論新時期如何做好文書檔案管理工作

馮顏英

【摘要】本文透過客觀解析檔案管理活動的重要地位，使得目前遺留的檔案規制隱患問題傾盤托出，為后期規模化建議的制定提供豐富疏導線索。

【關鍵詞】文書檔案；管理實效；系統架構；挑戰；規劃

文書檔案可以說是真切反映著細致化工作交流場景，是穩固事業主體可持續發展實效的必要前提條件，使得創新工作內涵梳理與過往實踐經驗補充都能順利交接。需要明確的是，文書檔案管理工作本身具備一定的政策性與專業性，尤其是在市場經濟結構不斷更新過程中，為了確保資源開發持續力度，這部分工作內容的完善顯得十分重要。

一、文書檔案管理工作規劃現狀研究

此類檔案資料記錄著特定事件發生過程并且具備一定法律效用，產生這類結果與其形成規律有著千絲萬縷的關聯。文書檔案依照自然評判標準記錄真人事跡，使得人們學會如何適應并改造自然，對于相關理念開發參考價值豐厚。但是，由于部分人員責任意識低下，后期規劃細節中不免衍生各類瓶頸限制狀況，具體表現為：

（一）文書檔案管理內容過于陳舊。現下大部分企業部門已經開始嚴肅討論專業規范性問題，決定針對檔號、卷宗標題結構實施逐層審查，經調研發現案卷目錄丟失以及混亂跡象顯著。

（二）文書檔案查閱實效不夠穩健。隨著計算機數字化技術的不斷發展，涉及檔案檢索模式基本沿用智能調控手段，但是不免一些地區持續沿用手工檢索模式的現象，這類工作人員經常需要耗費大量精力，并且將精度指標擱置，錯誤地將工作重心轉向檢索工具創新開發層面上去。

（三）文書檔案管理人員素質普遍不能達標。截止至今，盡管部分事業單位已經吸納穩定的檔案人員，但是關于人員文化素質以及技術能力方面不免存在矛盾沖突狀況，尤其是在經濟結構不斷扭轉的前提下，真正熟練掌握檔案記錄內容并進行系統規劃的人員可說是寥寥無幾。

二、強化目前文化檔案管理工作進度指標的必要措施分析

為了全面灌輸單位工作人員堅定的責任意識，文檔管理工作決定全面吸納專業內涵，同時要求相關管理人員能夠擁有優秀的職業道德素養，能夠在工作環境中勇于探索、任勞任怨。

（一）全面提升文化檔案管理人員的責任意識。在專業化知識不斷完善的基礎上，有關管理主體必須牢固樹立現代化技能應用形態，使得文檔規范指標得到全面貫徹。文檔管理人員不得不時常監督與告誡自己，涉及自身知識掌握架構以及綜合文化素質等，必須在文檔規制流程中得到同步補充。依照我國文檔工作統一規范標準鑒定，管理人員應該全面貫徹個人權責規劃指標，并且將文件中的形成過程、統計數據以及整理結果等作為領帶監督職責范圍，其間特定組織領導體系也應該得到進一步加強，使得文檔規劃工作無論從檢查或者是驗證考核，都能迎合現代管理需求，不造成任何交流秩序紊亂結果。

（二）詳細規范文書檔案管理職務內容以及布置流程。針對案卷資料進行全面性檢查是第一要務，其間需要將一些暫時不用的文件刪除處理，規避日后檢索活動中提煉結果混亂現象，這是發揮檔案標準化管制功效的基礎。再就是必須學會重新拼裝案卷，其核心理念就是盡量將存在關聯特征的文件整編為一個整體，包括重組環節中一些不存在卷內目錄和標題模糊的資料要適當開展重新加工項目，確保工作管理效率能夠得到質的飛躍。最后，題目名稱應該得到統一規范，確保查準率足夠精確。因此，在著錄設計活動中應該盡量將規范機構簡稱等詳細信息附著在上面，杜絕計算機檢索過程中出現識別不清的危機狀況。

（三）全面加強文書檔案管理的計算機信息應用實力。為了在新社會結構中做一名出色的文書檔案管理人員，其必須首先掌握各類現代化技術操作與管理知識。目前計算機應用現象已經在文檔規制流程中頻繁出現，使得特定文件形成到格式轉換都能一氣呵成，同時系統地完成文件修改以及統計職務，此類綜合化管理手段需要文檔規劃人員進行全面掌控。不可否認，信息社會對文檔管理工作提出全新的要求，有關人員必須學會站在本職崗位上進行換位思考，能夠在實踐流程中總結經驗，使得個人計算機應用能力和文檔規劃素質都得到同步延展。而按照新的《歸檔文件整理規則》分析，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

三、結語

綜上所述，作為先進的檔案人員，其有必要不斷完善個人技能與品質素養，能夠迅速接收各類新興資源信息，并主動做好工作領域發展狀況，實現體制朝著復合型樣式不斷扭轉，令檔案規范化與網絡化管理地位能夠更上一層樓。

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