中學(xué)檔案管理工作的誤區(qū)及改善策略探討

鄧小娟

摘 要：中學(xué)檔案管理在學(xué)校管理工作中占有重要的地位，辦好學(xué)校檔案管理，不僅是辦好學(xué)校的基礎(chǔ)工作之一，也是對(duì)學(xué)校教育水平和管理水平進(jìn)行衡量的重要標(biāo)志，對(duì)學(xué)校的發(fā)展有非常重要的作用。是學(xué)校有序管理的重要保障。因此，對(duì)中學(xué)檔案進(jìn)行管理是非常必要的。本文對(duì)中學(xué)檔案管理誤區(qū)進(jìn)行了闡述，并對(duì)檔案管理存在問題的原因進(jìn)行了探討，提出了改善中學(xué)檔案管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理；誤區(qū)；改善策略

中學(xué)檔案管理工作是學(xué)校管理工作中一項(xiàng)比較重要的工作，通過檔案管理，學(xué)校可以將教學(xué)、科研等方面的活動(dòng)形成的資料進(jìn)行收集和整理，然后歸類和存檔，形成學(xué)校發(fā)展過程的重要信息資源，形成學(xué)校各方面的完備的檔案。良好的檔案管理可以對(duì)學(xué)校的發(fā)展有豐富的借鑒意義。本人從事檔案管理工作許多年，在對(duì)工作進(jìn)形梳理和總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)當(dāng)前中學(xué)檔案管理中存在一些誤區(qū)，本文對(duì)這些誤區(qū)進(jìn)行了分析，提出了相關(guān)的改善策略，希望可以提供一些幫助。

1 中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）學(xué)校對(duì)檔案管理工作重視度不夠

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理的重視對(duì)檔案管理工作起著關(guān)鍵作用，但當(dāng)前學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作還沒有足夠的重視。檔案管理相關(guān)規(guī)定指出學(xué)校檔案是在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)過程中形成的文字信息資料，有文字、音像等多種形式，具有很高的參考利用價(jià)值。學(xué)校檔案是國家檔案的一個(gè)重要部分，檔案應(yīng)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視，造成了檔案資料收集比較難，檔案管理投資不足，工作力度不夠。相關(guān)工作人員只有在上級(jí)檢查時(shí)才臨時(shí)進(jìn)行檔案管理工作，工作過程中缺乏足夠的責(zé)任心，對(duì)工作應(yīng)付態(tài)度比較嚴(yán)重，不注重工作的效果，對(duì)工作重視度不夠。

（二）工作人員專業(yè)化程度不夠

現(xiàn)階段，我國中學(xué)檔案管理工作人員還是以兼職為主，缺乏專職的檔案管理人員，工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理教育背景。同時(shí)，中學(xué)檔案管理工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案的歸類、整理、保管、利用等方面的工作并不熟悉，不能很好的進(jìn)行工作，并且大部分工作人員沒有足夠的計(jì)算機(jī)知識(shí)，不能對(duì)檢索、信息檢索等提供服務(wù)。因此，由于工作人員的專業(yè)化程度比較低，對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化產(chǎn)生了不利影響，必須要提高工作人員的素質(zhì)。

（三）中學(xué)檔案管理的制度不健全

檔案管理是一個(gè)比較復(fù)雜的工作，需要對(duì)工作進(jìn)行規(guī)劃，根據(jù)實(shí)際對(duì)檔案管理制定明確的制度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，使檔案管理工作能夠有法可循，能夠使各項(xiàng)工作明確進(jìn)行，對(duì)工作起參考作用。但在實(shí)際工作過程中，檔案管理的制度流于形式，沒有起到實(shí)質(zhì)作用，工作過程比較混亂，缺乏統(tǒng)一的管理，工作方法不科學(xué)，對(duì)于檔案重收藏輕利用，使檔案應(yīng)有的作用難以得到有效發(fā)揮。

（四）中學(xué)檔案管理現(xiàn)代化程度不高

隨著科技的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，世界已經(jīng)越來越成為信息化的世界，信息化管理已經(jīng)成為部分行業(yè)的基本管理方法，因此檔案管理也要不斷實(shí)現(xiàn)信息化管理。但大多數(shù)中學(xué)的現(xiàn)代化程度還比較低，有些甚至沒有現(xiàn)代化的設(shè)備。檔案管理工作條件不好，硬件設(shè)備不齊全。

2 中學(xué)檔案管理工作中的誤區(qū)

（一）忽視軟件建設(shè)

