事業(yè)單位人力資源檔案管理新探

陳娜

【摘要】人力資源檔案是單位管理的重要組成部分，在分析事業(yè)單位人力資源檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，如何加強(qiáng)檔案管理展開(kāi)討論、提出時(shí)策，通過(guò)不斷加強(qiáng)人力資源檔案管理，確保在單位人才戰(zhàn)略中充分發(fā)揮重要作用。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人力資源檔案；管理

事業(yè)單位人力資源檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。它為事業(yè)單位選人用人提供重要的信息和依據(jù)。充分認(rèn)識(shí)事業(yè)單位人力資源檔案管理的重要作用，分析其現(xiàn)狀，探討持續(xù)改進(jìn)的措施，將會(huì)極大的推動(dòng)事業(yè)單位管理改革，從而對(duì)事業(yè)單位管理的創(chuàng)新和發(fā)展將會(huì)發(fā)揮重要作用。

一、事業(yè)單位人力資源檔案管理的特點(diǎn)

（一）檔案材料內(nèi)容單一，形式缺乏特性。事業(yè)單位是知識(shí)分子聚焦地，所有技術(shù)人才的專業(yè)性和學(xué)術(shù)性，決定了事業(yè)單位職工大都是受過(guò)專業(yè)教育的人員，都具有突出的專業(yè)才能和個(gè)性，目前人力資源檔案的采集與記載不能突出這種獨(dú)立的個(gè)性特征。職工的科研成果、學(xué)習(xí)進(jìn)程等資料收集整理極為分散，缺乏有效持續(xù)的歸納，職工的才能和特長(zhǎng)并不能真切地從檔案中一目了然。

（二）檔案利用服務(wù)低下，創(chuàng)新意識(shí)淡薄。事業(yè)單位人力資源檔案管理長(zhǎng)期被認(rèn)為就是單純保管、查檔工作。檔案管理者將大部分時(shí)間精力用于檔案的基礎(chǔ)性手工勞作和裝訂成卷等，卻忽略了檔案的開(kāi)發(fā)利用。由于沒(méi)有對(duì)人力資源檔案材料做到透徹、詳盡的分析，造成事業(yè)單位人才數(shù)據(jù)庫(kù)的不完善，更談不上為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策層準(zhǔn)確地提供后備人才支持。

（三）管理手段方法陳舊，設(shè)備設(shè)施落后?，F(xiàn)階段一些基層事業(yè)單位，人力資源檔案仍然采取傳統(tǒng)的手工化操作，方法繁瑣，操作困難，缺乏現(xiàn)代化的管理方式及手段，導(dǎo)致檔案資料收集不完整，涂改、抽取檔案材料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。有些事業(yè)單位運(yùn)用檔案軟件，只是簡(jiǎn)單錄入職工個(gè)人基本情況、檔案目錄等基礎(chǔ)材料，職工的科研成果、著作、再教育等資料都沒(méi)有收集，導(dǎo)致人力資源檔案實(shí)用性不強(qiáng)。

（四）管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平不高。人力資源檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)檔案資料收集鑒別及整合要求較高，但事業(yè)單位檔案管理者并非來(lái)自檔案專業(yè)，大多是從其它崗位上因年齡偏大轉(zhuǎn)崗而來(lái)，部分還是兼職檔案工作，檔案管理人員更換頻繁，對(duì)于數(shù)字化背景下的電子檔案歸檔等新技術(shù)不能熟練掌握，現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣(mài)的狀況特別普遍。

二、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的必要性

（一）有利于促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。事業(yè)單位人力資源檔案管理，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著較大的影響，其可以幫助管理者充分掌握公司職員的基本情況，可以為管理者制定發(fā)展策略以及規(guī)劃提供必要參考。只有最大限度地利用人力資源，才能提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，才能做到才盡其用。充分利用人力資源檔案，可以了解員工的特長(zhǎng)，可以將其安排到適合的崗位中，充分發(fā)揮員工的聰明才干。

