人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策探討

張宏圖

【摘要】隨著我國(guó)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案的管理也緊隨時(shí)代發(fā)展的潮流越來(lái)越趨向于信息化，這樣不僅提高了人事檔案管理的效率和安全，也促進(jìn)了事業(yè)單位人事檔案管理制度的改革。本文通過(guò)分析事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的重要意義，并且研究當(dāng)前人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)，最后制定合理有效的措施，進(jìn)一步完善人事檔案信息化管理。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化管理；挑戰(zhàn)；對(duì)策

一、分析人事檔案信息化管理的重要意義

（一）有利于提高人事檔案管理工作的效率。當(dāng)前，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的事業(yè)單位都在逐步利用現(xiàn)代信息技術(shù)將人事檔案管理進(jìn)行信息化發(fā)展，這樣不僅促進(jìn)了人事檔案數(shù)據(jù)資源的共享，提高了信息管理的標(biāo)準(zhǔn)，也彌補(bǔ)了以往傳統(tǒng)落后的紙質(zhì)載體人事檔案的利用率較低、工作量較大以及費(fèi)時(shí)費(fèi)力等不足，提高了人事檔案管理工作的效率，增強(qiáng)了人事檔案信息化管理的時(shí)效性，使人事檔案資源可以實(shí)現(xiàn)多次反復(fù)使用，有利于保護(hù)人事檔案，促進(jìn)人事檔案管理事業(yè)的健康快速發(fā)展。

（二）有利于完善事業(yè)單位人事檔案管理制度。隨著電子信息技術(shù)的深入發(fā)展，給各大小事業(yè)單位了解人才的基本信息資料時(shí)提供了便利，人員的信息通過(guò)收集、整編和管理可以自動(dòng)、實(shí)時(shí)的從人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取，使事業(yè)單位可以快速精確地選拔和管理優(yōu)秀人才。另外，事業(yè)單位也可以在員工工作期間通過(guò)人事檔案信息化管理來(lái)查看員工的工作表現(xiàn)，使員工的才華和能力充分體現(xiàn)出來(lái)，從而有利于事業(yè)單位對(duì)員工更好地監(jiān)督和人事安排，有利于進(jìn)一步完善事業(yè)人事檔案管理制度，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

二、分析現(xiàn)階段人事檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

現(xiàn)階段的人事檔案信息化管理雖然取得了很大的進(jìn)步和發(fā)展，但其中仍然存在著一些不足之處，學(xué)校等事業(yè)管理部門(mén)對(duì)人事檔案管理的安全不夠重視，管理模式和數(shù)據(jù)庫(kù)資源都比較落后，相關(guān)的配套設(shè)施和員工素質(zhì)還有待提高等等，使人事檔案信息化管理面臨著諸多的挑戰(zhàn)。

（一）缺乏對(duì)人事檔案信息化管理的安全重視和總體規(guī)劃。我國(guó)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展較晚，有部分事業(yè)單位對(duì)人事檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)較少，以學(xué)校的人事檔案管理為例，學(xué)校的人事檔案管理部門(mén)對(duì)其安全建設(shè)方面的重視程度較低，沒(méi)有樹(shù)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全的意識(shí)，這樣既有可能出現(xiàn)電腦病毒和一些網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)學(xué)校人事檔案信息安全的破壞，而且學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)人事檔案信息化管理的總體規(guī)劃，使學(xué)校各個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)信息難以實(shí)現(xiàn)資源共享，使人事信息資源開(kāi)發(fā)重復(fù)。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)比較落后，有些數(shù)據(jù)信息不僅不完整、不真實(shí)，并且對(duì)一些錯(cuò)誤的信息也沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)修改補(bǔ)充，這些問(wèn)題嚴(yán)重威脅著人事檔案信息化管理的健康持續(xù)發(fā)展。

（二）相關(guān)的軟硬件配套設(shè)施較差，相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)水平較低。目前，人事檔案信息化管理發(fā)展水平比較低，甚至還存在使用傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理模式，比較缺乏人事檔案管理的軟硬件配套設(shè)施，這使人事檔案管理工作的效率較低，難以為事業(yè)單位快速提供準(zhǔn)確全面的檔案信息。另外，事業(yè)單位對(duì)于從事人事檔案信息化管理工作的人員缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，使相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)水平較低，沒(méi)有掌握專(zhuān)業(yè)的人事管理知識(shí)和相關(guān)的技能，而且還會(huì)出現(xiàn)一些怠工、違反人事紀(jì)律，違規(guī)等現(xiàn)象，這嚴(yán)重阻礙著人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

三、提出合理有效的措施進(jìn)一步完善人事檔案信息化管理

（一）建立健全相關(guān)的法律法規(guī)，保障人事檔案信息化管理的發(fā)展。為了有效促進(jìn)人事檔案信息化管理的發(fā)展，事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理的重視，通過(guò)一系列的法律法規(guī)來(lái)進(jìn)行約束和管理，這樣才能使人事檔案信息化管理工作更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)一些安全隱患，確保人事檔案信息的安全性，并且要不斷修改相關(guān)的制度，使其更好地適應(yīng)當(dāng)前人事檔案信息化管理的發(fā)展，這樣才能保障人事檔案信息化管理的安全可持續(xù)發(fā)展。

（二）提高人事檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平和素質(zhì)。事業(yè)單位還應(yīng)提高人事檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平和素質(zhì)，培養(yǎng)工作人員的服務(wù)意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性和性質(zhì)。事業(yè)單位要建立起長(zhǎng)效的培訓(xùn)機(jī)制，定期加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)、道德和法律培訓(xùn)，使他們可以熟練操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，提高工作效率，保證信息的查詢(xún)、傳遞和共享，還應(yīng)強(qiáng)化工作人員的道德和法律意識(shí)，使他們嚴(yán)格按照相關(guān)制度辦事，不發(fā)生違規(guī)等情況，確保人事檔案信息的完整、真實(shí)和安全，從而促進(jìn)人事檔案信息化管理的進(jìn)一步發(fā)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代事業(yè)發(fā)展中的必然趨勢(shì)，對(duì)于提高人事檔案管理工作的安全和效率具有積極的作用。面對(duì)當(dāng)前人事檔案信息化管理上的不夠重視，并且缺乏總體規(guī)劃以及相關(guān)的軟硬件配套設(shè)施較差，相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)水平較低等等挑戰(zhàn)。事業(yè)單位就要通過(guò)建立健全相關(guān)的法律法規(guī)以及提高人事檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平和素質(zhì)等措施來(lái)進(jìn)一步完善人事檔案信息化管理的發(fā)展。

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