當(dāng)前大部分中學(xué)對(duì)于檔案管理工作的觀念還是比較傳統(tǒng)，對(duì)檔案管理注重硬件方面的建設(shè)，認(rèn)為硬件條件好了就可以提升檔案管理水平。但僅有硬件條件是不夠的，要想加強(qiáng)檔案管理工作，就必須加強(qiáng)軟件方面的建設(shè)，提高觀眾人員的專業(yè)素質(zhì)。大多數(shù)人認(rèn)為對(duì)檔案管理配備專業(yè)的工作人員是沒必要的，學(xué)校一般比較重視對(duì)教師進(jìn)行培訓(xùn)，但會(huì)忽視對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使工作人員的工作技能難以得到提升，不利于檔案管理工作的提升。

（二）忽視培養(yǎng)檔案管理意識(shí)

學(xué)校進(jìn)行檔案管理多數(shù)是為了應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)的檢查而進(jìn)行的。檔案的收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是最重要的工作，但學(xué)校僅重視制度的建設(shè)，檔案管理意識(shí)比較薄弱，沒有必須存檔和及時(shí)存檔的意識(shí)，造成學(xué)校許多資料的丟失。僅僅重視制度建設(shè)是不夠的，必須要提升工作人員的檔案管理意識(shí)。

（三）忽視教學(xué)資料的存檔

當(dāng)前，中學(xué)的檔案管理還是比較重視行政文件的存檔，而忽視教學(xué)資料的存檔。雖然學(xué)校行政文件的存檔比較重要，但教學(xué)資料的存檔是更重要的。在教學(xué)過程中形成了大量的資料，這些資料大多集中在教師手中，由于沒有進(jìn)行及時(shí)的存檔，長時(shí)間后大量的資料都被丟失了，大量珍貴的資料沒有被保存下來。

（四）忽視實(shí)物材料的存檔

檔案管理主要是對(duì)文字材料進(jìn)行歸檔，學(xué)校檔案室中一般會(huì)有許多文件袋。當(dāng)前文件管理有一個(gè)比較嚴(yán)重的問題就是檔案類型比較單一，實(shí)物檔案缺失比較嚴(yán)重，照片、影視資料幾乎沒有，比較有紀(jì)念意義的實(shí)物也沒有歸檔。實(shí)物資料的缺乏也是一種損失，因此要加強(qiáng)實(shí)物資料的歸檔，使學(xué)校檔案管理不斷完善。

3 改善中學(xué)檔案管理工作途徑

（一）學(xué)校高度重視檔案管理工作

學(xué)校檔案對(duì)于學(xué)校和國家是非常重要的，不能流于形式。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案管理工作高度重視，將檔案管理工作放入學(xué)校工作日程。要建立檔案管理的團(tuán)隊(duì)，成立組長以及領(lǐng)導(dǎo)小組，各領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)對(duì)檔案管理工作的各方面進(jìn)行研究，包括經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題，改善工作環(huán)境，提升信息化管理，促進(jìn)檔案管理工作的不斷發(fā)展。

（二）樹立正確的工作觀念

檔案管理是為學(xué)校其他各項(xiàng)工作服務(wù)的，對(duì)學(xué)校培養(yǎng)人才和發(fā)展有重要意義，不能將檔案管理看作是目的，為管理去管理。檔案管理是重要的信息資源，有效的利用這一資源對(duì)學(xué)校管理工作意義重大。檔案管理不僅是對(duì)檔案進(jìn)行管理，也與其他部門有密切的聯(lián)系。在如今信息化的時(shí)代，信息技術(shù)應(yīng)在檔案管理工作中有更多的使用，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

（三）提升工作人員素質(zhì)

檔案管理工作要注重提升工作人員的素質(zhì)，不僅要求工作人員有良好的專業(yè)知識(shí)技能，也要有較強(qiáng)的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)。工作人員必須要有相關(guān)工作證件，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，幫助工作人員掌握基本知識(shí)，提高工作能力，工作人員在掌握基本知識(shí)的基礎(chǔ)上要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)等，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化趨勢(shì)。

（四）完善相關(guān)制度建設(shè)

只有完善相關(guān)制度，才能促進(jìn)檔案管理工作不斷規(guī)范化，因此要完善各項(xiàng)制度。將檔案管理納入到考核評(píng)價(jià)體系內(nèi)，使工作人員加強(qiáng)對(duì)工作重視。明確分工，將工作明確到各部門，建立規(guī)范化的制度。

4 結(jié)束語

中學(xué)檔案管理是非常重要的，當(dāng)前中學(xué)檔案管理還存在一些誤區(qū)，還需要相關(guān)工作人員不斷進(jìn)行改善，提升檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

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