互聯網時代檔案特點及其管理策略

陳久麗

摘 要：隨著社會發展進程的不斷加速，傳統檔案管理方法在經歷了科技化變革之后，信息化、數字化、智能化等服務將成為其下一個必然靠近的趨勢。同時，在現有的檔案管理方法當中，與互聯網“大”意識糅合共促，將成為當今檔案管理工作的一種全新趨勢，亦將成為提升檔案管理質量、滿足現代化社會人們對于檔案管理工作需求的必然途徑。為此，本文以互聯網時代的檔案特征為切入點，分析了檔案的價值基礎，并結合實踐經驗提出了提高、改善檔案管理效能的若干建議，以期為我國檔案事業的持續發展提供有益參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化；互聯網；智能檔案

檔案管理，顧名思義就是指相關的檔案部門對于實體的或是信息檔案等資料進行的一系列管理和利用工作。而隨著“互聯網+”時代的到來，數字檔案在管理發展中存在的一系列問題與弊端逐漸凸顯。比如數字時代所生成的多媒體、電子信息檔案與固有的實體檔案管理思維之間的矛盾，海量數據信息與有限的人力、物力之間的矛盾，落后的檔案管理能力與先進的社會檔案管理需求之間的矛盾等。鑒于當下這一發展現狀，檔案管理事業該如何發展？如何緩解傳統檔案向數字檔案轉化過程中呈現出的矛盾等一系列問題，本文將就此展開探討。

1 互聯網時代下的檔案特點

（一）資源服務社會化。檔案管理工作的最終目的即是服務群眾、實現信息資源社會化。為此，互聯網時代下推進其信息化進程是實現改革創新的必然路徑，具體地說，即建立信息共享平臺與基礎設施，進而實現信息利用社會化、信息服務差異化。

（二）數據資源共享化。立足于信息化社會，互聯網普及與網絡技術的發展使得數據資源獲取、共享成為現實，使得散落于世界各個角落的每一個人都能夠通過計算機訪問數據信息資源。在此環境下，數據檔案館、檔案信息系統應運而生，由此進一步提高了數據資源的共享程度。

（三）信息存取自動化。互聯網下的檔案管理，積極應用了信息技術，從而有效實現了信息自動化存取，改變了以往紙質檔案的收集、保管耗時耗力的情況，大部分區域基本上全面實現了紙質資源數字化、電子化目標，從而進一步提高了檔案管理工作的效率。

（四）資源開發智能化。信息化條件下，先進科學技術取代傳統檔案工作方式，管理人員無須花費大量精力、時間處理瑣碎工作。使檔案管理工作人員能夠從繁瑣的工作中解放出來，有了更多精力投入到檔案資源的開發中去。與此同時，在信息化技術支持下，檔案資源開發也開始向著深層次、高水平、智能化發展，能夠更好的滿足不同角度、不同層次讀者需求。

2 互聯網時代實現檔案價值的基礎組成

客觀地說，互聯網時代實現檔案價值的基礎主要由下述幾部分組成：其一，社會發展需求。檔案是知識的載體，因此，檔案價值的實現基礎必須要符合社會發展的需求。而互聯網時代檔案電子化管理方式的廣泛普及等變化趨勢，也都是為適應社會發展的需求而產生的，因此，歸根結底，檔案價值的實現基礎就是為了對社會的應用需求予以回應。其二，專業內在需求。從檔案管理的作用來說，其主要包括行政作用和科學作用兩部分。但隨著現代管理工作當中各種信息科技的融入與應用，傳統檔案中的行政作用在不斷被弱化，科學屬性卻在不斷被增強，不斷增強的科學作用又在更廣泛的范圍內發揮功能，當固有的管理模式、管理思想難以維系這樣一種發展變化的態勢時，融入知識思維的檔案管理就應運而生。其三，技術應用需求。各種科技信息得到快速推廣與應用，許多傳統檔案管理進程中單純依靠體力和腦力勞動的諸多工作流程，被科技智能所替代，無形之中增加了人們對于這些新領域的關注度和依賴性。另一方面，隨著普通工作人員對于信息利用技術的不斷加強，原本會影響和限制檔案社會價值實現的諸如社會發展水平、檔案管理意識和管理水平等限制性因素也隨著外在環境的變化而得到一定程度的改善，從而間接或直接促使了檔案管理信息時代的必然到來。

