重大活動與專項工作檔案的整理

英偉

【摘要】本文就重大活動與專項工作檔案整理中的重點、難點進行了分析，并針對其中的問題提出了相應的解決方案，希望能給今后的檔案整理工作帶來幫助。

【關鍵詞】重大活動；專項工作；檔案整理

檔案，是對歷史的記載，是歷史的見證。檔案為研究工作提供了第一手的資料，對研究工作具有重大的參考價值。重大活動涉及的范圍廣，社會影響力度大，是人類社會發展過程中重要的組成部分。無論是重大活動還是專項工作，檔案整理工作都是必不可少的。我國的各大檔案部門也開展了對這些活動的記錄工作，但是由于本項工作的復雜性，在檔案整理中還存在許多的問題。

一、重大活動與專項工作的特征分析

（一）重大活動與專項工作的概述。重大活動是指某一地區某一事件在政治、經濟、文化等方面做出了巨大貢獻或是突出成就。對當地的政治、經濟、文化的發展有歷史性的意義，對社會發展產生了重大影響。比如，三峽水電工程這種對于我國的能源發展有巨大意義的項目。

所謂專項工作，指在特定時期，在一定行政區域經濟社會發展進程中，政治、經濟、社會、文化各個領域發生的，涉及單位多，主管單位不易確認，社會方方面面共同參與的重大活動。專項工作也包括突發性事件，如防治非典型性肺炎等；也包括黨和政府有組織、有計劃開展的一些重要活動等。在我們日常工作中遇到的專項工作，更多的是一些科研項目、大型會議和各類創建等活動。

（二）重大活動與專項工作的特征。一是復雜性。所有的重大活動和專項工作都不可能是一蹴而就的，它們的發展過程或是研究工作都要經歷一個漫長的過程，因此，重大活動與專項工作的檔案整理工作必定非常復雜。二是綜合性。檔案記載的是社會中發生的一切有關政治、經濟、文化等方面有歷史性意義的事件，那記載的內容就包括時代背景、事件的過程，這其中的每一個細節都不能出錯。檔案包羅萬象，涵蓋多方面的內容，是針對某一時期某區域綜合性的考察記錄。三是分散性。重大活動與專項工作往往由多部門、多單位分頭協作，各部門在活動的論證、準備、實施、善后等工作中形成了各自的檔案資料，這些資料是分散在各個部門的專項資料，分屬不同單位管理，需要有部門來統一收集歸檔。四是特色性。重大活動與專項工作涉及到各個地區，它們具有每一個地區的特色，種類多種多樣。檔案整理人員在整理的過程中，要了解當地的地方特色，要知道具體項目的專業知識，這給整理工作帶來了巨大的困難。

二、檔案工作中的問題分析

重大活動與專項工作的特征，決定了它們的整理工作帶有一定的難度，在檔案整理工作中也產生了一些問題。

（一）資料收集的難度大。檔案的整理過程必須保證檔案的完整性和真實性。但是，我國大部分的檔案整理工作都是由政府發起，而群眾的檔案意識薄弱，很少參與其中，民眾掌握的很多資料都沒有得到利用。

（二）整理過程時間長。大型的活動，尤其是一些國際性的活動，時間跨度特別長。比如2008年中國在北京舉行的奧運會，從申奧成功就開始著手準備，期間經過長達6年的準備工作。這樣的大型活動需要安排專業的檔案整理人員，追蹤整理才能較好地做好整理工作，如果是事情結束了再進行總結式的整理，就會忽視其中很多細節，不能保證事件的完整性。

（三）工作效率低下。一些重大活動是跨地域和行業的，檔案整理者在工作中沒有得到活動參與者的幫助，沒有采取有效的資料移交措施，檔案整理者工作難度加大，不能高效率、高質量地完成整理工作。

（四）檔案利用程度低。在檔案工作中不能發揮檔案的機動性，受保密機制和工作程序化的影響，檔案的社會價值沒有得到很好地利用。很多已經不需要保密的文件都沒有公之于眾，人們對事件的了解不透徹，對事件要傳達的理念不會產生共鳴，這對社會各項政治建設、經濟建設、文化建設、生態建設沒有形成正能量輻射。

三、改善檔案工作的措施

（一）加強立法和制度建設。2005年4月1日，全國第一個對重大活動檔案管理進行規范的省級政府規章《浙江省重大活動檔案管理辦法》正式施行。此后又有云南、湖北、四川、山西、福建、新疆、寧夏、山東等省市區相繼出臺了省級重大活動檔案管理辦法。使得重大活動和專項工作檔案管理有法可依，有章可循。

（二）建立健全檔案部門工作機制。首先，要建立登記備案制度。對那些有計劃組織開展的重大活動，檔案行政管理部門可以提前考慮，及早布置，其檔案的收集和整理相對可控。對每一次重大活動或是專有項目都要進行登記。檔案管理人員無法參與到活動中而加大了資料收集的難度，在整理過程中存在失誤或是沒有進行記錄。其次，建立針對突發性事件的預案機制。對于突發性的災害，工作人員要在第一時間對檔案進行拯救工作，反應速度要快，效率要高，只有在正確預案機制的引導下，才能保證檔案拯救工作有序進行。最后，制定明確的規章制度。檔案管理人員在工作中要恪盡職守，盡心盡責，端正工作態度，嚴格按照法律法規進行檔案整理工作。

（三）加強地區之間的合作。檔案整理工作具有跨區域性，每一個地區的檔案管理部門都不能把工作做得十全十美，只有加強地區之間的合作，建立良好的資料移交機制，做到資料共享，才能保證檔案的完整性和真實性，提高檔案的利用率，從而實現共贏。同時，要注意區分檔案保管機構的性質。國家綜合檔案館、國家專門檔案館，還有科研機構和有關職能部門檔案館（室），這些不同的檔案保管機構在收藏保管重大活動檔案方面，應該各有側重，有所分工，不能不分青紅皂白，一律要求將重大活動檔案移交給國家綜合檔案館。

（四）加強專項工作檔案的開發與利用。整理檔案的意義就在于對檔案的利用。在整理檔案的過程中，可以采取紙質與電子相結合的方式，兩者結合的模式可以減少檔案的磨損和缺失。專項工作檔案的形成、收集和整理主要靠組織承辦單位，一個時期內利用這些檔案的主要也還是這些組織承辦單位，但活動結束后，按規定這些檔案要移交給檔案館。所以，檔案館必須加強對專項工作檔案的開發與利用，尤其要為重大活動組織承辦單位搞好服務，比如可在重大活動結束后，及時制作一些專項工作檔案資料匯編分送給重大活動各組織承辦單位，以滿足他們經常利用專項工作檔案的需要。提高檔案的利用率。對于一些不涉及國家機密和個人利益的檔案，要在第一時間公之于眾，增加檔案的開發利用率。

四、結語

重大活動與專項工作的檔案整理工作對于社會的發展具有重要的意義，對制定大政方針具有重要的社會價值和參考價值。做好檔案管理工作是社會發展的需要。因此，要完善檔案整理部門的工作機制，加強對檔案工作人員的工作培訓，保證檔案的質量，這樣才能更好地發揮出檔案的作用。

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