電子文件管理現狀及對策建議淺析

◎航天東方紅衛星有限公司 石東

電子文件管理現狀及對策建議淺析

◎航天東方紅衛星有限公司 石東

電子文件安全管理是我國實施信息化戰略的重要任務，是新時期國家管理的基礎性工作，對于確保國家信息安全、提升國家軟實力具有重要意義。

電子文件是指機關、團體、企事業單位和其它組織在工作過程中，通過電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄，并以數碼形式存儲于信息載體中，依賴數字設備閱讀、處理，可在網絡上傳送的文件。因此，電子文件有著對設備的依賴性、與記錄載體的可分離性、易修改等特點。針對這些特點，管理人員應該注意對電子文件整體與部分的把握，不可將其僅僅作為一個單獨的個體，而要注重各個電子文件間的聯系，把握系統性。同時，管理人員更應建立完善的電子文件管理機制與辦法并嚴格執行，采取有效措施對其進行相應的監控。

一、管理現狀及問題

1．管理標準有待完善

電子文件的復雜性要求文件管理必須依據工作內容建立一定的制度標準和政策保障。就目前檔案行業針對電子文件管理的相關規定來看，其僅僅是制定了一些原則性規范，在實施上“折扣”的現象較多。同時，由于國家頒布的部分相關標準沒有以完整的法律法規形式出現，所以有著系統性弱、覆蓋面窄、推廣執行力度低的問題，有待進一步改進。

2．容易遭到破壞且難以被發現

在新媒體時代背景下，以網絡技術為依托的多媒體、自媒體迅速普及，音頻、視頻、圖像等各種形式與格式的信息大量出現并廣為傳播，這些信息以插件的形式大量存在于電子文件中，使電子文件成為了多種形式的信息混合物，導致其存儲管理的技術環境和結構更加復雜。此外，在全球聯系越加緊密的同時，各個地域間技術應用發展不平衡問題越發明顯，若不能對各地域技術應用制定統一標準，很可能導致電子文件離開某一特定環境便產生不可逆的變化，從而失去其原有價值。

檔案的本質屬性是原始記錄性。傳統紙質文件原始性的確認十分簡單，但基于大數據環境產生的電子文件，其儲存形式是數據信息，因此紙質文件通常使用的個人筆跡特征、書寫和新舊的判斷方法并不適用，被管理的電子文件內容出現變動，如刪除甚至篡改，很難被發現或進行識別。

3．電子文件信息安全隱患

電子文件以存儲量大、傳輸快、易于共享等優點被人們廣為推崇，但與此相對的，電子文件在處理、整理、歸檔、保管、利用等過程與環節中都或多或少地面臨著信息丟失甚至被更改的威脅。另外，網絡環境也充滿木馬病毒、黑客攻擊、信息攔截和篡改偽造等威脅，給信息安全帶來了諸多隱患。

4．介質載體易受外界環境影響

因為電子文件具有設備依賴性、與記錄載體的可分離性特點，所以電子文件可以脫機及數據的形式存儲在U盤、光盤等介質中。但不論其存在的載體是什么形式與種類，依存于載體的電子文件都極易受外界環境影響，如強磁場、溫濕度、撞擊等都會使其儲存時間縮短或信息損失。

二、幾點對策建議

要加強電子文件安全管理，就要建立完善的責任體系和電子文件全過程管理制度，使電子文件從收集到利用的整個過程及每一個內在環節都有嚴密的管理和完善的制度；建立相應的監管機制，使電子文件運行過程有序，最大限度確保信息和載體的安全性，以維護其原始性、真實性、完整性。

1．在制度層面進行剛性規定

國家現有規范如電子文件管理暫行辦法規定，具有永久保存價值或其它重要價值的電子文件應當轉換為紙質文件或縮微膠卷并歸檔。這里只是提出“應當”而不是“必須”轉換為其它形式歸檔，至于如何做到同時歸檔、由誰歸檔、哪些必須歸檔等具體操作問題也沒有相應制度和標準。因此，需要國家和各行業檔案主管部門進一步理順關系，建立健全配套法規標準體系，在制度上強制推進。

2．加強對電子文件管理人員的管理

人的行為與主觀意向貫穿于電子文件管理的各個環節。因此，對于工作人員進行審查的必要性與重要性不言而喻。要建立一套完善的審查制度，一方面需要培養工作人員的職業品質、敬業精神和技術水平，讓他們忠于職守、認真負責，從而提高工作人員的個人素質，確保電子文件的安全。另一方面要避免出現問題后各個部門、人員相互推諉扯皮的現象，明確責任到人。特別是在制作重要電子文件時，更要確保電子文件在制作階段不出現失真，從制作階段開始就要劃清責任范圍，避免相互干擾或有所缺漏。對于工作中不可避免的信息傳遞或載體調度，應使用只讀文件，避免因操作失誤造成文件失真或用心不良者主觀造成的文件失真。

3．對相關人員的操作權限進行等級劃分

系統用戶權限的角色分配、管理與電子文件管理的操作流程、檔案數據、管理層次和業務功能等息息相關，一般情況下包括系統管理用戶、文件管理用戶和文件借閱用戶。無論哪一類用戶，訪問系統的過程主要是通過嚴格的身份認證技術保證系統和文件的安全。

4．建立電子文件管理記錄系統

由于電子文件對載體的依賴性，所以在其形成后會隨載體的改變、格式的轉換進行自身存在形式的變動。為證實其內容的原始性、真實性和準確性，應給每份電子文件建立檔案，從收集開始到形成、保管、整理、歸檔、利用等各個過程及其內在環節都應有相應的管理和使用情況記錄。此外，為適應電子文件記錄錄入的隨機性，管理系統應具備實時記錄特點，從而確保其作為驗證電子文件原始性證據的真實性和權威性。▲