淺談加強(qiáng)檔案安全管理工作

摘 要：檔案是一個單位的重要財富，揭示了單位整體乃至員工個人的發(fā)展歷史，一單損毀或泄密，將會造成不可挽回的損失。檔案安全管理工作一直以來都是檔案工作的重點工作，檔案安全得不到保障，其他工作就無從談起，確保檔案安全，才是單位順利發(fā)展的基石。筆者從多方面淺談如何加強(qiáng)檔案安全管理。

關(guān)鍵詞：檔案；安全；措施

檔案管理工作是單位日常工作的一個重要組成部分，需要較強(qiáng)的專業(yè)性、嚴(yán)格的政策性和極高的機(jī)密性。而檔案安全管理工作更是檔案工作的重中之重，確保檔案安全是所有檔案工作者必盡的義務(wù)。隨著科技的迅猛發(fā)展，如何在新形勢下做好檔案安全管理工作，是當(dāng)前擺在檔案工作者面前的一項重要任務(wù)。

1 落實主體責(zé)任，強(qiáng)化安全意識

要從思想上為檔案管理工作設(shè)置一道坎，把安全作為一個屏障，只有有效地遏制檔案安全事故的發(fā)生，才能為單位檔案工作的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

1、明確主體，落實責(zé)任。將檔案安全管理工作作為單位建設(shè)的一項重要內(nèi)容來抓，不斷建立和完善檔案安全工作的管理機(jī)制，形成有效的檔案安全管理網(wǎng)絡(luò)格局，一把手負(fù)責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓、單位全員參與，做到責(zé)任明確、落實到人，形成人人懂安全、人人抓安全、人人重安全的良好局面。

2、強(qiáng)化教育，增強(qiáng)安全意識。檔案安全事故普遍具有突發(fā)性、多變性和復(fù)雜性等特點，這就要求檔案工作者必須不斷學(xué)習(xí)檔案安全知識，提高安全意識。我們可以通過多式多樣的學(xué)習(xí)方式，加強(qiáng)檔案安全管理的宣傳教育工作，組織學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》、《社會治安綜合治理條例》、《突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》等，不斷提高單位全體人員對檔案安全工作的認(rèn)識，增強(qiáng)檔案工作者的憂慮感和責(zé)任感。

3、開展培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)。檔案工作者的素質(zhì)直接影響著檔案安全管理的水平，制約著檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。這樣時代性的發(fā)展督促檔案工作者必須及時開展檔案工作技能培訓(xùn)，緊跟時代步伐，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法、掌握新的技巧，用現(xiàn)代的、科學(xué)的管理手段來管理檔案，做到檔案安全有保障。

2 加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)，保證檔案安全

完善的檔案室安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是檔案安全必備的條件。要做好檔案“八防”工作。一是防塵，檔案室要配備便攜式吸塵器，定期進(jìn)行除塵工作，開窗換氣時注意防止灰塵、煙霧進(jìn)入檔案室，始終保持地板、檔案架、檔案櫥柜干凈清爽。二是防火，檔案室內(nèi)外嚴(yán)禁煙火，要懸掛警示牌，定點放置滅火器，定期檢查，禁止無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。三是防盜，檔案室要配備報警器、防盜網(wǎng)、防盜門窗，有條件的單位可以在檔案室門口安裝攝像頭，檔案工作者要確保門窗鎖好再下班。四是防潮，檔案室內(nèi)設(shè)置溫度計，每天查看檔案室內(nèi)濕度變化情況，尤其是在梅雨季節(jié)，一定要使?jié)穸缺３衷?5%--60%的范圍內(nèi)，發(fā)現(xiàn)超標(biāo)要及時采取措施除濕換氣。五是防高溫，檔案室裝設(shè)冷暖空調(diào)，根據(jù)天氣變化及時調(diào)整溫度，使室內(nèi)溫度保持在14—24攝氏度范圍內(nèi)。六是防光，門窗安裝防光布，防止太陽直射，嚴(yán)禁將檔案材料搬置太陽下曝曬。七是防蛀，在檔案室的角落、空置檔案架上施放殺蟲驅(qū)蟲藥物，并定期更換，確保藥物有效，切實做好室內(nèi)外防蟲滅蟲工作。每隔兩個月翻動櫥架上檔案一次，查看有無蟲害檔案情況，一旦發(fā)現(xiàn)立即采取措施撲滅蟲害，防止蔓延。八是防腐，經(jīng)常通風(fēng)換氣，保持檔案室空氣清新，嚴(yán)禁有害氣體、物品進(jìn)入檔案室，定期施放、更換防腐藥物，凈化檔案室周圍環(huán)境，保持檔案室內(nèi)清潔。

3 完善各類制度，鞏固安全措施

（一）落實檔案實體安全管理責(zé)任制度。

制定落實檔案安全管理各項制度，檔案室實行專人專管，庫房鑰匙一律不得轉(zhuǎn)借，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。以檔案安全為首要任務(wù)，建立檔案出入庫登記交接制度。嚴(yán)防機(jī)密資料、各類檔案的丟失、泄密。

（二）落實檔案室安全檢查制度。

做好檔案室“八防”工作。確保室內(nèi)各種器材設(shè)備、藥物常年完好有效，檔案工作人員要定期檢查，做好檢查記錄，假期、節(jié)日特別加強(qiáng)看護(hù)，確保安全。

（三）落實檔案實體清點和報告制度。

對接收進(jìn)入檔案室的各種檔案進(jìn)行整理、造冊，按順序排列。每年對室內(nèi)檔案進(jìn)行清點、核實，并做好記錄。若發(fā)生重大安全責(zé)任事故，必須在發(fā)現(xiàn)情況的第一時間向單位領(lǐng)導(dǎo)和上級部門報告。

4 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理，注重電子文檔防線

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也在不斷提高，為檔案建設(shè)帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同時對檔案安全管理工作也提出了更高的要求。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識到檔案安全管理的重要性和迫切性，檔案工作者也應(yīng)把檔案安全作為檔案工作的生命線，針對電子檔案，選派專人管理檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在電腦上安裝防火墻、防毒軟件，設(shè)置開機(jī)登陸密碼、檔案系統(tǒng)登陸密碼，建立檔案備份與恢復(fù)系統(tǒng)，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全。作為檔案工作者還必須要掌握新的知識，運用科學(xué)手段，加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不丟失、不泄密。

參考文獻(xiàn)

[1]辛煒.檔案庫房安全保護(hù)管理.同煤科技，2013，04

[2]張美珠.論檔案工作的安全管理.管理學(xué)家，2012，06

[3]金玉蘭.關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保障體系建設(shè)的思考.北京檔案，2010，08

[4]錢向紅.淺談企業(yè)檔案安全管理.企業(yè)文化，2012，04

作者簡介

吳娟，女，漢族，江蘇，常熟市建筑管理處，助理館員。