機關工作如何克服忙亂現象

胡細木

【摘要】忙亂是機關工作的大敵。克服忙亂現象應注意提高自身素質和效率，弄清領導意圖，加強工作預見性，利用好時間和現有成果，積累工作經驗和資料。

【關鍵詞】機關工作；克服忙亂

經常聽到一些機關工作的同志抱怨工作忙。忙與亂并不存在必然聯系，但處理不好，就會因忙生亂，或因亂更忙。造成忙亂的因素比較多，主要還在自身。忙亂是機關工作的大敵，克服忙亂現象應注意以下幾點：

一是努力提高自身素質。提高自身素質，是提高工作效率、克服忙亂現象的基礎。面對大量的機關工作，在人員不增、任務不減的情況下，唯有提高工作效率。提高效率是建立在科學安排和提高自身素質的基礎之上，否則就會欲速則不達，提高效率只是一個良好的愿望。提高素質要靠勤學苦練，鉆研提高業務水平，豐富自己的知識面，清楚工作內容、程序、標準，樣樣工作拿得起。有了這樣的素質，即使工作多一些，也可以應付。而如果干啥啥不行，一小時能干完的工作卻要半天，寫篇幾百字的公文也要返幾遍工，當然會造成忙亂。為此要求機關人員要愛崗敬業，把工作當成事業。

二是弄清意圖再干。機關工作大量的是圍繞貫徹領導意圖、實現領導決心而進行的組織計劃工作。如果不清楚領導意圖，或把領導意圖理解錯了，就會造成白忙乎。西方有一句諺語：目標正確的跛子勝過方向錯誤但健步如飛的人。用這句話說明搞清單位領導意圖的重要性是非常貼切的。當領受一項任務后，不要匆忙動手，要首先把領導的意圖搞清楚，把任務的性質、目的、要求搞清楚，把事情的來龍去脈搞清楚。有的同志對領導意圖似懂非懂，也不多問，憑想當然，結果事情辦完才發現與領導的要求南轅北轍，只好重新開始，怎不忙亂？有的同志了解領導意圖既快又準，而有的翻來覆去不明白，差距在于對全局工作的了解、重點工作的把握、歷史與現狀的了解、業務的熟悉程度，對領導思想、工作和思維習慣的掌握。這一切，都取決于平時是否用心和努力。為了確保理解意圖的準確性，可在受領任務之后，簡要地口述自己對任務的理解，得到領導的認可再干。

三是增強工作的預見性。產生忙亂現象的原因，有時并不是由于工作太多，而是因為工作缺乏預見性，感覺來得突然，沒有思想準備，因而措手不及，陷入忙亂狀態。增強工作的預見性，要注意三點：一要注意收集各方面的情況，進行科學歸納整理和綜合分析，預想可能出現的問題和處理預案。二要掌握本單位、本部門工作的季節性特點和規律，主動作為，提前進入情況、準備資料、考慮方案，防止臨時“抱佛腳”，造成被動應付。三要根據領導風格把要做的工作想在領導前，做在領導前。不同的領導有不同的工作習慣，有的注意提前打招呼，有的不注意提前打招呼，不要則已，一要就很急，預有準備，就會忙而不亂。

四是科學利用時間。上班期間零散時間不少，但有的同志不會科學利用，因時間不夠而造成忙亂。科學利用時間就是通過統籌安排自己的時間表，充分利用上班的每一分鐘，把工作干完，不要無限制地向八小時以外要時間。統籌安排好自己的工作，按照需要集體完成和自己個人完成的工作一一列表，區別上級布置、例行、下級請求工作三個層次和輕重緩急，計算并安排好完成時間，并為不可預見的工作留出時間，還要盡可能留出一點閱讀文件、書報和積累資料的時間。對個人擔負的例行性工作（如情況的匯報上報等），要盡可能提前準備；對需要集體完成的工作，要積極參與，充分發揮作用。每天上班前，要把當天必須辦的事情列個清單，排一排順序，劃分一下時間。整塊時間處理大的工作，小塊時間處理小的工作，充分利用零星時間，最大限度地減少無所事事的時間。對于臨時性工作，有的要即到即辦，來一件辦一件，有的則需要適當集中一下，一塊辦理。科學利用時間方法很多，要注意從實踐中摸索、體驗，不斷提高自己的時間利用率。

五是充分利用已有成果。機關內部各部門間的工作是有聯系的，這就要求機關人員在工作中要注意利用他人或相關部門已有的工作成果，而不必每項工作都從零開始。比如，針對某項工作甲部門已經作了系統調查，并且寫出了調查報告，乙部門需要這些情況時，就可直接向甲部門借閱調查報告，然后根據需要有針對性地進行補充調查，避免重復性勞動。為此應注意與機關其他部門的同志保持業務上的聯系，隨時了解其與本部門相關工作情況，收集有用信息；同時應經常向相關部門通報本部門工作情況，征詢工作意見。這對于提高工作效率，發揮綜合效益是非常重要的。

六是注意經驗和資料的積累。總結經驗、積累資料是機關人員提高工作效率、減少忙亂現象的有效措施。有的同志完成任務后不重視或不善于總結經驗、積累資料，兩手空空，下次受領類似任務，一切從頭開始，效率可想而知。而有的同志則相反，下次受領類似任務后，很快就能進入情況，有現成經驗和資料可以利用，提高了工作效率，減少了忙亂。因此經驗和資料的多少與克服忙亂現象有著密切的關系，機關人員要十分重視總結經驗和積累資料，隨著工作時間的增長，經驗逐漸豐富，完成任務就不會忙亂。