（二）有利于挖掘出員工身上更大的潛力。事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中，管理者為了提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，必須對(duì)人力資源進(jìn)行最大化利用，在調(diào)動(dòng)工作時(shí)，一定要考慮員工的業(yè)務(wù)能力以及性格特點(diǎn)。人力資源檔案管理對(duì)員工的工作情況有著真實(shí)的記錄，在員工的職業(yè)生涯中，人力資源檔案有著重要的地位，加強(qiáng)人力資源檔案管理，是管理者重要的工作，人力資源檔案中還記錄著員工職稱的評(píng)定情況以及工資調(diào)整情況，對(duì)于特殊職稱的人員，需要對(duì)其工齡材料進(jìn)行合理確認(rèn)。

三、事業(yè)單位人力資源檔案管理的措施探討

（一）健全管理制度，改善硬件設(shè)施。健全的、規(guī)范化的人力資源檔案制度是檔案管理者工作的依據(jù)。人力資源檔案管理工作繁復(fù)雜，要求有一套完整的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范檔案的接收、保管、查閱等具體細(xì)節(jié)，確保人力資源檔案工作逐漸程序化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，積極創(chuàng)造條件應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理軟件提高檔案管理效率。通過(guò)人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，增加存儲(chǔ)和檢索功能，建立人力資源檔案的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，便于檔案的更新、查閱、歸檔和統(tǒng)計(jì)，保證檔案的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。加大資金投入，改善檔案管理的硬件設(shè)施，建設(shè)專用檔案庫(kù)房，分開(kāi)設(shè)立檔案查閱室、檔案庫(kù)房和檔案人員辦公室，為人力資源檔案管理者營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。

（二）豐富檔案內(nèi)容，提高利用價(jià)值。根據(jù)事業(yè)單位聘用崗位的多重性，及時(shí)更新調(diào)整人力資源檔案收集類(lèi)目，著重收集反映醫(yī)務(wù)人員臨床教學(xué)科研能力的原始記錄和影像資料，對(duì)不同醫(yī)療技術(shù)人員以專業(yè)技能、知識(shí)水平、項(xiàng)目成果以及病患的滿意評(píng)價(jià)率等為內(nèi)容，分別有針對(duì)性地收集和管理，形成系統(tǒng)的人力資源檔案管理體系，盡量發(fā)揮人才配置的最大作用，確保事業(yè)單位人力資源檔案更具全面的實(shí)用價(jià)值。

（三）優(yōu)化管理隊(duì)伍，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念。加強(qiáng)人力資源檔案管理者思想教育，促使檔案管理者不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高專業(yè)技能。積極吸納檔案管理專業(yè)人員，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍，為事業(yè)單位人力資源檔案管理注入新鮮活力。并相應(yīng)提高人力資源檔案管理人員的福利待遇，不斷為事業(yè)單位其他各項(xiàng)工作的開(kāi)展夯實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，事業(yè)單位人力資源檔案管理者要逐漸改變長(zhǎng)期以來(lái)的“保管員”身份和地位，要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，努力直接參與到檔案開(kāi)發(fā)利用中去，積極為事業(yè)單位選人用人、政績(jī)?cè)u(píng)審等工作發(fā)揮強(qiáng)大作用。

總之，做好事業(yè)單位人力資源檔案管理工作，是優(yōu)化事業(yè)單位人力資源的重要保障，是配合事業(yè)單位人事制度改革的關(guān)鍵。在事業(yè)單位管理不斷加快的前提下，充分發(fā)揮人力資源檔案管理的優(yōu)勢(shì)和潛在價(jià)值，將會(huì)對(duì)促進(jìn)事業(yè)單位體制改革發(fā)揮重要而深遠(yuǎn)影響。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王新亞.解析當(dāng)前人事檔案管理存在的問(wèn)題[J].辦公室業(yè)務(wù)，201l（10）.