3 提高檔案管理效能的措施

（一）提高檔案管理人員專業素質。即全面提升檔案管理人員綜合能力，積極打造專業、高素質檔案管理工作團隊，利用強大的人力支撐為檔案管理工作提供技術與智力支持，全面推動檔案管理工作的順利開展。為此，檔案管理人員必須與時俱進，積極轉變思想觀念，真正認識到互聯網信息傳播在檔案管理中的重要作用，深入開發、利用檔案資源，更好地為社會信息需求服務。同時，全面提高自身技術與知識儲備，掌握檔案管理工作特點，切實提高自身現代化技術操作能力，努力打造成社會急需的“復合型”專業人才，以更好地致力于檔案管理工作。

（二）建立健全檔案信息安全體系。互聯網時代下檔案云端管理是實現網絡共享和平臺公用的非常有效的檔案管理與保障方法，但其所隱藏的有關信息泄露的安全隱患也是十分令人惶恐和擔憂的。為此，建立健全檔案信息安全體系，必須將傳統檔案專網與物聯網和互聯網相結合來進行管理，通過彼此間的相互獨立運作，來保障檔案信息的安全、獨立，不為外界所竊。但要實現這一點，必須構筑嚴格的云端分級系統，將其內部所置檔案信息的可共享程度、安全指數進行一定程度的劃分，其中，核心程度和密級要求越高的信息內容越需要置于與外界相互隔離的核心平臺進行存儲和管理；而對于安全要求和密級程度較低的非核心性檔案，則可以利用普通的云端進行管理，以實現檔案管理過程中云端共享和安全維護的融合共生。

（三）加大檔案信息系統建設力度。建設檔案管理信息系統的目標即是促使檔案管理智能化、客戶使用方便化、信息資源共享網絡化；同時建設以網絡傳遞與計算機管理方式為主的新型檔案管理模式。對此，筆者建議可從幾方面入手：第一步，規范并改進互聯網條件下檔案管理基本工作流程，促使檔案管理與信息化需求兩者相吻合；第二步，結合檔案管理流程設計檔案信息系統軟件，促使檔案管理全面實現信息化、科技化；第三部，在建立健全完善的信息系統過程中，以實際為基礎逐步強化內部控制策略，加大內部控制制度建設力度，進而促進檔案管理各項工作順利開展；第四步，充分抓住“互聯網+”發展契機，將公開電子文件及相關檔案積極納入信息化建設流程中去，進一步加快數字化信息建設步伐，有步驟、有計劃地建設文件信息數據庫。此外，還可借助大數據的優勢，從大量的數據信息當中挖掘潛在的內容資料，通過對結構化和非結構化內容的檔案數據模型進行篩選與轉換，實現對于檔案數據化模型的基本構建，并結合相應的分析、識別，來完成對于多樣化檔案信息的處理和總結，以充分發揮檔案管理在服務進程中的作用，使之在產生一定信息關聯性和開發價值的基礎上為未來社會經濟發展做出突出貢獻。

4 結語

移動互聯技術的快速發展，加上各類網絡終端、手機APP技術的快速應用，越來越多的傳統服務通過“指尖觸碰”便可以完成，這給傳統檔案管理帶來了巨大的沖擊與挑戰。但正是這樣一種發展現狀，對于數字檔案管理卻意味著更大的發展機遇，在“互聯網+”思維下的檔案建設完全可以朝著現階段以互聯網為依托的發展模式，進一步推動移動辦公與即時服務的實現。

參考文獻

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