淺談執法單位文書檔案管理效率的改善措施

賀飛

【摘要】文書檔案作為執法單位檔案管理中非常重要的一部分，執法單位的發展歷程通通記錄在其中，對執法單位的發展有著至關重要的意義。接下來就如何改善執法單位文書檔案管理效率的幾點措施進行探討。

【關鍵詞】執法單位；文書檔案；管理效率；改善

執法單位文書檔案保存的是有關本單位黨務、行政執法、行政管理等活動的檔案，通常情況下是由辦公室來進行保管的，比如存檔件、會議記錄、發文原件等等文件資料。文書檔案一般是指處理完好以后具有保存價值的文件。辦公室執法單位的關鍵組成部分，主要負責處理日常業務、傳達消息、協調溝通，這涉及到執法單位管理水平的高低，可見，只有提高單位文書檔案的管理水平才能提高其管理效率，才能確保單位能夠正常運轉與穩定發展。

一、提升單位文書檔案管理人員的素質

任何一個單位制度的制訂、完善、執行都是由員工來完成的，可見，文書檔案管理人員素質的高低直接影響著單位文書檔案管理工作的質量。因此，要想提高單位文書檔案管理的工作效率，就必須要提高文書檔案管理人員的素質。一是要提高文書檔案管理人員的思想認識，強化文書檔案管理人員的服務意識。二是以是否具有責任心、是否具有學習能力、是否具有較高的專業素養作為選擇文書檔案管理人員的標準，同時進行崗位培訓，進一步確保能夠適應文書檔案管理工作。三是提高單位文書檔案管理人員的地位，幫助他們解決在工作、生活、學習中遇到的困難，使他們能夠全身心地投入到單位文書檔案管理中。四是組織經常性培訓，提高文書檔案管理人員的專業素養，從而提高他們工作效率。

二、建立科學機制將文書與檔案工作實現無縫銜接

從執法單位文書檔案的產生與利用而言，單位中文書與檔案管理工作存有十分密切的聯系，有必要從單位整體工作上來看待文書與檔案管理工作，盡量從制度上為其創造一個完整的管理機制。一是實行文書崗位與檔案管崗位工作人員的統一管理、培訓，要熟悉相互之間的工作流程、要求等，為文書資料的產生到歸檔能夠保持一致，以較高質量的文稿、以順暢的公文流轉來保證文書檔案歸檔的高水平。二是為確保公文在起草過程中就能符合檔案管理的要求，單位檔案管理人員參與到單位文書的寫作、運轉過程中關注公文的動態，以便于做到公文的及時歸檔，讓文書、檔案管理一體化。三是加強對文書崗位人員檔案知識的培訓，確保在文書處理過程中符合檔案管理的要求。

三、加強文書檔案管理的信息化建設

隨著計算機網絡技術的廣泛運用，信息化已然成為社會各個領域發展的前進方向，執法單位應該把握好這個發展趨勢，積極推進單位文書檔案管理工作的信息化建設。當前，由于受到我國檔案管理觀念、標準化落后與各類信息化管理軟件良莠不齊等影響，執法單位的文書檔案管理中信息化程度普遍不高，我們有必要正確對待這一普遍現象，致力于將計算機管理系統引入到單位文書檔案管理工作中，認真分析單位文書檔案管理工作各個環節中實現信息化的可能性，從而使單位整個文書檔案管理流程實現標準化。文書檔案管理的信息化建設是有個比較系統的過程，可以從提高單位文書檔案管理人員的建檔與歸檔意識出發，以電子化對紙質文書檔案進行處理，然后利用網絡技術來實現文書檔案信息資源的共享，實現文書檔案的價值。

四、優化文書檔案的整理環節

單位的文書檔案的收集整理工作，不單靠文書檔案管理人員苦干實干就能夠取得成績的工作，如果執法單位文書檔案管理人員關起門來認真做事，那么本單位的文書檔案管理工作是無法有效進行的。執法單位的文書檔案管理工作能夠樹立開展的前提是要與其他部門之間的相互合作，必須要獲得其他部門的積極配合，文書檔案資料能夠及時全面地收集。因此，單位文書檔案管理人員要與其他部門同事進行有效地溝通，在進行溝通的時候注意文書檔案收集的原則、范圍以及相關要求，這樣不僅可以降低其他部門同事的工作量，還可以促進文書檔案管理工作的順利開展。

五、加強單位文書檔案的集中管理

當前很多執法單位的文書檔案管理工作都過于松散，導致文書檔案管理工作的不及時等等。因此，執法單位有必要在單位內部建立起專門的檔案室來進行文書檔案的管理工作，對文書檔案進行統一集中的管理。并根據單位實際的發展情況，制定相應的文書檔案資料的分類制定并進行調整。除了特殊崗位、部門之外，執法單位需要將文書檔案資料移送到檔案室統一進行管理，決不允許將文書檔案等留在科室、個人手中這樣的現象發生。與此同時，加強對單位各類音頻、視頻、實物、電子等載體的文書檔案的收集工作，使單位的文書檔案管理工作的流程與管理方式方法更加規范，從而提高單位文書檔案管理工作的效率。

總之，要想提高執法單位文書檔案管理的效率，就必須要從思想上、行動上加大對單位文書檔案管理工作的重視，轉變觀念，加強單位文書檔案管理工作人員的專業素質與理論素養。從單位實際情況出發，提高對文書檔案管理工作的認識，進一步推進文書檔案管理工作的信息化進程，提高文書檔案管理工作的工作效率，才能夠使文書檔案發揮出該有的作用。

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