互聯(lián)網(wǎng)時代檔案特點及其管理策略

陳久麗

摘 要：隨著社會發(fā)展進程的不斷加速，傳統(tǒng)檔案管理方法在經(jīng)歷了科技化變革之后，信息化、數(shù)字化、智能化等服務(wù)將成為其下一個必然靠近的趨勢。同時，在現(xiàn)有的檔案管理方法當(dāng)中，與互聯(lián)網(wǎng)“大”意識糅合共促，將成為當(dāng)今檔案管理工作的一種全新趨勢，亦將成為提升檔案管理質(zhì)量、滿足現(xiàn)代化社會人們對于檔案管理工作需求的必然途徑。為此，本文以互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案特征為切入點，分析了檔案的價值基礎(chǔ)，并結(jié)合實踐經(jīng)驗提出了提高、改善檔案管理效能的若干建議，以期為我國檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供有益參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；互聯(lián)網(wǎng)；智能檔案

檔案管理，顧名思義就是指相關(guān)的檔案部門對于實體的或是信息檔案等資料進行的一系列管理和利用工作。而隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，數(shù)字檔案在管理發(fā)展中存在的一系列問題與弊端逐漸凸顯。比如數(shù)字時代所生成的多媒體、電子信息檔案與固有的實體檔案管理思維之間的矛盾，海量數(shù)據(jù)信息與有限的人力、物力之間的矛盾，落后的檔案管理能力與先進的社會檔案管理需求之間的矛盾等。鑒于當(dāng)下這一發(fā)展現(xiàn)狀，檔案管理事業(yè)該如何發(fā)展？如何緩解傳統(tǒng)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化過程中呈現(xiàn)出的矛盾等一系列問題，本文將就此展開探討。

1 互聯(lián)網(wǎng)時代下的檔案特點

（一）資源服務(wù)社會化。檔案管理工作的最終目的即是服務(wù)群眾、實現(xiàn)信息資源社會化。為此，互聯(lián)網(wǎng)時代下推進其信息化進程是實現(xiàn)改革創(chuàng)新的必然路徑，具體地說，即建立信息共享平臺與基礎(chǔ)設(shè)施，進而實現(xiàn)信息利用社會化、信息服務(wù)差異化。

（二）數(shù)據(jù)資源共享化。立足于信息化社會，互聯(lián)網(wǎng)普及與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得數(shù)據(jù)資源獲取、共享成為現(xiàn)實，使得散落于世界各個角落的每一個人都能夠通過計算機訪問數(shù)據(jù)信息資源。在此環(huán)境下，數(shù)據(jù)檔案館、檔案信息系統(tǒng)應(yīng)運而生，由此進一步提高了數(shù)據(jù)資源的共享程度。

（三）信息存取自動化?；ヂ?lián)網(wǎng)下的檔案管理，積極應(yīng)用了信息技術(shù)，從而有效實現(xiàn)了信息自動化存取，改變了以往紙質(zhì)檔案的收集、保管耗時耗力的情況，大部分區(qū)域基本上全面實現(xiàn)了紙質(zhì)資源數(shù)字化、電子化目標(biāo)，從而進一步提高了檔案管理工作的效率。

（四）資源開發(fā)智能化。信息化條件下，先進科學(xué)技術(shù)取代傳統(tǒng)檔案工作方式，管理人員無須花費大量精力、時間處理瑣碎工作。使檔案管理工作人員能夠從繁瑣的工作中解放出來，有了更多精力投入到檔案資源的開發(fā)中去。與此同時，在信息化技術(shù)支持下，檔案資源開發(fā)也開始向著深層次、高水平、智能化發(fā)展，能夠更好的滿足不同角度、不同層次讀者需求。

2 互聯(lián)網(wǎng)時代實現(xiàn)檔案價值的基礎(chǔ)組成

客觀地說，互聯(lián)網(wǎng)時代實現(xiàn)檔案價值的基礎(chǔ)主要由下述幾部分組成：其一，社會發(fā)展需求。檔案是知識的載體，因此，檔案價值的實現(xiàn)基礎(chǔ)必須要符合社會發(fā)展的需求。而互聯(lián)網(wǎng)時代檔案電子化管理方式的廣泛普及等變化趨勢，也都是為適應(yīng)社會發(fā)展的需求而產(chǎn)生的，因此，歸根結(jié)底，檔案價值的實現(xiàn)基礎(chǔ)就是為了對社會的應(yīng)用需求予以回應(yīng)。其二，專業(yè)內(nèi)在需求。從檔案管理的作用來說，其主要包括行政作用和科學(xué)作用兩部分。但隨著現(xiàn)代管理工作當(dāng)中各種信息科技的融入與應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案中的行政作用在不斷被弱化，科學(xué)屬性卻在不斷被增強，不斷增強的科學(xué)作用又在更廣泛的范圍內(nèi)發(fā)揮功能，當(dāng)固有的管理模式、管理思想難以維系這樣一種發(fā)展變化的態(tài)勢時，融入知識思維的檔案管理就應(yīng)運而生。其三，技術(shù)應(yīng)用需求。各種科技信息得到快速推廣與應(yīng)用，許多傳統(tǒng)檔案管理進程中單純依靠體力和腦力勞動的諸多工作流程，被科技智能所替代，無形之中增加了人們對于這些新領(lǐng)域的關(guān)注度和依賴性。另一方面，隨著普通工作人員對于信息利用技術(shù)的不斷加強，原本會影響和限制檔案社會價值實現(xiàn)的諸如社會發(fā)展水平、檔案管理意識和管理水平等限制性因素也隨著外在環(huán)境的變化而得到一定程度的改善，從而間接或直接促使了檔案管理信息時代的必然到來。

