淺談公文管理系統(tǒng)在低油價時期發(fā)揮的重要作用

嚴婷

【摘要】隨著社會信息化的快速發(fā)展，公文管理系統(tǒng)是順應(yīng)現(xiàn)今信息化發(fā)展潮流的必然選擇，是企業(yè)不斷強化內(nèi)部管理持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需求。尤其是在低油價時期，辦公室如何利用公文管理系統(tǒng)更好地探索降本增效、開源節(jié)流的方法和措施，在提升公文管理信息化水平、提高無紙化辦公的程度等方面發(fā)揮出重要作用。

【關(guān)鍵詞】公文管理系統(tǒng)；低油價；重要作用

公文是政府機關(guān)、企事業(yè)單位在行使管理職權(quán)、處理日常工作時使用的基本手段和重要工具，它在日常管理中起到舉足輕重的作用。隨著社會信息化的快速發(fā)展，辦公自動化、無紙化辦公等方式越來越為受到重視。如何將公文管理順應(yīng)現(xiàn)今信息化發(fā)展潮流，提高管理規(guī)范及處理效率，推行應(yīng)用公文管理系統(tǒng)是一個必然選擇。2013年2月，江蘇油田積極推行實施中石化公文管理系統(tǒng)，至今已在全局范圍內(nèi)運行3年多，目前已基本實現(xiàn)了公文處理環(huán)節(jié)的信息化管理，實現(xiàn)了從紙質(zhì)公文到電子公文的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了公文版式及處理流程的統(tǒng)一，提高了公文辦理和信息傳遞的速度，大大節(jié)約了不必要的成本和人力開支。

一、公文管理系統(tǒng)概述

大家熟知傳統(tǒng)公文一般采用紙質(zhì)印刷直接送達的方式進行傳遞，這種方式雖然在不斷地改進中，但仍然存在弊端，比如傳遞速度慢，容易丟失，成本較高等，給公文的傳遞、審批、歸檔、查詢等帶來諸多不便。中石化公文管理系統(tǒng)應(yīng)用可以說是進一步有效地解決公文傳輸過程中存在的上述的問題。那它究竟是一個什么產(chǎn)物呢？它是中石化系統(tǒng)內(nèi)一種公文管理軟件，能夠根據(jù)公文流程，在系統(tǒng)環(huán)境下自動實現(xiàn)收文、發(fā)文、辦理、統(tǒng)計、查詢、存檔等公文處理活動；能夠完成油田職能部門發(fā)送公文的登記、批閱、辦理、歸檔等收文處理工作；也能夠完成二級單位對油田職能部門發(fā)送的請示、報告等發(fā)文處理工作。它對整個工作流程實時跟蹤和對修改審核信息進行記錄，并能夠按照有關(guān)規(guī)定，自動地報告公文在處理過程中的狀態(tài)。

實施公文管理系統(tǒng)不僅是從技術(shù)上實現(xiàn)辦公手段的一種改革，更是對工作方式乃至工作理念的轉(zhuǎn)變，為企業(yè)提供了內(nèi)部信息共享、決策和執(zhí)行透明化的平臺；透明化的運行也提高了業(yè)務(wù)監(jiān)督效率，促進了工作作風的改進。

二、在低油價時期公文管理系統(tǒng)顯著優(yōu)勢

（一）規(guī)范管理業(yè)務(wù)。日常辦公中，紙質(zhì)公文的擬稿和公文管理系統(tǒng)中公文的擬稿大致一樣，都是由主辦單位進行文件起草，不同的是一個提交紙質(zhì)文稿，另一個提交電子文稿，直接在系統(tǒng)上規(guī)范完成發(fā)文的所有流程。同時系統(tǒng)辦文要求更加規(guī)范，它盡可能地優(yōu)化操作環(huán)節(jié)，規(guī)范管理流程。在系統(tǒng)中可自動生成各個文種的格式，自動按規(guī)范化的程序排列主送、發(fā)送單位等，自動進行顯示、排序、查詢和流程跟蹤監(jiān)控，與傳統(tǒng)的辦文手段相比，進一步規(guī)范、標準、科學地處理公文。

