檔案管理系統(tǒng)在檔案現(xiàn)代化管理中的應(yīng)用

金鑫

【摘要】本文就本公司現(xiàn)使用的檔案管理系統(tǒng)展開論述，詳細(xì)介紹了BS系統(tǒng)及CS系統(tǒng)各自的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，通過對(duì)比BS系統(tǒng)與CS系統(tǒng)之間的不同之處，使我公司能更好地選擇合理適宜的檔案管理系統(tǒng)，充分體現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)在檔案現(xiàn)代化管理中的重要作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理系統(tǒng)；BS系統(tǒng)；CS系統(tǒng)；現(xiàn)代化管理

目前我公司使用的檔案管理系統(tǒng)V5.0版分為BS版本及CS版本。檔案管理系統(tǒng)以CS版本為基礎(chǔ)，BS版本主要提供與之配套的WEB部分功能。BS版本，即瀏覽器版本，提供給項(xiàng)目部的檔案人員，進(jìn)行錄入檔案數(shù)據(jù)、上傳電子原文，系統(tǒng)V5.0版BS版本不提供打印輸出功能。CS系統(tǒng)提供給專職檔案人員，進(jìn)行錄入、打印卷內(nèi)目錄等報(bào)表、移交清冊(cè)的統(tǒng)計(jì)等移交統(tǒng)計(jì)收進(jìn)統(tǒng)計(jì)、設(shè)置項(xiàng)目的錄入界面與授權(quán)。

一、 BS系統(tǒng)體系

（一）BS系統(tǒng)簡(jiǎn)介。當(dāng)前BS結(jié)構(gòu)作為企業(yè)信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)已基本成熟。在結(jié)構(gòu)上，BS系統(tǒng)采用三層分布式，它是以BS應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，縮小了整個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)量，為客戶機(jī)提供便利。該結(jié)構(gòu)省去客戶機(jī)與數(shù)據(jù)庫互動(dòng)的過程，客戶機(jī)可以直接調(diào)用服務(wù)器的應(yīng)用邏輯，然后由邏輯替代客戶機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存取。從而減少向服務(wù)器發(fā)SQL請(qǐng)求的次數(shù)，提高了服務(wù)器性能。在BS系統(tǒng)的三層分布式中，整個(gè)系統(tǒng)由三部分組成：應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器及客戶機(jī)。客戶機(jī)主要負(fù)責(zé)處理與用戶之間的交互和應(yīng)用服務(wù)器的交互。而應(yīng)用服務(wù)器的職責(zé)則是處理應(yīng)用邏輯，接收客戶機(jī)方應(yīng)用程序的請(qǐng)求，然后通過轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)再與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器交互，將結(jié)果傳達(dá)到客戶機(jī)方的應(yīng)用程序中。

（二）BS系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理中的重要作用。項(xiàng)目應(yīng)用檔案BS系統(tǒng)大大提高了工作規(guī)范性及工作效率。通過給項(xiàng)目開放檔案室數(shù)據(jù)，項(xiàng)目檔案人員可瀏覽到全公司相應(yīng)類別檔案館藏，對(duì)比其他項(xiàng)目檔案著錄項(xiàng)，規(guī)范錄入本項(xiàng)目檔案。同時(shí)，相對(duì)項(xiàng)目傳統(tǒng)的利用Excel錄入檔案數(shù)據(jù)而言，效率明顯提高了很多。BS的批量編輯功能是一個(gè)亮點(diǎn)，它最多可執(zhí)行20條目錄同時(shí)批量編輯，對(duì)于錄入相同著錄項(xiàng)或改寫相同著錄項(xiàng)，這一功能非常實(shí)用。BS的檢索功能也值得一提，通過查詢界面，利用錄入框中的相應(yīng)條件，即可查詢到相應(yīng)文件，如果不知道文件字號(hào)，可在題名框中輸入最有可能在題名中出現(xiàn)的文字即可顯示查詢結(jié)果，方便快捷。在BS系統(tǒng)中還可進(jìn)行庫房日常溫濕度記錄，需要的時(shí)候打印輸出記錄即可。此外BS系統(tǒng)還可實(shí)現(xiàn)檔案預(yù)約借閱功能，簡(jiǎn)化了檔案管理工作流程。