3 提高檔案管理效能的措施

（一）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。即全面提升檔案管理人員綜合能力，積極打造專業(yè)、高素質(zhì)檔案管理工作團隊，利用強大的人力支撐為檔案管理工作提供技術(shù)與智力支持，全面推動檔案管理工作的順利開展。為此，檔案管理人員必須與時俱進，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，真正認識到互聯(lián)網(wǎng)信息傳播在檔案管理中的重要作用，深入開發(fā)、利用檔案資源，更好地為社會信息需求服務(wù)。同時，全面提高自身技術(shù)與知識儲備，掌握檔案管理工作特點，切實提高自身現(xiàn)代化技術(shù)操作能力，努力打造成社會急需的“復(fù)合型”專業(yè)人才，以更好地致力于檔案管理工作。

（二）建立健全檔案信息安全體系?；ヂ?lián)網(wǎng)時代下檔案云端管理是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享和平臺公用的非常有效的檔案管理與保障方法，但其所隱藏的有關(guān)信息泄露的安全隱患也是十分令人惶恐和擔(dān)憂的。為此，建立健全檔案信息安全體系，必須將傳統(tǒng)檔案專網(wǎng)與物聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合來進行管理，通過彼此間的相互獨立運作，來保障檔案信息的安全、獨立，不為外界所竊。但要實現(xiàn)這一點，必須構(gòu)筑嚴(yán)格的云端分級系統(tǒng)，將其內(nèi)部所置檔案信息的可共享程度、安全指數(shù)進行一定程度的劃分，其中，核心程度和密級要求越高的信息內(nèi)容越需要置于與外界相互隔離的核心平臺進行存儲和管理；而對于安全要求和密級程度較低的非核心性檔案，則可以利用普通的云端進行管理，以實現(xiàn)檔案管理過程中云端共享和安全維護的融合共生。

（三）加大檔案信息系統(tǒng)建設(shè)力度。建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)即是促使檔案管理智能化、客戶使用方便化、信息資源共享網(wǎng)絡(luò)化；同時建設(shè)以網(wǎng)絡(luò)傳遞與計算機管理方式為主的新型檔案管理模式。對此，筆者建議可從幾方面入手：第一步，規(guī)范并改進互聯(lián)網(wǎng)條件下檔案管理基本工作流程，促使檔案管理與信息化需求兩者相吻合；第二步，結(jié)合檔案管理流程設(shè)計檔案信息系統(tǒng)軟件，促使檔案管理全面實現(xiàn)信息化、科技化；第三部，在建立健全完善的信息系統(tǒng)過程中，以實際為基礎(chǔ)逐步強化內(nèi)部控制策略，加大內(nèi)部控制制度建設(shè)力度，進而促進檔案管理各項工作順利開展；第四步，充分抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展契機，將公開電子文件及相關(guān)檔案積極納入信息化建設(shè)流程中去，進一步加快數(shù)字化信息建設(shè)步伐，有步驟、有計劃地建設(shè)文件信息數(shù)據(jù)庫。此外，還可借助大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，從大量的數(shù)據(jù)信息當(dāng)中挖掘潛在的內(nèi)容資料，通過對結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容的檔案數(shù)據(jù)模型進行篩選與轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)對于檔案數(shù)據(jù)化模型的基本構(gòu)建，并結(jié)合相應(yīng)的分析、識別，來完成對于多樣化檔案信息的處理和總結(jié)，以充分發(fā)揮檔案管理在服務(wù)進程中的作用，使之在產(chǎn)生一定信息關(guān)聯(lián)性和開發(fā)價值的基礎(chǔ)上為未來社會經(jīng)濟發(fā)展做出突出貢獻。

4 結(jié)語

移動互聯(lián)技術(shù)的快速發(fā)展，加上各類網(wǎng)絡(luò)終端、手機APP技術(shù)的快速應(yīng)用，越來越多的傳統(tǒng)服務(wù)通過“指尖觸碰”便可以完成，這給傳統(tǒng)檔案管理帶來了巨大的沖擊與挑戰(zhàn)。但正是這樣一種發(fā)展現(xiàn)狀，對于數(shù)字檔案管理卻意味著更大的發(fā)展機遇，在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下的檔案建設(shè)完全可以朝著現(xiàn)階段以互聯(lián)網(wǎng)為依托的發(fā)展模式，進一步推動移動辦公與即時服務(wù)的實現(xiàn)。

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