（二）提高辦公效率。公文管理系統(tǒng)應(yīng)用轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，油田內(nèi)外部的收發(fā)文、文件管理等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，而且系統(tǒng)處理界面的一道程序、一次點擊就能夠完成紙質(zhì)公文多道程序、多個人次才能完成的工作量。在系統(tǒng)中可以實時、全面掌控公文處理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題，從而減少差錯、防止低效辦公。同時傳統(tǒng)紙質(zhì)公文的辦理過程中，如果遇到領(lǐng)導外出等情況可能無法及時送審簽發(fā)，可以通過系統(tǒng)就可以直接審閱簽發(fā)，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。以前需要幾天甚至更長時間才能解決的現(xiàn)實情況和問題短時間內(nèi)便能獲得反饋，使工作效率得到極大提高。

（三）降低運營成本。首先是紙張的節(jié)約。在目前油田上下“全員挖潛，大眾創(chuàng)新”的大背景下，通過公文管理系統(tǒng)嚴格控制公文行文數(shù)量和范圍，簡化行文手續(xù)，做到能不行文的絕不行文，可發(fā)可不發(fā)的堅決不發(fā)，能在系統(tǒng)內(nèi)形成電子公文的絕不印刷紙質(zhì)公文，有效控制公文印刷數(shù)量，與往年同期相比文件數(shù)量減少近40%，大大節(jié)省辦公用紙及其耗材的費用。其次是時間的節(jié)約。應(yīng)用了公文管理系統(tǒng)后，辦文流程直接在公文管理系統(tǒng)上進行，簡化了辦事程序，優(yōu)化了審批流程，大大提高了辦文效率。

三、如何做好公文管理系統(tǒng)在應(yīng)用過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

（一）及時接收公文。辦公室每日上午和下午都要安排專人查收系統(tǒng)內(nèi)的新文件，做到及時準確接收，并按照黨委文件和行政文件的分類轉(zhuǎn)至黨委辦公室或行政辦公室負責人擬辦。還要嚴格實行運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的登記制度，文書使用統(tǒng)一的“收文或發(fā)文登記表”，按照公文的收發(fā)登記原則，對系統(tǒng)中的各類來文進行登記，并按照公文的不同要求分類，以便公文的迅速處理和日后查閱。

（二）及時處理公文。按照來文渠道、重要程度和緩急時限交由相關(guān)處領(lǐng)導閱文，并掌握傳閱時間，及時查看、詢問、提醒領(lǐng)導閱文。如遇領(lǐng)導短時間內(nèi)不能閱文等情況，要及時做好調(diào)整，以免影響工作。公文的辦理涉及幾個部門，要按照先辦理后閱知、先主辦后協(xié)辦的順序依次進行。文件傳出后，了解和掌握文件的運行情況。

（三）及時督辦批示。催辦是公文管理系統(tǒng)中處理公文的一個重要環(huán)節(jié)，是避免積壓、加速公文運轉(zhuǎn)的手段。每日上午和下午由黨群工作部和行政辦公室安排專人對領(lǐng)導已批示的公文進行統(tǒng)計，并將領(lǐng)導批示的辦件及領(lǐng)導的批示意見轉(zhuǎn)達承辦部門閱辦，并及時對承辦單位進行適時的督查、催詢，確保公文處理及時準確。

（四）及時歸檔反饋。嚴格遵照公文辦理的反饋流程，定期將文件落實及辦理情況綜合匯總。對在線歸檔后的檔案數(shù)據(jù)做統(tǒng)一管理，確保文件信息有存有取。同時積極開展公文資料信息的整編工作，實現(xiàn)信息的增值。

四、結(jié)束語

公文管理系統(tǒng)的應(yīng)用使日常溝通更加直接、透明、高效，為企業(yè)日常管理帶來的優(yōu)勢與便利，在提升了傳統(tǒng)公文管理過程中發(fā)揮的重要性。在油價斷崖式下跌的關(guān)鍵時期，我們應(yīng)該更充分利用好該系統(tǒng)，使其在企業(yè)日常管理中發(fā)揮更重要的作用。