二、CS系統(tǒng)體系

（一）CS系統(tǒng)簡(jiǎn)介。CS模式體系的結(jié)構(gòu)分為兩層：一是在客戶機(jī)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上添加了用戶界面與業(yè)務(wù)邏輯的客戶端程序。二是利用網(wǎng)絡(luò)結(jié)合了數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器端。CS結(jié)構(gòu)能夠合理地將任務(wù)分配到服務(wù)器端及客戶端，大大降低了系統(tǒng)的通信開銷，充分發(fā)揮了服務(wù)器端與客戶端硬件環(huán)境的優(yōu)勢(shì)。在早期軟件系統(tǒng)中，客戶端需要安裝專用的軟件。CS結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)在于其能夠充分發(fā)揮客戶端的處理能力，大部分工作可以先經(jīng)客戶端處理然后提交給服務(wù)器，從而使客戶端的響應(yīng)速度快，便于操作。

（二）CS系統(tǒng)在企業(yè)檔案管理中的重要作用。CS系統(tǒng)較BS系統(tǒng)具有更強(qiáng)大的功能。在BS系統(tǒng)錄入檔案數(shù)據(jù)后，在CS系統(tǒng)可打印卷內(nèi)目錄、案卷目錄等各類表報(bào)，實(shí)現(xiàn)移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等統(tǒng)計(jì)功能，免去了制作大量表格的麻煩。機(jī)關(guān)檔案管理人員可給項(xiàng)目設(shè)置用戶并授予相應(yīng)權(quán)限，從而通過網(wǎng)絡(luò)檢查檔案數(shù)據(jù)錄入是否規(guī)范，指導(dǎo)項(xiàng)目完成檔案數(shù)據(jù)錄入及更改。較傳統(tǒng)的指導(dǎo)、答疑方式節(jié)省了專職檔案人員的時(shí)間，從而使專職檔案人員有更多的時(shí)間從事檔案開發(fā)利用工作。在檔案年報(bào)管理方面，在系統(tǒng)中填寫年報(bào)數(shù)據(jù)后，利用數(shù)據(jù)上傳功能，即可將數(shù)據(jù)上傳至上級(jí)檔案管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)接收，無需報(bào)送紙質(zhì)報(bào)表，極大地提高了工作效率、簡(jiǎn)化的工作流程。

三、BS系統(tǒng)與CS系統(tǒng)的比較

企業(yè)管理檔案信息的兩種常見模式是CS系統(tǒng)與BS系統(tǒng)，他們各有優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，同時(shí)適用的業(yè)務(wù)范圍也不相同。在系統(tǒng)的投入成本上，BS系統(tǒng)由于只有一次投入成本，之后的投入只在服務(wù)器端的特點(diǎn)，它的投入成本比CS系統(tǒng)少很多。在系統(tǒng)的安全維護(hù)上，BS系統(tǒng)相比于CS系統(tǒng)略顯不足，因?yàn)锽S系統(tǒng)的前臺(tái)效率不高，表現(xiàn)力低下所以安全系數(shù)并不高。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身發(fā)展?fàn)顩r及業(yè)務(wù)需求來選擇適合的檔案管理模式。通常來說，CS系統(tǒng)適用于業(yè)務(wù)量較大且復(fù)雜的企業(yè)，因?yàn)镃S系統(tǒng)能使企業(yè)在檔案管理上更快捷更有效。而BS系統(tǒng)則適用于有眾多異地分支機(jī)構(gòu)的集團(tuán)及企業(yè)或者業(yè)務(wù)量小且邏輯簡(jiǎn)單的企業(yè)，因?yàn)锽S系統(tǒng)能簡(jiǎn)化網(wǎng)絡(luò)模式，減少投資成本開支。筆者公司檔案部門用的是CS及BS，BS主要用于錄入，CS用于管理管理。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案綜合管理系統(tǒng)的使用能夠提高檔案管理的效率，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。它是檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程中的里程碑，是檔案現(xiàn)代化管理模式的必然發(fā)展趨勢(shì)。

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