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理成為不可或缺的統(tǒng)一程序，并且盡量減少管理流程環(huán)節(jié)，提高管理效能，最大限度地降低建設(shè)成本。基于流程管理理論，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)模型予以設(shè)計(jì)，詳見(jiàn)圖1所示。類、范圍、內(nèi)容、歸檔時(shí)間等信息，并錄入系統(tǒng)，自動(dòng)根據(jù)歸檔日期予以分析，對(duì)信息是否需要?dú)w檔、保管多長(zhǎng)時(shí)間等予以初步確定；之后由檔案管理科室牽頭，組建專家鑒定小組，鑒定信息來(lái)源，確定不可公布或有限制的文件、檔案，列出清單予以報(bào)備審批。在審核通過(guò)之后，編制數(shù)字化檔案；然后對(duì)檔案予以檢索設(shè)置，并且充分考慮其訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置；最后，重視檔案的存儲(chǔ)與更新，并且進(jìn)行合理的備份，確保檔案的安全、準(zhǔn)確，提高檔案利用率。

圖1 基于流程管理的電子檔案管理系統(tǒng)模型在設(shè)計(jì)模型中，首先收集與選擇要納入管理序列的檔案種

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著電子檔案的產(chǎn)生與日益增加，為檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。并且隨著電子檔案的應(yīng)用與推廣，有效提高了檔案管理的效率與利用率。為此，在建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，為了確保系統(tǒng)的安全、有效，一定要重視流程管理的應(yīng)用，從而充分發(fā)揮電子檔案管理系統(tǒng)的作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]潘志立.流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用研究[D].中南大學(xué),2013.

[2]楊穎琦.供電企業(yè)培訓(xùn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、流程管理[J].中國(guó)電力教育,2013(33):161-162.

[3]胡芳,陳華平,劉志剛,等.基于業(yè)務(wù)流程的研究生學(xué)籍管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)[J].計(jì)算機(jī)應(yīng)用與軟件,2011,28(3):176-179;210.